Više ne morate e-poštom slati Word dokument između suradnika kako biste obavili stvari. Mogli biste, ali s programima za obradu teksta koji se temelje na webu kao što su Google Dokumenti, suradnja i komunikacija su povjetarac.
Unutar softvera pronaći ćete razne alate i značajke koje vam pomažu da ostanete u tijeku i jedni drugima ne smetate. U ovom ćete članku pronaći potpuni vodič za korištenje ovih alata u Google dokumentima.
Da biste pojednostavili povratne informacije i suradnju svog tima, evo kako spomenuti druge i učinkovito koristiti komentare u Google dokumentima.
Spominjanje drugih u vašim Google dokumentima
Da biste spomenuli kontakt bilo gdje u Google dokumentu, upišite @ i nastavite s njegovom e-adresom. Ako ste ih spremili kao kontakt na svom Google računu, njihovo će se ime pojaviti na popisu dok to budete činili. Tamo možete kliknuti njihovo ime da biste ih dodali.
Ako ih spomenete u dokumentu, nećete im poslati obavijest, ali će stvoriti oznaku preko koje možete prijeći pokazivačem da biste vidjeli karticu kontakta s prečacima za slanje e-pošte, stvaranje ili zakazivanje sastanka ili pregled vaših nedavnih interakcija s Googleom.
Ako svom suradniku još niste omogućili pristup, postoje nekoliko načina za dijeljenje vaših Google dokumenata, najbrži je Udio gumb u gornjem desnom kutu. Nakon što ga kliknete, od vas će se tražiti njihova adresa e-pošte i dodatna poruka. Zatim, udari Poslati.
Komentari će pingati vaše suradnike, skrećući njihovu pozornost na vaš zajednički dokument. Za korištenje komentara:
- Označite tekst ili medij na kojem želite ostaviti komentar.
- Na desnoj strani dokumenta pojavit će se alatna traka. Tamo odaberite plavu ikonu govora sa simbolom plusa. Alternativno, možete pronaći ovaj simbol u sivoj boji na gornjoj alatnoj traci ili desnim klikom za popis dodatnih opcija.
- Pojavit će se ploča s komentarima. Unesite svoje mišljenje u polje koristeći @ i adresu e-pošte da dodate svoje suradnike.
- Kada ste spremni za dijeljenje, kliknite Komentar, i vaša će se bilješka pojaviti u dokumentu. Svatko tko je označen unutar primit će obavijest. Svatko s pristupom dokumentu može pogledati i dodati svoja razmišljanja.
Kako biste spriječili da komentari zatrpaju vaš dokument, možete ih riješiti nakon što ih pročitate ili dovršite sve povezane zadatke. Da biste to učinili, kliknite kvačicu u zaglavlju niti. Ova radnja će sakriti bilješku, ali možete pristupiti i oporaviti riješene komentare u Google dokumentima pristupom vašoj povijesti. To možete pronaći odabirom ikone govora u gornjem desnom kutu zaslona.
Kako koristiti predložene izmjene u Google dokumentima
Ponekad je korisno davati prijedloge umjesto promjena kada radite u suradnji. Umjesto da svom suradniku pingate play-by-play ili pretražujete povijest verzija dokumenta, možete predložiti promjene pomoću Način predlaganja u Google dokumentima. Učiniti tako:
- Označite tekst ili medij na koji mislite.
- Na desnoj strani dokumenta pojavit će se alatna traka. Tamo olovkom odaberite zelenu ikonu govora. Alternativno, možete mijenjati načine rada klikom na ikonu olovke na alatnoj traci ili desnim klikom za popis dodatnih opcija.
- Nakon što ste u načinu rada za predlaganje, sve izmjene koje napravite pojavit će se kao prijedlog, a tekst koji zamjenjujete i dalje će se prikazivati sa zelenom precrtanom bojom. Okviri za komentare prikazat će se na desnoj strani, odražavajući sve predložene izmjene.
- Kada budete spremni, označite suradnika kojem želite predložiti promjene u jednoj ili više niti komentara i pritisnite Replay za slanje obavijesti.
Kada ste spremni vratiti se u način uređivanja, kliknite desnom tipkom miša i odaberite opciju s popisa ili kliknite ikonu načina predlaganja na desnoj strani alatne trake.
Ako pregledavate tuđe prijedloge, možete kliknuti na okvire za komentare da biste ih pregledali. Dok to činite, kliknite kvačicu na vrhu niti za prihvaćanje i x za odbijanje. Prihvaćanjem promjena u dokument će se unijeti izmjene vašeg suradnika. Također im možete ostaviti komentare na temu kako biste komunicirali naprijed-natrag o određenim stavkama.
Postavke obavijesti za Google dokumente
Postavke obavijesti za dokumente možete brzo pronaći pomoću ikone govora u gornjem desnom kutu zaslona. Nakon što otvorite ploču, kliknite ikonu zvona da biste otvorili izbornik postavki. Ovdje možete prilagoditi vrste obavijesti koje primate za oboje Komentari i uređivanja.
Za komentare se možete uključiti u sve komentare, samo u one u kojima vas drugi spomenu ili nijedan od njih. Ako ne odaberete ništa, i dalje ćete dobiti vizualni indikator, ali nećete primiti obavijest ili e-poštu. Uz ovo, morat ćete obratiti dodatnu pozornost kako ne biste propustili novosti od suradnika.
S uređivanjem možete odabrati primanje obavijesti svaki put kada netko napravi izmjene u dokumentu ili ništa. Ali i dalje možete vidjeti tko je što promijenio u povijesti verzija vašeg dokumenta.
Kako koristiti povijest verzija u Google dokumentima—i zašto je to korisno
Budući da surađujete s drugima, dobro je da imate sigurnosnu kopiju dokumenta u slučaju da netko slučajno izbriše ili prepiše važne informacije. Na vrhu vašeg zaslona nalazi se hiperveza koja navodi kada je došlo do zadnjeg uređivanja. Kliknite ovo i vidjet ćete sigurnosne kopije iz prethodnih radnih sesija i promjene koje su se dogodile.
Korištenje povijesti verzija je zgodno jer možete vidjeti što su drugi promijenili ako je nejasno. Osim toga, možete se vratiti na prethodnu verziju ako niste zadovoljni trenutnim dokumentom ili ako je nešto pošlo krivo.
Kako znati radi li netko drugi na Google dokumentu
Srećom, Google vas pokriva kada treba saznati uređuje li vaš kolega trenutno dokument ili ne. Ako su s vama u radnom prostoru, njihova profilna slika pojavit će se na vrhu vašeg zaslona s rubom u boji. Ako su tu, ali nisu aktivni, izgledat će izblijedjelo.
Također možete vidjeti gdje se točno nalaze gledajući njihov kursor u odgovarajućoj boji. Na taj način možete izbjeći preklapanje ili se vratiti kasnije ako više volite raditi sami.
Započnite suradnju s Google dokumentima
Zahvaljujući Google dokumentima, suradnja s vašim suradnicima je laka stvar. Možete pridonijeti dokumentima ili predložiti izmjene. Osim toga, postoji mnogo značajki, kao što su prilagođene postavke obavijesti, povijest verzija i ažuriranja u stvarnom vremenu, kako bi tijek rada bio nesmetan i stabilan.
