U većini radnih okruženja, procesi vašeg tijeka rada obično su već uspostavljeni kako biste ih mogli slijediti. Međutim, kao freelancer, ovo je nešto što ćete morati sami razviti i implementirati. To u početku može biti zastrašujuće, ali nakon malo eksperimentiranja, fleksibilnost odabira vlastite dokumentacije o tijeku rada može biti osnažujuća.
Zašto se truditi dokumentirati svoj proces rada?
Čekaj — ako te nitko ne tjera da dokumentiraš tijek rada, zašto se truditi? Nije li to ono što znači "biti sam svoj šef"?
Istina je: kao freelancer možete odlučiti da nećete dokumentirati mnogo toga ako to ne želite. Ali dokumentiranje vaš radni proces može vam pomoći u planiranju vremena, održavanju boljih odnosa s klijentima i naplati vašeg rada.
Možete pokušati neko vrijeme bez dokumentiranja. Ali kako se vaša karijera slobodnjaka nastavlja, vjerojatno ćete sve više dokumentirati. Ovo može biti dug i bolan proces. Odvojiti malo vremena da pripremite svoju dokumentaciju definitivno je lakši i mekši način.
Zamišljanje vašeg procesa rada
Dokumentiranje vašeg procesa rada može izgledati prilično apstraktno i neuredno ako na to niste navikli. Nadalje, može izgledati prilično drugačije ovisno o vrsti posla koji obavljate. Možete razmisliti o praćenju ovog članka koristeći projekt koji ste već dovršili. To vam može pomoći da shvatite kako se projekt raspada.
1. Raščlanite svoj zadatak
Prvi korak je rastavljanje vašeg zadatka na dijelove. Kao pisac ili urednik, ovo bi mogao biti nacrt knjige ili članka. Ako ste umjetnik, to mogu biti različite ravnine ili komponente konačnog djela. Što god radili, zadatak bi se obično trebao podijeliti na mjerljive korake koji zajedno stvaraju konačni projekt.
Rastavljanje vašeg zadatka na dijelove važno je iz više razloga. Prvo, formirat će osnovne pokretne dijelove vaše dokumentacije o tijeku rada. Nadalje, može vam pomoći psihološki. Čak i ako niste veliki u dokumentiranju, rastavljanje zadatka na dijelove može pomoći da se veliki projekt učini lakšim za upravljanje.
2. Napravite kontrolni popis i vizualni dijagram toka
Nakon što raščlanite svoj zadatak, pretvorite svaki od dijelova u stavku na popisu za provjeru. Poput raščlambe vašeg zadatka na prvom mjestu, stvaranje popisa za provjeru ima dvije svrhe: pomaže vam u praćenju vlastitog napretka i pomaže vam da svoj napredak priopćite klijentima. Također bi vam moglo pomoći da svoj kontrolni popis pretvorite u vizualni dijagram toka.
Ovo je posebno zgodno ako vaš projekt ima više koraka. Na primjer, ako uređujete knjigu, svako poglavlje će možda trebati skicirati, nacrtati, citirati i urediti. Navođenje ovako nečega na papirnatom popisu za provjeru bilo bi neuredno, osobito ako radite s više zadataka odjednom ili ako se zadaci mogu pomicati naprijed-natrag kroz korake.
Rješenje koje koristite za ovu vrstu postavljanja može ovisiti o tome koliko ste autonomni. Ako radite više-manje u vakuumu (kao što to rade neki freelanceri), vaš bi vizualni dijagram toka mogao biti samoljepljive bilješke na bijeloj ploči. Ako blisko surađujete sa svojim klijentom ili s drugim izvođačima, mogli biste koristite platformu tijeka rada koja se može dijeliti kao što je Trello.
3. Definirajte ciljeve i ciljeve
Ovaj se korak može činiti pomalo nepotrebnim. Zašto su vam potrebni ciljevi ako već imate popis za provjeru?
Čak i s popisom za provjeru, ne možete napraviti cijeli projekt odjednom. Još uvijek morate odlučiti koliko svog projekta želite obaviti u danu ili tjednu, ili samo između prijava svojim klijentima.
Da se vratimo na primjer knjige, želite li ocrtati sva poglavlja prije nego što bilo koje poglavlje bude nacrtano? Želite li započeti s izradom jednog poglavlja dok prethodno poglavlje tek treba urediti? To su pitanja na koja samo vi možete odgovoriti. Međutim, odgovaranje na njih unaprijed može vam pomoći da ostanete organizirani.
Još jednom, jasni ciljevi i ciljevi mogu vas držati na vrhu vašeg projekta, ali vam mogu i pomoći komunicirajte sa svojim klijentom o tome kako projekt napreduje—i kako očekujete da će se odvijati uz.
4. Proračun i vrijeme praćenja
Kada odredite svoje ciljeve, vrijeme je da počnete planirati svoje vrijeme.
Koliko vremena imate da završite cijeli projekt? Koliko vremena morate posvetiti ovom projektu unutar tog vremenskog okvira? Koliko će tog vremena biti potrebno izdvojiti za svaki cilj? Imate li sve vrijeme ovoga svijeta ili vam je potrebno odrediti prioritete i možda ići bez nekih dodataka poštovati rokove?
Ako ste plaćeni po satu, prirodno ćete pratiti svoje vrijeme. Samo zapamtite da zabilježite koliko je tog vremena otišlo u svaki korak projekta. Na taj ćete način imati bolju predodžbu o tome koliko će vam vremena trebati, kako za nastavak ovog projekta tako i za planiranje vremena za buduće projekte.
Ako ste plaćeni prema projektu ili isporuci, kao što to rade neki freelanceri, može biti primamljivo uopće ne pratiti vrijeme. Međutim, opet, razumijevanje načina na koji koristite svoje vrijeme može vam pomoći da postanete bolji i učinkovitiji freelancer. Dakle, razmislite o praćenju i proračunu svog vremena - čak i kada vas nitko ne tjera.
Pregledajte, nadzirite i optimizirajte
Tijekom pojedinačnih projekata i nakon svakog projekta, odvojite vrijeme da razmislite o dokumentaciji procesa rada. Je li bilo stvari za koje ste otkrili da se dalje kvare? Jesu li vam neki zadaci oduzeli više ili manje vremena nego što ste očekivali? Jesu li vaši ciljevi bili preveliki da bi bili realni ili premali da bi bili od pomoći?
Obavljanje ove vrste posla tijekom projekta može vam pomoći da radite što je moguće učinkovitije do kraja projekta. Obavljanje ove vrste posla između projekata može vam pomoći da budućim klijentima date točnije ponude, zajedno s proračunom vlastitog vremena na upravljive i učinkovite načine.
Vrijedni ste rada
Većina klijenata ne zahtijeva izričito dokumentaciju o tijeku rada. Može biti lako dobiti "slobodnu viziju tunela", što je prisila da se ne čini ništa izvan onoga što klijent izričito zahtijeva. No dodatni rad na finom podešavanju vašeg rasporeda može vam pomoći da postanete učinkovitiji freelancer. I to je dobro za sve.