Kritičan, ali često zanemaren izazov s kojim se susreću udaljeni radnici je učinkovit rad u različitim vremenskim zonama. Virtualne tvrtke često zapošljavaju diljem svijeta. Iako suradnja s globalnim stručnjacima potiče razvoj karijere, ona također zahtijeva da slijedite užurbane rasporede. Vjerojatno ne možete raditi tipičnu smjenu od 9 do 5.
Koordinacija s pojedincima u različitim vremenskim zonama je teška. Kako bismo vam pomogli u upravljanju radnim danom, podijelit ćemo osam savjeta za besprijekornu suradnju s inozemnim partnerima.
1. Obavijestite treće strane o svojoj lokaciji odmah na početku
Odmah otkrijte svoju vremensku zonu. Navedite svoj raspored i željene komunikacijske kanale dok se predstavljate kako bi vaši suradnici znali kako doći do vas. Također, iskoristite ovu priliku da postavite granice. Objasnite rijetke slučajeve u kojima bi bilo prihvatljivo slanje poruka čak i nakon što vaša smjena završi.
Kako biste učinkovitije prenijeli svoj raspored, označite ga na svojim online profilima. Uostalom, neće ga se svi sjećati. Uključivanje radnog vremena u vaš potpis e-pošte, profil za radni chat, LinkedIn račun i Google profil spriječit će nesporazume.
Samo ih ažurirajte kad god je potrebno. Bilo da radite u različitim smjenama ili izlazite ranije, dijeljenje promjena s vašim rasporedom vaša je odgovornost.
2. Preuzmite pretvornik točne vremenske zone
Zakazivanje sastanaka s udaljenim timovima je teško. Ne samo da slijede neusklađene radne rasporede, već neki zaboravljaju izračunati razlike u vremenskim zonama. Domaćini sastanka ne mogu samo pružiti isti raspored u 24 vremenske zone.
Kako biste osigurali da svi slijede isti raspored, vaš bi tim trebao koristiti pretvarači vremenskih zona. Dostupno je nekoliko opcija. Možete ih čak integrirati s radnim alatima za cijeli tim kao što su sustavi za upravljanje projektima i aplikacije za kalendar.
3. Koristite vojno vrijeme i odredite vremenske zone prilikom planiranja planova
Stvorite naviku korištenja vojnog vremena i određivanja vremenskih zona prilikom zakazivanja sastanaka. Ne ostavljajte mjesta nagađanju. Možete čak uključiti i podsjetnik koji govori primateljima da pretvore navedeno vrijeme u svoje lokalne vremenske zone. Na taj način nitko ne zanemaruje kratice vremenskih zona.
Kako biste izbjegli zabunu, slijedite najčešće korištenu vremensku zonu u svom timu. Recimo da ste iz New Yorka. Iako bi bilo prikladno koristiti svoju lokalnu vremensku zonu, vaši suigrači iz druge države ili zemlje mogli bi smatrati gnjavažom česte konverzije.
Što se tiče freelancera, slijedite vremenske zone koje pogoduju vašim klijentima. Prilagodbama s vaše strane učinit ćete da izgledate profesionalno i ljubazno, ostavljajući na vaše partnere pozitivan dojam o vama.
Kada rezervirate sastanke s udaljenim radnicima, primijetit ćete da se mnogo vremena gubi na čekanje potvrde. Zbog razlika u vremenskim zonama dobivanje odgovora u stvarnom vremenu postaje izazovno. Ako druge strane žive na suprotnoj strani svijeta, vjerojatno vam se neće javiti do sljedećeg radnog dana. Čak i nekoliko e-poruka naprijed-nazad moglo bi potrajati tjedan dana.
Da biste pojednostavili proces, koristite a pouzdan alat za zakazivanje sastanaka. Često korištene opcije kao što su Google kalendar i Calendly automatski prikazuju dostupne datume za sve uključene strane. Korisnici jednostavno odabiru svoje željene utore. Nakon što svi odaberu datum, aplikacija će zbrojiti rezultate tako da domaćin može odlučiti hoće li nastaviti sa sastankom.
5. Prepustite vanjskim suradnicima ili automatizirajte određene poslovne procese
Ako često mijenjate rasporede za vremenski osjetljive, ali ponavljajuće zadatke, razmislite o njihovom prebacivanju na AI. Oslobodite svoje vrijeme za složenije projekte. Automatizirani sustavi mogu rješavati zamorne stvari poput zakazivanja sastanaka, bilježenja vremena, sortiranja e-pošte i praćenja projekta.
Za zadatke koje AI ne može automatizirati, angažirajte freelancere. Potražite kvalificirane profesionalce od povjerenja koji vas mogu zamijeniti izvan radnog vremena. Ali kada se opterećenje vašeg tima poveća, zamolite svoj odjel za ljudske resurse ili nadređenog da zaposli stalnog zaposlenika.
6. Koristite organiziranu platformu za upravljanje projektima za svoj tim
Iako su ključni, procesi odobravanja sprječavaju dovršenje zadatka. Čak i pregledavanje prodajnih prijedloga ili poslovnih prijedloga moglo bi potratiti nekoliko dana ako su stranama potrebni sati za odgovor.
Da biste ubrzali proces, pojednostavite praćenje zadataka. Koristiti softverski programi za upravljanje projektima kao središnje mjesto za timske projekte gdje korisnici mogu dodjeljivati, označavati, otkazivati i odobravati zadatke svojim tempom. Ovdje udaljeni radnici mogu dovršavati zadatke bez komunikacije izvan platforme.
Pregledajte značajke svog budućeg alata za upravljanje projektima. Ako radite u različitim vremenskim zonama, predlažemo da odaberete program koji već dolazi s pretvaračima vremenskih zona, tehnologijom razmjene izravnih poruka i zakazivanjem sastanaka.
7. Upoznajte se s praznicima koji se obilježavaju u različitim zemljama
Budući da radite s udaljenim timovima diljem svijeta, trebali biste se upoznati s praznicima koji se obilježavaju u drugim zemljama. Religije i kulture imaju različita vjerovanja. Nepoštovanje je umanjivati veliki praznik druge zemlje samo zato što ga ne poštujete.
Recimo da radite s Indijcima. Iako je Dan zahvalnosti manji praznik za većinu Indijaca, veliku važnost pridaju Diwaliju, festivalu svjetla koji se slavi oko listopada ili studenog. Bilo bi bezobzirno dodjeljivati kritične zadatke tijekom ovog razdoblja.
Također, pratite zemlje koje drže ljetno računanje vremena (DST). Ljudi koji koriste DST pomiču svoje satove za jedan sat unaprijed tijekom ljeta kako bi uštedjeli električnu energiju. Nije praznik. Međutim, to bi moglo izazvati zabunu prilikom postavljanja termina.
8. Isprobajte različite rasporede rada
Iako rad na daljinu nudi fleksibilnost vremena, dolazi i s neredovitim rasporedima koji zahtijevaju rutinske prilagodbe. Udaljeni timovi moraju pronaći vrijeme koje odgovara svima. Vjerojatno ćete raditi smjene koje niste radili kao zaposlenici u uredu, pa ih pripremite nekoliko trikove da ostanete budni na poslu.
Budite otvoreni za različite rasporede. Ako ste tijekom cijele karijere radili u istoj smjeni, iskoristite ovu priliku da preispitate svoju rutinu. Na primjer, svoje poslove i vježbe možete obaviti ranije tijekom dana. Tko zna? Možda ćete otkriti da ste učinkovitiji i produktivniji kada radite izvan standardnog radnog vremena.
Radite učinkovito u različitim vremenskim zonama
Učinkovit rad s inozemnim partnerima zahtijeva pažljivo planiranje. Osoba s druge strane ekrana ne živi u istoj vremenskoj zoni kao i vi, stoga ne biste trebali forsirati brze preokrete i hitne zahtjeve. Isto tako, upravljajte svojim radnim opterećenjem u skladu s tim. Oslobodite se dugotrajnih, kritičnih zadataka kao što su dogovaranje sastanaka, sortiranje e-pošte i davanje najava sustavima umjetne inteligencije.
Ako vaši dnevni zadaci uključuju upravljanje udaljenim timom, razmislite o izradi rasporeda za cijeli tim kojeg ćete slijediti. Da, ljudi imaju različite preferencije u smjenama. Koliko god da im želite izaći u susret, vaši radnici možda neće puno obaviti ako rijetko rade po istom rasporedu.
