Rad s udaljenim timom izvrstan je način da se uključite u raznoliku skupinu talenata diljem svijeta. Nedvojbeno ćete pronaći pravu osobu za bilo koju određenu ulogu ili projekt kako biste osigurali procvat svog poslovanja.
Međutim, rad s udaljenim timom zahtijeva drugačiji pristup od upravljanja internim timom. Morat ćete prevladati izazove kao što su loša komunikacija, nedostatak priznanja, poteškoće s rasporedom i još mnogo toga. To znači da ćete morati postaviti procese kako biste osigurali da vaš udaljeni tim radi najbolje što može. Ovaj članak će pokriti savjete i alate koji će vam pomoći da postignete ovaj cilj.
1. Postavite komunikacijske kanale
Učinkovita komunikacija ključna je za svaki uspješan tim, osobito u udaljenom postavljanju. Budući da većinom nećete moći osobno komunicirati, bitno je da postavite različite kanale kako biste prevladali uobičajene pogreške u komunikaciji u virtualnim timovima i osigurati da su svi na istoj stranici.
Postoji nekoliko vrsta alata koje možete koristiti za prevladati uobičajene izazove timske komunikacije na daljinu, kao što su e-pošta, sustavi za videokonferencije i platforme za izravnu razmjenu poruka. Svaki alat pruža različite značajke, pa odaberite one koje najbolje odgovaraju potrebama vašeg tima i određenim slučajevima upotrebe.
Na primjer, možete koristiti aplikaciju za izravnu razmjenu poruka kao što je Slack za brze razgovore i pitanja, e-poštu za komunikaciju s klijentima i softver za videokonferencije kao što je Zoom za održavanje virtualnih sastanaka ili prijava. Koji god komunikacijski kanal odabrali, pobrinite se da svatko zna njihovu svrhu i da ih ispravno koristi.
2. Odaberite produktivnost umjesto digitalnog prezentizma
Prevladavanje digitalnog prezentizma ključan je za osiguravanje da vaš distribuirani tim radi najbolje što može. Rad s udaljenim timom omogućuje vam da izbjegnete ponavljanje tradicionalnog uredskog modela 'prezentizam'—gdje produktivnost mjerite količinom vremena provedenog ispred računala, a ne stvarni rezultati rada.
Umjesto da očekujete da će vaš tim cijeli dan biti prikovan za svoje ekrane, možete se usredotočiti na postavljanje a SMART plan koji će im pomoći da postignu svoje ciljeve i nagrađivanje rezultata umjesto vremena provedenog na mreži.
To im daje slobodu da rade tijekom svojih najproduktivnijih sati i osigurava da vi maksimalno iskoristite njihovo vrijeme. Također pomiče fokus s an "stalna" kultura koja šteti produktivnosti onom koji slavi učinak potičući fleksibilno radno vrijeme i bolji fokus.
Učinkovita komunikacija osnažuje vaš tim da bude produktivniji. Ako vam je to cilj, onda ima smisla trošiti manje vremena na odgovaranje na poruke, a više na stvarne zadatke. Jedan od najboljih načina za provođenje kulture koja slavi rezultate, a ne sate provedene povezane s radnim uređajima je korištenje alata koji potiču asinkronu komunikaciju.
Iako razmjena izravnih poruka ima svoje mjesto u nekim okolnostima, stalni pingovi, obavijesti i poruke mogu ometati i vašem timu biti teško isključiti se. Asinkrona komunikacija je zgodna za timove koji rade u različitim vremenskim zonama, jer im omogućuje da odgovore kada su dostupni umjesto da očekuju da svi budu dostupni u isto vrijeme.
Možeš koristiti alati za asinkronu komunikaciju poput Qatalog, Twist ili Yac kako bi dobili sve informacije koje su im potrebne da rade najbolje što mogu, a da ometanje svedu na minimum.
4. Budite spremni za rješavanje tehničkih problema
Ponekad tehnologija može biti dvosjekli mač. Dok vam računala i virtualni timski alati mogu pomoći da ostanete povezani, ništa nije sigurno.
Bit će trenutaka kada će se članovi vašeg tima suočiti s tehničkim problemima koji ih sprječavaju u obavljanju posla. A s obzirom na to da svi rade s različitih lokacija, možda se nećete uvijek moći osloniti na interni IT tim za brzo rješavanje svačijih problema.
Kako biste spriječili značajne poremećaje u tijeku rada vašeg tima, od ključne je važnosti da svi budu spremni nositi se s uobičajenim tehnički problemi s radom na daljinu. To uključuje i znanje kako popraviti uobičajene mrežne pogreške i rješavanje prijetnji kibernetičkoj sigurnosti. Možete dodati nekoliko vodiča za rješavanje problema na svoj interni wiki, tako da članovi tima znaju što učiniti u slučaju tehničkih poteškoća.
5. Izradite učinkovitu dokumentacijsku strategiju
Jedan od najboljih načina da osigurate da vaš tim radi najbolje je da imate strategija sveobuhvatne dokumentacije na mjestu. Dokumentacija je neophodna u svakoj organizaciji, ali je posebno korisna za udaljene timove gdje se informacije mogu izgubiti u beskrajnim porukama i e-porukama.
Bilo da se radi o sažetku projekta, vodiču s uputama ili bilješkama sa sastanaka, osigurajte da vaš tim ima zajedničku platformu na kojoj mogu brzo dijeliti, pohranjivati i pristupati relevantnim informacijama. Dobro organiziran dokumentacijski sustav pomoći će da svi ostanu na istoj stranici i olakšati članovima tima da pronađu ono što im treba kada im zatreba.
Možete koristiti softverska rješenja kao što je Tettra izradite interni wiki svog radnog mjesta i koristite ga kao svoje središnje središte za sve relevantne informacije. Ovaj vam alat omogućuje organiziranje informacija u kategorije i davanje dopuštenja određenim članovima tima za uređivanje određenih dokumenata.
6. Dajte i primajte povratne informacije
Uvijek ima mjesta za napredak, čak iu najboljim momčadima. Kao voditelj tima na daljinu, vaša je odgovornost osigurati da svi rade učinkovito i primaju povratne informacije koje su im potrebne za poboljšanje i uspon na korporativnoj ljestvici. To možete učiniti uvođenjem redovitih prijava na video pozive ili tako da nadređeni šalju pisane obrasce za povratne informacije.
Velike su šanse da vaši ljudi također imaju vrijedne povratne informacije za vas i tvrtku. Međutim, većina njih se možda neće osjećati ugodno govoreći u videopozivu ili pišući e-poštu. Možete koristiti alat poput Officevibe za upravljanje timom i osigurati da se svačiji glas čuje.
Ovaj alat nudi opcije anonimnih povratnih informacija, tako da čak i najintrovertiraniji članovi tima mogu podijeliti svoja iskrena razmišljanja bez straha. To vam daje jasan uvid u ono što vaš tim treba i omogućuje vam da poduzmete potrebne korake kako biste ih naveli da rade najbolje što mogu.
7. Potaknite društvene interakcije
Rad od kuće ponekad može djelovati usamljeno i utjecati na angažman i moral. Bez fizičkog ureda u kojem biste povremeno mogli naletjeti na kolegu i na brzinu popričati, ključno je pronaći virtualna rješenja za poticanje osjećaja prijateljstva među članovima vašeg tima.
Možeš stvoriti virtualni hladnjak vode gdje članovi tima mogu voditi ležerne razgovore. To bi mogao biti grupni chat gdje ljudi mogu dijeliti smiješne priče, raspravljati o hobijima ili bilo čemu što nije povezano s poslom. Možete i planirati virtualne pauze za kavu kako bi vaši ljudi bili angažirani i motiviran. Ovo bi mogao biti privatni videopoziv u kojem se svi mogu družiti, smijati i igrati igrice.
Izgradite pozitivnu kulturu rada na daljinu
Stvaranje pozitivne radne kulture ključno je za bilo koji tim na daljinu da postigne svoj puni potencijal. Kako biste postigli ovaj cilj, morate stalno procjenjivati i poboljšavati svoj pristup radu na daljinu.
Uključivanjem gore navedenih savjeta i pronalaženjem kreativnih načina da pomognete svom udaljenom timu da se osjeća povezanim i motiviranim, možete stvoriti učinkovitu radnu kulturu koja će izvući najbolje iz vašeg udaljenog tima i osigurati uspješnu budućnost za vaš organizacija.
