Jeste li ikada primili loše napisanu e-poštu u inbox? Možda ste se pitali o čemu se radi u toj e-poruci i kako odgovoriti. Kako biste izbjegli slanje loše e-pošte, pregledajte ovaj popis uobičajenih pogrešaka u poslovnim e-porukama.
1. Nedostaje predmet
Jedna od uobičajenih pogrešaka u pisanju poslovnih e-poruka je neupisivanje predmeta. Popis redaka predmeta prva je stvar koju ljudi vide kada otvore svoje račune e-pošte. Ako netko primi gomilu e-poruka, e-pošta bez opisnog i odgovarajućeg predmeta vjerojatno će biti zanemarena.
Istraživanje bloga HubSpot pokazuje da učinkoviti predmeti trebaju potaknuti znatiželju i biti personalizirani. Neka vaš primatelj zna zašto je vaša e-pošta važna putem vašeg predmeta. Naslov "Newsletter 1" je nejasan i ne zaokuplja ničije zanimanje. Ali "Bilten 1: Najbolji izvođači ovog mjeseca" vjerojatno će dobiti više pregleda.
2. Korištenje pogrešnog tona
Ton e-poruke može odražavati kako želite da vas se doživi. Vaš izbor riječi odražava pozitivan ili negativan ton. Na primjer, komentar da je nečija ideja "čudna" ima drugačiju konotaciju od izjave da je ideja "jedinstvena". Naučite razlikovati nijanse značenja i odabrati prave riječi.
Radna e-pošta trebala bi zvučati profesionalno. Stupanj formalnosti ovisi o vašoj radnoj kulturi i profesionalnom odnosu s primateljem. Ako je radna kultura prijateljska ili ste s nekim dugo bili kolege, svoju poslovnu e-poštu možete započeti s "Bok John." Ali ako se obraćate nekome koga ne poznajete u drugoj tvrtki, sigurnije je obratiti mu se u obliku "Dragi g. Smith."
Kada sumnjate u svoj izbor riječi, pogledajte internetski tezaurus ili rječnik. Mrežni pomoćnik za tipkanje Grammarly također uključuje a detektor tona pisanja u svojim značajkama. Možete promijeniti ton u postavkama da zvuči samouvjereno i profesionalno.
3. Nedostaju detalji i prilozi
Neugodno je primiti radnu e-poštu s nepotpunim detaljima. Slanje e-pošte kako biste dobili informacije veliki je gubitak vremena. Kako biste to izbjegli, navedite sve osnove: tko, što, kada, gdje, zašto i kako. Možete slijediti sljedeći format:
- Prvi odlomak: pozdrav i glavna točka e-poruke.
- Drugi odlomak: Sve relevantne pojedinosti koje primatelj treba znati o temi.
- Treći odlomak: Poziv na akciju (npr. trebaju li odgovoriti, uspostaviti vezu itd.).
- Četvrti odlomak: Hvala.
Ne zaboravite priložiti sve druge datoteke koje primatelj treba. Jedna uobičajena pogreška je reći da ste priložili datoteku, a da to niste učinili! To možete izbjeći čitanjem e-pošte prije slanja.
4. Zanemarivanje uređivanja i lektoriranja
E-pošta prepuna gramatičkih i rečeničnih pogrešaka zvuči neprofesionalno. Vaš bi primatelj mogao pomisliti da niste dobro razmislili o svojoj komunikaciji. Pogreške se obično događaju kada ste u žurbi ili razmišljate brže nego što tipkate. Ali postoje načini na koje to možete izbjeći ili smanjiti.
Možete započeti s nacrtom prije ispunjavanja svih pojedinosti. Nakon što sastavite svoju e-poštu, odvojite vrijeme da je pregledate prije nego što pritisnete Pošalji. Budući da je teže uhvatiti pogreške kada ste pisac, koristite mrežne alate. Ako ne volite preuzimati aplikacije i proširenja, potražite najbolji alati za provjeru pravopisa i gramatike bez preuzimanja.
5. Neprofesionalna adresa e-pošte
Zamislite kako bi klijent ili kolega reagirao da primi e-poruku s adrese [email protected]. Neprofesionalne adrese e-pošte čine da izgledate, pa, neprofesionalno. Kako biste izbjegli ovu nevjerojatnu promašaj, upotrijebite svoju poslovnu e-poštu.
Ako nemate e-mail tvrtke, pročitajte dalje kako koristiti prilagođenu adresu e-pošte s Gmailom za profesionalnu e-poštu. Pretpostavimo da Gmail nije vaša šalica čaja. Možete istražiti opcije za postavljanje prilagođene e-pošte s najpopularniji pružatelji usluga e-pošte, bolji od Gmaila i Yahoo Maila.
6. Bez bloka potpisa
Zamislite blok potpisa kao svoju posjetnicu. Ovaj element se nalazi nakon vašeg potpisa i sadrži vaše puno ime i podatke za kontakt. Blok potpisa pomaže primatelju da identificira vašu tvrtku i položaj koji imate. Omogućuje primateljima da brzo pronađu vaše informacije ako žele doći do vas putem drugih kanala osim e-pošte.
Pitajte svoju tvrtku ima li potreban format za blok potpisa. Ako ne, možete dodati sljedeće elemente:
- Puno ime
- Uloga
- Tim/Odjel
- Naziv tvrtke
- Kontakt broj
- Web stranica tvrtke
- Računi tvrtke na društvenim mrežama
Blok potpisa možete prilagoditi u postavkama e-pošte. Ne zaboravite urediti i lektorirati i ovaj dio. Kada se spremi, blok vašeg potpisa bit će uključen u vašu odlaznu e-poštu.
7. Ne znajući razliku između Cc i Bcc
Kopija i Bcc su polja nakon Do dio. Jedna od čestih pogrešaka je nepoznavanje kada ih koristiti. Cc označava kopiju. Kada dodate nečiju adresu e-pošte u Kopija:
- Oni će također dobiti kopiju e-pošte
- Njihova adresa e-pošte izložena je primarnom primatelju u polju Prima.
- Oni su obaviješteni o komunikaciji, ali nisu dužni djelovati ili odgovoriti na e-poštu.
Ti koristiš Kopija da primarnom primatelju date do znanja da druge držite u tijeku. Također ga koristite da zadržite osobu u Kopija informiran. Na primjer, želite obavijestiti svog upravitelja kako napreduje projekt vašeg tima. Dakle, adrese vaših suigrača bi trebale biti u Do, dok bi adresa vašeg upravitelja trebala biti u Kopija.
Bcc je skraćenica za slijepu kopiju. Kada dodate nečiju adresu e-pošte u Bcc:
- Oni primaju kopiju e-pošte.
- Njihova adresa e-pošte nije izložena drugim primateljima.
Ti koristiš Bcc kako biste spriječili pretrpavanje inboxa ljudi. Ako netko iz Do ili Kopija polja pogađa Odgovori svima, primatelji u Bcc neće primiti e-poštu. Također možete koristiti Bcc kako biste spriječili druge primatelje da saznaju da je netko drugi uključen u e-poštu. Na primjer, ako šaljete isti bilten svim svojim klijentima, ne biste htjeli međusobno otkrivati njihove adrese e-pošte.
8. Slanje e-pošte izvan radnog vremena
Lako vas je ponijeti uzbuđenje zbog novog projekta i poslati e-poruku svom šefu ili kolegama u dva ujutro. Međutim, to bi moglo postati problem. Vaš šef ili kolege mogli bi pomisliti da ne poštujete njihovo vrijeme.
Ako e-pošta nije hitna, pošaljite je unutar radnog vremena i dajte drugima dovoljno vremena da odgovore. Osim toga, ako je vaš problem hitan, bolje je poslati SMS, nazvati ili poslati izravnu poruku. Dobro rješenje bilo bi zakazivanje e-pošte. The najbolji alati za zakazivanje e-pošte koje biste trebali isprobati pomoći će da vaša e-pošta stigne u nečiju pristiglu poštu u odgovarajuće doba dana.
9. Odgovara kasno
Kada kasno odgovarate na e-poštu, to može odražavati nedostatak predanosti poslu. Jednostavno pravilo je odgovoriti u roku od 24 sata ili unutar vremenskog okvira zadanog pošiljatelju. Komunicirajte brzo i jasno ako vam je potrebno više vremena za izradu odgovora.
Dobro bi bilo omogućiti značajke automatskog odgovora vaše e-pošte ako ste zauzeti ili izvan ureda. Na primjer, možete provjeriti kako postaviti ponavljajući automatski odgovor za vrijeme odsutnosti u Gmailu. Platforma za e-poštu također ima predloške koji vam omogućuju spremanje pripremljenih odgovora.
Izbjegnite uobičajene pogreške u e-pošti i ostavite dobar dojam
Vaši e-mailovi mogu ostaviti pozitivan ili negativan dojam na vaše kolege. Kako biste poboljšali svoju profesionalnu e-poštu, izbjegavajte ove uobičajene pogreške u poslovnim e-porukama. I zapamtite, ako ste u nedoumici, nemojte ga slati!
Ako vam je potrebna dodatna pomoć u izradi e-poruka, pokušajte upotrijebiti predloške e-pošte. Korištenje predložaka osigurava da vaša komunikacija zvuči i izgleda profesionalno. Počnite istraživati platforme koje vam omogućuju preuzimanje besplatnih paketa predložaka koje možete koristiti u svojoj aplikaciji za e-poštu.
