Pojačajte komunikaciju u svom timu pomoću ovih savjeta

Najkritičniji način za postizanje uspjeha u vašem poslovanju je učinkovita komunikacija. Vaš tim trebao bi slobodno postavljati pitanja, imati duboko razumijevanje ciljeva tvrtke i znati da se njihove misli cijene. Snažne komunikacijske navike unutar vašeg tima ne nastaju preko noći. Potrebna je predanost provedbi strategija koje funkcioniraju i u konačnici stvaraju otvoreno radno okruženje.

Ako ste predani povećanju učinkovite komunikacije sa svojim timom, pročitajte savjete koje trebate početi primjenjivati ​​kako biste uspjeli i svi bili zadovoljni.

Komunicirajte kroz sažimanje

Aktivno slušanje u komunikaciji podrazumijeva traženje razumijevanja. Imperativ je osigurati da su svi na istoj stranici. Pogrešna komunikacija događa se prečesto u poduzećima i može se lako ublažiti sažimanjem prakse.

"Sažimanje ili parafraziranje je vještina aktivnog slušanja koja uključuje ponavljanje onoga što je osoba rekla", objašnjava Max Ade, izvršni direktor tvrtke

kiseljaci. "Iako se ova vrsta komunikacije može činiti ponavljajućom, to je najučinkovitiji način sprječavanja nesporazuma. Proces uključuje aktivno slušanje osobe kako govori, sažimanje i ponavljanje onoga što je rekla te potvrđivanje razumijevanja između grupe."

Kako to izgleda u praksi? Ian Heyman, osnivač Muška zaštita od kapanja dijeli, "Može izgledati drugačije za svakoga, ali jedan od načina da tome pristupite je da imate bazu dodira sa svojim timom gdje svi vježbate parafraziranje. Ponavljajući kako svatko od vas razumije koncept ili razgovor, možete izbjeći mnoge pogrešne komunikacije. To može dovesti do toga da vaš tim bude produktivniji jer je svima jasno na čemu radite."

Sažimanje kao komunikacijska vještina zahtijeva praksu. Za vođe, najbolje je voditi svojim primjerom i pokrenuti ovu strategiju. Trebat će vremena da se svi uključe i naviknu na ovaj način komunikacije, ali će općenito biti nevjerojatno koristan.

Postavite jasne dnevne redove za sve sastanke

Jedna od najvećih zamjerki koje mnogi zaposlenici imaju u vezi sa sastancima jest da oduzimaju previše vremena i da su neučinkoviti. To se obično događa kada sastanci nisu pravilno isplanirani i provedeni. Najbolji način da se osigura da sastanci budu korisni za tim je imati jasno zacrtan dnevni red dovoljno unaprijed.

"Nikad ne možete biti previše pripremljeni", kaže Max Schwartzapfel, CMO of Borba za tebe. "Kada ste domaćin sastanka, razmislite o sastavljanju kohezivnog, jasnog dnevnog reda najmanje tri dana. Na taj način možete dati svom timu vremena da unaprijed pripremi sve rezultate, pitanja ili razmišljanja. Pokušaj komuniciranja na licu mjesta može ostaviti prostora za propuštene informacije, a to nitko ne želi."

Često je vrlo lako sastancima izmaći kontroli. "Određeni sastanci sa strogim dnevnim redom izvrstan su način da osigurate da zaista obavite stvari", dijeli Karim Hachem, potpredsjednik e-trgovine u Maxine iz Hollywooda. „Zacrtajte vremenski okvir za svaku temu i neka netko prati vrijeme kako biste ostali u skladu s rasporedom. Također možete ostaviti prostor na kraju sastanka za pitanja; ovo je vrijeme također odličan način da odredite treba li nekoj temi više pažnje. Određivanje vremena sastanaka pomaže vam da postignete sve o čemu želite razgovarati dok shvaćate što treba daljnju komunikaciju."

Tijekom sastanaka osigurajte da se vaš tim osjeća slobodnim govoriti o tome što se događa u poslu. Napravite mjesta za pitanja, pozovite živahnu raspravu i uključite sve u razgovor. Kad imate politiku otvorenih vrata, to bi trebala biti norma i vaš će tim rado podijeliti svoja razmišljanja.

Domaćin periodičnih dodirnih baza

Kada je vaš tim zauzet obavljanjem posla, komunikacija često može pasti u vodu. Ali bez te komunikacije posao će trpjeti. Važno je ostaviti vremena u radnom opterećenju vašeg tima za dodir s bazom. To može biti u obliku jedan-na-jedan, timova specifičnih za projekt, punih timova ili na neki drugi način. Učestalost je nešto što možete odrediti kako biste zadovoljili svoje specifične potrebe, sve dok osiguravate da su svi sastanci na bazi dodira učinkoviti i da ne samo gutaju vrijeme.

Christy Pyrz, direktorica marketinga tvrtke Paradigma peptida kaže: “Razmislite o tome da se voditelji sastaju sa svojim timom jedan na jedan svaki mjesec. Ne trebaju vam dnevni redovi za te sastanke. Umjesto toga, možete ga koristiti kao razdoblje otvorene komunikacije za razgovor o radu zaposlenika, mentalnom zdravlju, rastu i općim idejama za poslovanje."

Ako primjećujete da se moral tima smanjuje, razmislite o dodavanju baza za kontakt kako bi tim bio na istoj stranici. "Vidite pad morala momčadi? Pokušajte organizirati sastanak baze dodira,” dijeli Melissa Rhodes, izvršna direktorica tvrtke Vidovnjaci 1na1. "Održavanje male grupe dodirne baze - oko 5-6 ljudi - čini proces još lakšim. Svatko bi trebao moći slobodno govoriti o svojim idejama i razmišljanjima.”

Stvorite zonu bez osuđivanja

Glavni razlog zašto se mnogi zaposlenici ne osjećaju slobodnima govoriti na poslu je strah. Boje se da njihove riječi neće biti shvaćene ozbiljno ili će doživjeti posljedice. Ako ozbiljno želite povećati komunikaciju sa svojim timom, morate stvoriti okruženje bez prosuđivanja da biste to učinili.

"Nikad ne želite da zaposlenici budu ukoreni zbog korištenja svog glasa", objašnjava Mary Kay Bitton, voditeljica inovacije proizvoda u Flo Vitamini. "Važno je cijeniti svačije mišljenje i osigurati da se svaka osoba osjeća sigurnom da izrazi svoje mišljenje."

Ako želite stvoriti i njegovati zonu bez osuđivanja sa svojim timom, implementirajte politiku otvorenih vrata kako biste pozvali svoj tim da izrazi svoje misli. Omogućite im siguran prostor za to, primjerice na sastanku ili jedan-na-jedan. Držite sve na istoj stranici s politikom i osigurajte da se svi pridržavaju presedana. Želite osigurati da se iza kulisa ne događa ništa što bi dovelo vaš tim do pitanja ima li ova politika vrijednost ili ne.

Iako vaša tvrtka možda ima politiku otvorenih vrata, neki ljudi možda neće biti spremni otvoreno podijeliti svoja razmišljanja s velikim timom, pa je mudro ponuditi alternativno rješenje. "Ključni čimbenik u osiguravanju da se ljudi osjećaju dobro govoreći glasno je dati im priliku da govore na način koji im se čini sigurnim. To možete učiniti tako da potaknete ljude da rezerviraju sastanke s nekim s kim žele razgovarati o privatnim temama. Također možete imati online okvir za prijedloge kako biste zaposlenicima omogućili da anonimno iznesu svoje nedoumice.”

S bilo kojom novom politikom, provedba zahtijeva vrijeme, a izgradnja kulture zahtijeva dosljednost i vrijeme. Nastavite s tim i na kraju će to postati norma. "Važno je da nastavite s naporima, čak i ako ne vidite trenutno poboljšanje", kaže Ryan Delk, izvršni direktor Primer. "Kao što većina nas zna, za dobre stvari treba vremena, stoga nastavite gurati naprijed, osobito kada se čini izazovnim."

Obavještavajte sve o novostima tvrtke

Kako bi se svi osjećali kao da pripadaju tvrtki, želite da budu obaviješteni o svim događanjima – čak i ako to izravno ne utječe na njihov položaj ili ulogu. Ovo je ključna strategija u izgradnji tima i također osigurava da svi budu u tijeku s aktualnim vijestima o tvrtki, uključujući ciljeve, postignuća, pa čak i teške stvari.

"Divan način da osiguramo da su svi informirani, a da stvari ne budu preozbiljne, jest imati bilten tvrtke", dijeli Justin Soleimani, suosnivač Prevaliti. "Moglo bi početi iz nužde, ali se brzo može pretvoriti u način podizanja morala. Naravno, i dalje želite dijeliti ažuriranja o poslovanju, ali također možete uključiti poticajne priče o timu, proslaviti prekretnice i rođendane, i više.”

Još jedna prednost internih biltena ili tjednih pregleda e-pošte je da smanjuju sastanke, što u konačnici poboljšava produktivnost. "Ako mislite da vi i vaš tim provodite previše vremena na sastancima, razmislite o isprobavanju tjednog pregleda e-pošte", kaže Brittany Dolin, suosnivačica Agencija Pocketbook. “Veliki dio onoga što pokrivate na sastancima može se vrlo lako prenijeti putem e-pošte. Možete pokušati slati tjedne novosti sa sažetcima onoga što se događa. To je sjajan način za dijeljenje vijesti, a istovremeno pružanje nečeg konkretnog za referencu u budućnosti ako bude potrebno.”

Osobito kada imate velike timove i želite osigurati da svi imaju informacije koje su im potrebne u vezi s tvrtke, razmislite o pronalaženju rješenja za distribuciju informacija s potpunim detaljima koji mogu biti referencirano. Ovo smanjuje ogovaranje i izbjegava pogrešnu komunikaciju.

Zaključak

Definitivno ne želite rezati kad je u pitanju timska komunikacija. Kada loša komunikacija postane norma, trebat će dodatni napor da se prekinete s lošom navikom i implementirate dugotrajno rješenje.

Najbolji način za početak je izgraditi malu radnu grupu s članovima vašeg tima sa svih razina. Osmislite plan o tome kako će krajnji cilj komunikacije izgledati, a zatim osmislite strategiju koraka koje će poduzeti da do toga dođe. Komunicirajte ovu novu kulturu s timom i uključite sve. To je win-win za sve.