12 Microsoft Forms savjeta i trikova koje morate znati

Microsoft Forms ima ljepljivo korisničko sučelje i elegantno iskustvo. Mala je vjerojatnost da ćete ga odbaciti nakon što ga prvi put probate. Iako je njegovo korisničko sučelje sveobuhvatno, ipak su vam potrebni profesionalni savjeti za produktivnije korištenje Microsoft Forms.

Evo izvrsnih načina da iskoristite Microsoft Forms za svoje ankete i poslovne potrebe.

1. Podijelite svoj obrazac

Dijeljenje obrasca krajnji je cilj vaše ankete. Ovo je lako:

1. Klik Prikupi odgovor u gornjem desnom kutu obrasca.
2. Odaberite preferenciju grupe primatelja odabirom Svatko može odgovoriti, Samo ljudi u mojoj organizaciji mogu odgovoriti, ili Određeni ljudi u mojoj organizaciji mogu odgovoriti.
3. Kliknite na Skratite URL potvrdni okvir za URL kraćeg oblika (nije obavezno). Zatim kliknite Kopiraj da biste započeli dijeljenje ankete s ciljanim sudionicima.

Podijelite s određenim osobama pomoću prilagođenih pozivnica

Dok dijelite svoj obrazac, možete ga sigurnosno kopirati prilagođenom pozivnom porukom kako biste ga učinili profesionalnijim:

1. Kliknite na Prikupi odgovor karticu u gornjem desnom kutu obrasca.
2. Odaberite željene primatelje.
3. Unesite adresu e-pošte, ime ili grupu primatelja u polje za kontakt. Možete unijeti mnogo primatelja.
4. Ispunite tekstualno polje svojom prilagođenom porukom.
5. Na kraju kliknite Poslati. Vaši će sudionici sada dobiti prilagođenu poruku koja će ih voditi do stranice obrasca.

2. Pogledajte odgovor u Excelu u stvarnom vremenu

Kada uspoređujete Microsoft Forms odgovore, obično morate preuzeti Excel kopiju svojih podataka. Preuzeti podaci ne ažuriraju se novim podnescima. Stoga ćete možda trebati ponavljati preuzimanje u intervalima kako biste ažurirali postojeće podatke na vašem lokalnom disku.

Kako biste spriječili ta višestruka preuzimanja u intervalima, mogli biste pričekati dok ispitanici ne ispune anketu prije izvoza njihovih odgovora u Excel.

Ali ponekad želite vidjeti kako ljudi odgovaraju u stvarnom vremenu - posebno ako je anketa opsežna. To je lako; Microsoft 365 Business račun vam omogućuje pogledajte Microsoft Forms odgovore u Excelu u stvarnom vremenu. To možete postići izravno pomoću ugrađenih obrazaca za Excel ili putem Power Automate.

3. Spriječite dvostruke odgovore na obrazac

Microsoft Forms prema zadanim postavkama omogućuju nekome da odgovori više puta. Svoj obrazac možete postaviti tako da dopušta samo jedan odgovor po osobi.

Kada ti zabraniti ljudima da podnose više puta, morat će se prijaviti na svoj Microsoftov račun kako bi odgovorili na vašu anketu. Dakle, obrazac će spriječiti da isti račun dvaput pristupi anketi.

4. Ugradite Microsoft Forms iFrame na svoje web mjesto

Ako želite da se ljudi prijave na vašu web stranicu kako bi ispunili anketu, umjesto toga možete umetnuti obrazac kao okvir na svoju web stranicu. Sve što ćete učiniti je kopirati iFrame kopiju vašeg pripremljenog obrasca i zalijepiti je u HTML svoje web stranice. Učiniti tako:

1. Idite na svoj obrazac i kliknite Prikupiti odgovore gore desno.
2. Pritisnite ikonu koda u donjem desnom kutu otvorene bočne trake.
3. Kopirajte ugrađeni kod klikom Kopirati.
4. Zalijepite kopirani kod u HTML datoteku svoje web stranice.

5. Koristite QR kod za dijeljenje obrazaca

Također možete preuzeti i poslati QR kod svog obrasca svojim ispitanicima. Ovo je alternativni način dijeljenja URL-a ankete s fokusnom grupom. Za preuzimanje QR koda Microsoft obrasca:

1. Idi na Prikupiti odgovore tabat gore desno.
2. Kliknite ikonu QR koda na dnu bočne trake (lijevo od ikone koda).
3. Klik preuzimanje datoteka da biste spremili sliku QR koda na svoj lokalni pogon.
4. Sada možete podijeliti preuzetu QR sliku sa svojom ciljnom skupinom.

6. Postavite trajanje ispunjavanja obrasca

Možda ne izvodite kviz, ali ipak želite da ispitanici ispune vaš obrazac unutar određenog vremena. Na primjer, želite da kandidati za posao odgovore na obrazac za prijavu prije određenog datuma. Njihov odgovor možete vezati uz rok.

To možete učiniti podešavanjem postavki obrasca:

1. Kliknite tri vodoravne točke izbornika u gornjem desnom kutu.
2. Ići postavke.
3. Klik Početni datum. Zatim kliknite Završni podaci kako biste zaključili trajanje ankete.
4. Također možete tempirati obrazac klikom Postavite vremensko trajanje; ovo pokreće mjerač vremena kada netko počne ispunjavati obrazac.

Ako ste tempirali anketu, vaši će ispitanici prije početka dobiti obavijest da je to tempirana anketa.

7. Stvorite i prilagodite kvizove u Microsoft Forms

Kao i Google Forms, također možete kreirati kvizove u Microsoft Forms. Srećom, kvizove je lako napraviti kao i obične obrasce. Za izradu kviza u Microsoft Forms:

1. Klik Novi kviz s nadzorne ploče Microsoft Forms.
2. Ispunite polje naslova svojim nazivom kviza. Zatim unesite izborni opis ispod ovog polja ako ga imate.
3. Klik Dodaj novi.
4. Na prikazanoj traci vidjet ćete dostupne opcije kviza. Na primjer, možete odabrati Izbor za pitanja s više opcija.
5. Klik Dodaj novi za dodavanje novog pitanja.

Postavite vidljivost rezultata kviza

Također biste mogli spriječiti sudionike da vide rezultate testa nakon predaje:

1. Kliknite tri vodoravne trake izbornika u gornjem desnom kutu.
2. Ići postavke.
3. Isključi Prikaži rezultate automatski.

8. Prenesite i prilagodite temu obrasca

Osim korisničkog sučelja, uz Microsoft Forms možete odrediti korisničko sučelje koje vaši ispitanici vide kada otvore vašu anketu. Ovo je izvrstan način da pokažete svoju profesionalnost. Iako Microsoft Forms nudi ugrađene teme, možete dizajnirati i učitati prilagođenu temu.

1. Na svom obrascu kliknite Tema gore desno.
2. Odaberite neku od navedenih tema.
3. Da biste umjesto toga prenijeli prilagođenu temu, kliknite znak križa (+) u donjem desnom kutu tematske trake.
4. Pritisnite ikonu slike u sljedećem izborniku.
5. Zatim prenesite temu s Binga ili OneDrivea. Ili možete kliknuti Učitaj za odabir teme s vašeg lokalnog pogona.

9. Dopustite drugima da koriste vaš predložak obrasca

Ako ste stvorili lijepu temu s uključivim i relevantnim anketnim pitanjima, možete dopustiti drugima da je koriste. Kada dopustite drugima da koriste vaš predložak, umjesto toga ćete podijeliti njegov duplikat. Stoga ga vaši ispitanici mogu koristiti kao predložak za svoju anketu.

Uđite u svoj obrazac i slijedite ove korake:

1. Kliknite tri vodoravne točke izbornika u gornjem desnom kutu.
2. Klik Surađuj ili udvostruči.
3. U odjeljku Dijeli kao predložak kliknite Nabavite vezu za duplikat.
4. Kopirajte generiranu vezu i podijelite je sa svojim sudionicima. Iako će i dalje moći ispuniti i poslati obrazac, mogu ga i duplicirati i koristiti kao predložak za svoje ankete ako imaju Microsoft 365 račun.

10. Prilagodite oproštajnu poruku

Također možete cijeniti svoje sudionike što su odvojili vrijeme da odgovore na vašu anketu. Ova se poruka pojavljuje nakon što pošalju vaš obrazac.

Takva poruka može mnogo doprinijeti izgradnji odnosa sa sudionicima. Na primjer, možete iskoristiti ovu priliku da podsjetite svoje ispitanike da ćete odgovoriti na njihove unose u određeno vrijeme. Da biste prilagodili oproštajnu poruku:

1. Kliknite tri vodoravne točke izbornika u gornjem desnom kutu obrasca.
2. Ići postavke.
3. Kliknite na Prilagodite poruku zahvale potvrdni okvir.
4. Zatim ispunite polje svojom porukom.

Ljudi će sada dobiti vašu poruku nakon što pošalju obrazac.

11. Dobijte obavijest e-poštom o svakom odgovoru

Možete dobiti obavijest e-poštom svaki put kada netko odgovori na vašu anketu. Iako ovo možda nije poželjna praksa u opsežnim anketama, pomaže vam u praćenju odgovora—osobito ako imate manje sudionika. Učiniti tako:

1. Pritisnite tri vodoravne trake izbornika na vrhu. Zatim idite na postavke.
2. Kliknite na Dobijte obavijest e-poštom o svakom odgovoru potvrdni okvir.

12. Napravite kopiju prethodnih obrazaca

Dok uređivanje prethodnog obrasca i njegovo korištenje za drugu anketu ubrzava vaš posao, na kraju ćete prebrisati njegov sadržaj. Duplicirajte obrazac na kojem želite graditi i umjesto toga uredite njegov drugi:

1. Idite na nadzornu ploču Microsoft Forms.
2. Nakon što locirate prethodni obrazac na kojem želite graditi, kliknite tri vodoravne točke u donjem desnom kutu natpisa.
3. Izaberi Kopirati da ga duplicirate. Sada možete urediti dodatak.

Profesionalno podijelite svoje ankete

Online anketni alati kao što su Microsoft i Google Forms olakšavaju život. Međutim, iako možete iskoristiti njihovu jednostavnost za lokalizirana i opsežna istraživanja, poznavanje njihovih profesionalnih slučajeva upotrebe dodatno ih pojednostavljuje.

Iako ste u ovom članku naučili o savjetima i trikovima za korištenje Microsoft Forms, možda biste također željeli vidjeti neke profesionalne upotrebe Google Forms.