Kako izraditi vremensku kartu za poboljšanje produktivnosti

Koliko često se nađete izgubljeni - ne možete se nositi s beskonačnim nizom zadataka koji vam se bacaju na put? Noću ležite na krevetu razmišljajući o svom poslu koji ste mogli obaviti tijekom dana, ali niste uspjeli.

Razmišljate o tome kako ste mogli bolje upravljati svojim vremenom i učiniti više. Ali dan je izgubljen. Da ste barem sve to planirali unaprijed. Ako gornji scenarij opisuje vašu situaciju, trebate razmisliti o mapiranju vremena.

Što je mapiranje vremena? Kako se razlikuje od blokiranja vremena?

Mapiranje vremena odnosi se na proces stvaranja okvira koji mapira vaše aktivnosti (posao, sastanke, osobne obveze) s obzirom na vrijeme. Lako je pomiješati mapiranje vremena s raspoređivanjem ili konvencionalnim metodama upravljanja vremenom kao što je blokiranje vremena. Međutim, postoji primjetna razlika.

Vremenska karta nudi holistički prikaz vašeg dana, tjedna ili mjeseca. Pruža jasnoću o tome kako biste trebali provoditi dane, što trebate učiniti i kada. Nakon što dobijete kostur kako planirate provoditi svoje vrijeme, možete početi planirati vremenske blokove za zadatke visokog prioriteta (blokiranje vremena).

Za razliku od drugih metoda upravljanja vremenom, mapiranje vremena nije samo raspoređivanje vremena za rad. To je potpuni plan kako provodite svoje vrijeme, od posla i hobija do slobodnog vremena i obiteljskog vremena. A kad jednom stvorite naviku mapiranja vremena, događa se magija.

Dobivate jasnu kartu onoga što morate učiniti, tako da umor od donošenja odluke nestaje. Dani žongliranja između raznih projekata nestaju jer ste već zakazali vremenske blokove za zadatke visokog prioriteta. Znate kada je vrijeme za posao, a kada je vrijeme da odbacite brige i popijete toplu kavu. Više ne žurite i imate više posla.

Zvuči lijepo, zar ne? Razgovarajmo o tome kako izraditi vremensku kartu za povećanje produktivnosti i preuzimanje kontrole nad svojim životom.

Kako izraditi vremensku kartu za poboljšanje produktivnosti

Ne postoji standardni način izrade vremenske karte jer je mapiranje vremena osobno. Ljudi imaju različite ciljeve, temperamente i okolnosti. Ono što radi za jednoga možda neće raditi za drugoga. Međutim, sljedeći vodič daje skicu tipičnog procesa izrade vremenske karte koji možete slijediti i oblikovati prema svojim specifičnim okolnostima.

1. korak: razmislite o tome kako provodite vrijeme

Prije nego počnete stvarati vremensku kartu, ključno je zapitati se: Zašto stvarate vremensku kartu i što očekujete postići? Ovo su važna pitanja koja utječu na to koliko će mapiranje vremena biti učinkovito za vas. Zato je ključno biti iskren kada odgovarate na ova pitanja.

Možete početi razmišljanjem o tome kako provodite svoje vrijeme prosječnog dana. Jeste li zadovoljni svojom trenutnom rutinom? Ako ne, razmislite o tome što biste željeli poboljšati. Ne zaboravite da vremensku kartu stvarate za sebe.

To znači da morate uzeti u obzir svoju osobnost, vršne produktivne sate i navike dok odgovarate na ova pitanja. Na primjer, ako znate da najbolje radite kasno navečer, možete postaviti vremenske blokove za svoje zadatke najvišeg prioriteta noću kako biste osigurali maksimalnu učinkovitost.

Nakon što pogledate svoj životni stil iz ptičje perspektive, razmotrite nedostatke u svojoj rutini, uočite stvari koje želite poboljšati i shvatili što želite postići svojom vremenskom kartom, prijeđite na sljedeće korak.

Korak 2: Napravite popis obveza

Navedite aktivnosti koje želite obaviti u zadanom vremenskom okviru. Za vašu prvu kartu, najbolje je držati se kraćeg vremenskog okvira, po mogućnosti tjedan dana. To je zato što vam kraći vremenski okvir pomaže da postavite realne ciljeve i osjećate se manje preopterećeno.

Kada nabrajate svoje aktivnosti za tjedan, stvorite kategorije za različita područja vašeg života (posao, hobiji, zdravlje, prijatelji i obitelj). Svojim zadacima možete jednostavno upravljati nakon što ih razdvojite u relevantne kategorije. Ali nemojte pretjerivati. Najbolje je da vaše kategorije budu između 3-5 kako biste izbjegli nered.

Korak 3: Kodirajte različite aktivnosti bojama

Izrada vremenskih karata ne mora biti dosadna. Možete (trebali) dodati boju različitim kategorijama vremenske karte. Vaše mapiranje vremena čini zabavnim, a različite boje pomažu u vizualizaciji vaše vremenske karte. Ali nemojte dodavati boje nasumično. Različite boje predstavljaju različite osjećaje, pa prema tome kodirajte boje.

Zeleno predstavlja prirodu i obilje, zbog čega smo mojoj zdravstvenoj kategoriji u Clockifyju dodijelili zelenu boju.

Korak 4: Odredite prioritete zadataka

Dok nabrajate aktivnosti koje želite dovršiti u tjednu, shvatit ćete da nemate dovoljno sati da dovršite sve zadatke. Ovdje ćete morati početi s određivanjem prioriteta. Većina ljudi, međutim, smatra da je teško odrediti prioritete. ako si to ti, koristite Eisenhowerovu matricu da odredite prioritet svojih zadataka.

Eisenhowerova matrica pomaže kategorizirati zadatke u četiri kvadranta na temelju njihove važnosti i hitnosti. Najvažniji i hitni zadaci dobivaju najveći prioritet, dok se najmanje važni i manje hitni zadaci zakazuju za kasnije, delegiraju ili uklanjaju s popisa obaveza.

Korak 5: Zakažite vremenske blokove

Nakon što odredite prioritete zadataka, blokiranje vremena je sljedeći korak. Evo kako izraditi vremenske blokove u svom kalendaru:

1. Stvorite vremenske blokove za zadatke najvišeg prioriteta.
2. Nakon toga kreirajte vremenske blokove za sastanke.
3. Ako vam je ostalo dovoljno vremena, stvorite vremenske blokove za druge važne zadatke ili projekte.

Iako se postupak čini jednostavnim, u početku ćete griješiti. Ali ne brinite, s vremenom ćete postati bolji u tome. Međutim, kako bismo vam olakšali postupak i smanjili šanse za pogrešku, evo nekoliko savjeta koje morate imati na umu:

• Držite svoje vremenske blokove dovoljno fleksibilnima da ostavite mjesta za neočekivane pozive i neizbježne smetnje.
• Odredite fiksno vrijeme za rutinske zadatke (doručak, jutarnji jogging, večera).
• Zakažite sastanke (ako je moguće) u jednom vremenskom bloku jer sastanci raštrkani tijekom dana mogu omesti produktivnost.
• Ne zaboravite stvoriti vremenske blokove za odmor.
• Ostavite prazne vremenske blokove za iznenadne, neočekivane događaje.

Korak 6: Pregledajte i revidirajte

Sada kada ste izradili svoju vremensku kartu, vrijeme je da je pregledate. Provjerite prikazuje li vaša tjedna vremenska karta savršeno kako želite provesti tjedan. Ako nije, izmijenite ga. Na primjer, ako imate puno intenzivnog posla u ponedjeljak i utorak - dok imate dosta slobodnog vremena u srijedu—možete dodati dio posla u srijedu kako biste uravnotežili tvoji dani.

Vaša vremenska karta nije sudski nalog, stoga je slobodno izmijenite i napravite prilagodbe koje smatrate prikladnima. Ali učinite to prije nego što ga počnete slijediti jer promjena vremenske karte usred može poremetiti vaš raspored za cijeli tjedan.

Dok pratite svoju vremensku kartu, pogledajte koliko dobro radi. Zapitajte se: Jeste li uspjeli to pratiti? Je li to povećalo vašu produktivnost? Postoje li područja koja treba dodatno poboljšati? Na temelju vaših odgovora napravite potrebne prilagodbe na svojim budućim vremenskim kartama.

Softver za mapiranje vremena nije neophodan, ali čini proces učinkovitijim. Sve što trebate je olovka i papir za izradu vremenske karte navođenjem i prioritiziranjem tjednih aktivnosti i stvaranjem vremenskih blokova za tjedan.

Ali postoji problem s ovim. Ne možete napraviti promjene. Softver za mapiranje vremena čini mapiranje vremena lakšim i učinkovitijim. Osim toga, vaša je vremenska karta uvijek dostupna na vašem telefonu.

Clockify je jedan od najboljih softvera za upravljanje vremenom. Nudi uredno sučelje, jednostavno za navigaciju i mnoge značajke koje pomažu u stvaranju sveobuhvatnih vremenskih karata.

Možete jednostavno stvoriti vremenske blokove u aplikaciji prikaz kalendara. Kliknite bilo koji vremenski okvir (koji nije već vremenski blokiran) i Dodajte unos vremena pojavit će se skočni prozor. Sada ispunite detalje i kliknite DODATI dugme. Ponovite postupak onoliko vremenskih blokova koliko želite.

Možeš koristite TimeCamp za uštedu vremena, povećanje produktivnostii izradite vremenske karte. Nakon dodavanja vremenskih blokova za tjedan (ili mjesec), integrirajte Google kalendar u svoj TimeCamp.

Vremenski blokovi iz vašeg Google kalendara automatski će se pojaviti na vašem TimeCamp vremenskom listu u dodijeljeno vrijeme. Štoviše, TimeCamp nudi automatsko praćenje vremena - spas za ljude koji često zaborave dodati unose vremena.

Planyway vam omogućuje integraciju Trello, Jira, Google Calendar i Microsoft Teams. Ako upravljate projektima u Trellu i zakazujete sastanke na Google kalendaru, može biti teško znati što učiniti i kada.

Planyway donosi sve na jednom mjestu, što olakšava izradu vremenske karte. Možete povlačiti vremenske blokove po Planyway kalendaru, što olakšava unošenje prilagodbi u zadnji tren.

Od pisanja članaka i pravljenja proračuna do stvaranja popisa za gledanje mojih omiljenih filmova, možete učiniti mnogo s paketom Google Docs Editors. Stvaranje vremenske karte nije ništa drugačije.

Google tablice nude sve što vam je potrebno za izradu savršene vremenske karte. Ono što Google tablice izdvaja od ostalih softvera za mapiranje vremena je sloboda koju vam daje. Možete izraditi svoju vremensku kartu kako god želite, a da se ne ograničavate na sučelje aplikacije.

Ali ako ne želite gnjavažu oko stvaranja vremenske karte od nule, evo Predložak vremenske karte Google tablica koje možete koristiti i personalizirati.

Odugovlačenje je neprijatelj

Mapiranje vremena pomaže vam da bolje upravljate svojim vremenom. Daje vam smjer i stazu koju trebate slijediti. Ali morate mu se posvetiti da bi pokazao svoja čuda. A najveća prepreka s kojom ćete se suočiti na putu je odugovlačenje.

Mnogi se ljudi bore s odugovlačenjem i koriste različite metode kako bi se s time nosili. Iako sve ove metode imaju svoje prednosti, pravilo pet minuta jedno je od najučinkovitijih.