Čitatelji poput vas podržavaju MUO. Kada kupite putem poveznica na našoj stranici, možemo zaraditi partnersku proviziju. Čitaj više.

Baza podataka inventara ključna je za procvat svakog poslovanja koje se temelji na proizvodima. Omogućuje jednostavan pristup vrijednim podacima i pomaže u donošenju ključnih poslovnih odluka, kao što je naručivanje novog inventara.

Iako na internetu možete pronaći nekoliko zamršenih i detaljnih softvera za upravljanje zalihama, također je moguće stvoriti jednostavan sustav zaliha u Excelu. Ne samo da je moguće, nego je i prilično jednostavno.

Stvaranje jednostavne baze podataka inventara u Excelu

Da bismo razumjeli proces stvaranja sustava inventara u Excelu, stvorimo bazu podataka inventara za trgovinu mobilnim telefonima slijedeći korake u nastavku:

  1. Napravite sljedeća zaglavlja u gornjem redu novog radnog lista programa Excel: SKU, Ime modela, Društvo, Jedinična cijena, i Broj dostupnih jedinica (Možete izraditi više zaglavlja prema svojim zahtjevima).
  2. Koristite podebljane fontove za zaglavlja.
    3. instagram viewer
  3. Da bi zaglavlja bila istaknuta, dodajte boju pozadine ćelijama zaglavlja.
  4. Odaberite sva zaglavlja i idite na Font odjeljak u Dom tab.
  5. Kliknite strelicu pored Boja ispune opciju i odaberite željenu boju.

Nakon što su zaglavlja spremna, vrijeme je za popunjavanje informacija. Do sada biste trebali imati nešto poput ovoga:

Možeš dodajte obrube kako biste svoju Excel bazu podataka učinili vizualno ugodnom, i lakše za čitanje, slijedeći korake u nastavku:

  1. Odaberite sve ćelije u bazi podataka inventara.
  2. Idi na Font odjeljak u Dom tab.
  3. Kliknite strelicu pored Granice ikona.
  4. Odaberite vrstu obruba koje želite za svoje ćelije baze podataka inventara.

Da biste dodali filtar opcija za vašu bazu podataka:

  1. Odaberite bilo koju ćeliju u svojoj bazi podataka.
  2. Idi na Uređivanje odjeljak krajnje desno od Dom tab.
  3. Kliknite strelicu pored Poredaj i filtriraj ikona.
  4. Kliknite na filtar.

Čestitamo, upravo ste izradili bazu podataka inventara za mobilnu trgovinu.

Bazu podataka možete jednostavno ažurirati dodavanjem novih podataka ili izmjenom postojećih podataka. Također, možete filtrirati željene informacije iz novostvorene baze podataka inventara.

Na primjer, ako želite filtrirati unose baze podataka inventara za određenu tvrtku:

  1. Kliknite strelicu pored Društvo Zaglavlje.
  2. Odaberite željenu tvrtku/tvrtke.
  3. Baza podataka će prikazati samo unose (mobilni telefoni) samo za te tvrtke.

Korištenje funkcije VLOOKUP u sustavu inventara programa Excel

Pretpostavimo da želite pretražiti cijenu određenog artikla u svojoj bazi podataka. Umjesto da ga tražite u bazi podataka, možete koristite funkciju VLOOKUP u Excelu. Formula za VLOOKUP je sljedeća:

=VLOOKUP(traženje_vrijednosti, polje_tablice, broj_indeksa_kolca,[traženje_raspona])

Gdje:

  • LOOKUP_VALUE je vrijednost koju želite tražiti u prvom stupcu dodijeljenog polja tablice.
  • TABLE_ARRAY je dodijeljeni raspon ćelija na koji želite primijeniti funkciju VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER je broj stupca koji sadrži povratnu vrijednost.
  • RANGE_LOOKUP (neobavezno) je bilo PRAVI ili NETOČNO. Navedite NETOČNO ako želite da Excel vrati točno podudaranje ili PRAVI ako želite da vrati približno podudaranje. Ako ne navedete nikakvu vrijednost, Excel (prema zadanim postavkama) će postaviti a PRAVI vrijednost i vraćaju približna podudaranja.

Kada primijenite funkciju VLOOKUP, Excel locira LOOKUP_VALUE u prvom stupcu dodijeljenog raspona ćelija. Zato je za rad funkcije VLOOKUP važno da se vaša LOOKUP_VALUE nalazi u prvom stupcu TABLE_ARRAY (dodijeljeni raspon ćelija.)

Nakon pronalaska LOOKUP_VALUE, Excel broji broj ćelija na temelju navedenog COL_INDEX_NUMBER i vraća rezultat. Povratna vrijednost bit će točna ili približna, ovisno o tome jeste li naveli vrijednost FALSE ili TRUE za RANGE_LOOKUP.

Sada kada ste dobro razumjeli funkciju VLOOKUP, upotrijebimo je za izdvajanje podataka iz naše baze podataka inventara mobilnih telefona. Za traženje cijene određenog mobilnog telefona iz svoje baze podataka slijedite korake u nastavku:

  1. Stvorite sljedeća dva zaglavlja u novim ćelijama: SKU i Cijena.
  2. Upišite sljedeću formulu ispod zaglavlja Cijena: 
    =VLOOKUP(
  3. Za pružanje a LOOKUP_VALUE, odaberite ćeliju ispod SKU Zaglavlje (I5 u našem slučaju), zatim dodajte zarez.
  4. Za TABLE_ARRAY odaberite sve ćelije u bazi podataka, ispod zaglavlja (A2:E10 u našem slučaju), nakon čega slijedi zarez.
  5. Želimo pronaći cijenu našeg željenog SKU-a, pa ćemo postaviti COL_INDEX_NUMBER do 4 (jer je zaglavlje Jedinična cijena 4. stupac u našoj bazi podataka), a iza njega stavite zarez.
  6. Na kraju navedite RANGE_LOOKUP kao NETOČNO, budući da želimo da Excel vraća točne vrijednosti.
  7. Pritisni enter.

Excel će vratiti pogrešku #N/A, ali ne brinite. To je samo zato što nismo dodali naš željeni SKU (LOOKUP_VALUE) ispod SKU zaglavlja.

Da biste saznali cijenu određenog SKU-a (iz našeg dodijeljenog raspona, tj. naše baze podataka), upišite ga ispod SKU zaglavlja i Excel će vratiti točnu cijenu artikla. To možete učiniti za bilo koju stavku unutar baze podataka.

Da biste saznali dodatne informacije o artiklu, ponovite isti postupak. Recimo da također želite saznati broj dostupnih jedinica stavke. Da biste to učinili, stvorite još jedno zaglavlje pored Cijena zaglavlje i dajte mu naziv Broj jedinica. Pod ovim novim zaglavljem upišite sljedeću formulu:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Primijetite da se, iako je ostatak formule isti, naš COL_INDEX_NUMBER promijenio s 4 (u prethodnoj formuli) na 5. To je zato što Broj jedinica zaglavlje je u 5. stupcu naše baze podataka.

Kako stvoriti sustav inventara pomoću Excel predložaka

Ako ne želite prolaziti kroz gnjavažu ručnog stvaranja sustava inventara u Excelu, možete odabrati lakši put korištenja predloška inventara programa Excel.

  1. Posjetite web mjesto sustava Office kako biste pronašli spremne za korištenje Excel predlošci inventara.
  2. Odaberite predložak koji želite koristiti i preuzmite ga.
  3. Kada preuzimanje završi, dvaput kliknite na njega da biste otvorili datoteku predloška.
  4. Klik Omogući uređivanje na vrhu kako biste počeli prilagođavati svoje zahtjeve.

Sada možete dodati ili ukloniti zaglavlja prema svojim potrebama i početi koristiti predložak za upravljanje inventarom dodavanjem stavki i ažuriranjem relevantnih informacija.

Podignite svoj Excel sustav inventara na višu razinu

Sada kada ste naučili osnove, vrijeme je da podignete svoj Excel sustav inventara na višu razinu. To možete jednostavno učiniti tako što ćete naučiti o različitim formulama programa Excel i primijeniti ih na bazu podataka inventara programa Excel. To će vam pomoći da budete kreativni s bazom podataka inventara programa Excel i moći ćete je učinkovitije koristiti.