Dok prihvaćate današnje virtualno radno okruženje i digitalizirane procese, važno je razmotriti kako najbolje upravljati dokumentacijom svog radnog mjesta. Učinkovita strategija digitalne dokumentacije ključna je za održavanje kohezivne radne snage. Ovo postaje važnije kada imate geografski raštrkane timove, kao što je često slučaj s udaljenom radnom snagom.
Vaši se ljudi više ne mogu osloniti na ormare za dosjee i dokumentaciju temeljenu na papiru za pristup i praćenje informacija na radnom mjestu. Ovaj će članak pokriti najbolje prakse i alate za učinkovito digitalno dokumentiranje na vašem udaljenom radnom mjestu.
1. Pišite sažeto
Čitatelji cijene sažeto pisanje, još više na udaljenom radnom mjestu gdje ljudi ne mogu samo navratiti i tražiti pojašnjenje. To znači da je ključno pravilno organizirati svoje misli i biti što jasniji u svojoj dokumentaciji. Kada pišete dokumente na radnom mjestu, izbjegavajte suvišne fraze, duge rečenice i nepotreban žargon.
Koristite popise s grafičkim oznakama da biste istaknuli ključne informacije i odvojili velike dijelove teksta u odlomke. Ovo je posebno korisno kada želite prenijeti velike količine informacija, jer dijeli tekst na probavljive komadiće i olakšava skeniranje. Osim toga, također želite koristiti riječi koje će svi na vašem radnom mjestu razumjeti, bez obzira na tehničku stručnost. Na kraju, uvijek sami uredite svoj rad kako biste poboljšali svoje pisanje prije slanja; dodatni par očiju također može pomoći u uočavanju pogrešaka.
2. Pohranite digitalne dokumente na centralizirano mjesto
Jednostavan pristup dokumentima na radnom mjestu ključan je za udaljenu radnu snagu. Nitko ne želi gubiti vrijeme pretražujući Slack poruke ili stare e-poruke kako bi pronašao vitalne informacije. Možeš postaviti interni wiki ili upotrijebite softver baze znanja da prevladate ovaj izazov. Interni wiki pruža centralizirano spremište koje se može pretraživati za svu dokumentaciju vašeg radnog mjesta, uključujući pravila tvrtke, bilješke sa sastanka, vodiče s uputama i dokumente o ukrcavanju, da spomenemo samo neke.
Interni wiki alati poput Tettra omogućuju vam da stvarate, uređujete i pohranjujete dokumente na jednom mjestu i dijelite ih sa svojim timom uz samo nekoliko klikova. Alternativno, ako je vaša organizacija stalno u interakciji s klijentima—i želite internu i vanjsku dokumentaciju držati na istom mjestu—a alat baze znanja Kao Dokument360 možda je bolje rješenje. Baza znanja je u biti online knjižnica internih dokumenata i resursa korisničke podrške kao što su često postavljana pitanja, korisnički priručnici i informacije o proizvodu.
3. Provedite pravila kontrole pristupa
Iako je ključno imati središnje spremište dokumenata na radnom mjestu, također želite upravljati time tko može pristupiti i mijenjati dokumente. Možda imate određene dokumente koji su relevantni samo za određene odjele ili osjetljive datoteke kojima samo administratori trebaju pristupiti. To vam pomaže u održavanju sigurnosti dokumenata i sprječavanju slučajnih ili neovlaštenih promjena. Dakle, kada birate svoj alat za dokumentiranje radnog mjesta, odaberite onaj koji podržava ovu značajku i prilagodite postavke kontrole pristupa tako da odgovaraju vašim organizacijskim potrebama.
Na primjer, Document360 nudi višestruke račune koji vam omogućuju da odlučite koju razinu pristupa svaki korisnik ima vašoj dokumentaciji. Tettra također uključuje sustav dopuštenja koji vam omogućuje kontrolu tko može uređivati, pregledavati ili objavljivati određene dokumente.
4. Pridržavajte se najboljih praksi za sigurnost na internetu
Provođenje pravila kontrole pristupa pomaže, ali nije dovoljno za zaštitu dokumenata vašeg radnog mjesta od sigurnosnih prijetnji. Kako se sve više i više tvrtki seli na internet, kibernetički kriminal je u porastu, pa morate poduzeti dodatne mjere opreza kako biste osigurali da vaša digitalna dokumentacija bude sigurna od hakera.
Da biste stvorili učinkovitu strategiju digitalne dokumentacije imajući na umu sigurnost, trebali biste izbjeći uobičajene sigurnosne pogreške pri radu na daljinu poput korištenja osobnih uređaja za radne zadatke, dijeljenja lozinki i zanemarivanja instaliranja sigurnosnih ažuriranja. Osim toga, osim stvaranja jakih lozinki, želite osigurati da ih redovito mijenjate kako biste smanjili rizik od hakiranja. Nadalje, možete i šifrirati svoje dokumente na radnom mjestu kako biste dodali dodatni sloj zaštite. I na kraju, ne zaboravite koristiti VPN kako biste zaštitili svoje podatke, posebno kada radite na javnoj Wi-Fi mreži.
5. Čuvajte sigurnosne kopije
Unatoč svim vašim naporima, uvijek postoji šansa da se vaši dokumenti na radnom mjestu izgube ili oštete. Dok korištenje alata baze znanja kao vašeg primarnog rješenja za pohranu pomaže u smanjenju rizika od gubitka podataka, ipak želite zadržati sigurnosne kopije u slučaju da nešto pođe po zlu. To je zato što ova rješenja također mogu imati tehničke probleme izvan vaše kontrole, što, u najmanju ruku, znači da nećete imati pristup svojim dokumentima tijekom tog razdoblja.
Da biste bili sigurni, možete razmisliti o pomoćnim rješenjima za sigurnosno kopiranje kao što su Google Drive i lokalni uređaji za pohranu. Naravno, ne želite pratiti višestruke kopije istog dokumenta, stoga uspostavite jasnu strategiju sigurnosnog kopiranja prije korištenja bilo kojeg alata za dokumentiranje na radnom mjestu. Na taj način možete biti sigurni da su vaši dokumenti uvijek dostupni kada ih trebate.
6. Digitalizirajte svoje papirnate dokumente
Ako se još uvijek oslanjate na papirnatu dokumentaciju, sada je vrijeme da se prebacite na digitalne kopije ili, u najmanju ruku, napravite digitalne kopije. Ne samo da ovo olakšava upravljanje velikim količinama datoteka, već i poboljšava pristupačnost, suradnju i sigurnost.
Za digitalizaciju papirnatih dokumenata možete koristiti skener. Nakon što dobijete digitalne kopije svojih dokumenata, možete ih prenijeti u svoj alat za dokumentaciju na radnom mjestu po izboru za lak pristup i suradnju.
7. Koristite Clear Indexing za brzu identifikaciju
Ako imate puno dokumenata, može biti izazovno pratiti ih. Zato je korištenje jasnog sustava indeksiranja za vaše dokumente na radnom mjestu ključno. Na ovaj način možete jednostavno pronaći datoteke koje su vam potrebne—kada ih trebate. Postoji nekoliko različitih načina za indeksiranje vaših dokumenata; na primjer, možete ih početi kategorizirati prema vrsti, datumu ili projektu. To će vam olakšati pronalaženje određenih dokumenata kada ih trebate.
Druga je mogućnost korištenje ključnih riječi za indeksiranje dokumenata na radnom mjestu. To može biti osobito korisno ako imate mnogo datoteka i morate ih moći brzo pretraživati. Koji god sustav indeksiranja koristili, pobrinite se da je dosljedan i lako razumljiv.
Vaši udaljeni timovi trebaju pametnu strategiju dokumentacije
Dokumentacija udaljenog radnog mjesta ključna je za neometano funkcioniranje vaše organizacije. Stvaranjem učinkovite strategije digitalne dokumentacije možete osigurati da vaši timovi mogu brzo pristupiti informacijama koje su im potrebne i ostati produktivni.
