Kako izraditi popis obaveza s praćenjem zaostataka u Google tablicama

Postoje dva načina da zaboravite zadatak. Prvi način, ne zapisujete, ali se na kraju sjetite u točno pogrešnom trenutku. U drugom slučaju, zadatak vas potpuno prepušta dok vas netko ne pozove na odgovornost. Nijedna situacija nije zabavna.

Zato je idealno uparivanje popisa obaveza s zaostatkom. Također je korisno ako ga držite na nekom dostupnom mjestu, poput Google tablica. Dakle, kako stvoriti zaostatak i koristiti ga uz popis obaveza u Google tablicama? Čitajte dalje kako biste saznali.

Što je zaostatak i zašto biste ga koristili?

Ako sve što trebate učiniti jednostavno držite na jednom popisu za trčanje, nikada se nećete osjećati kao da nešto postižete. Koristeći zaostatak, možete parkirati sve svoje obveze koje trenutno nisu prioritet negdje drugdje i staviti svoj puni fokus na svoj dnevni popis. Iako su zaostali zadaci i dalje važni, za sada su samo na čekanju dok ne budete spremni uhvatiti se u koštac s njima.

Na primjer, već imate popis stvari na kojima radite, a kolega vas zamoli da lektorirate njegovu prezentaciju. Stavili biste ga na svoj zaostatak kako ne biste zaboravili zahtjev svog suradnika, a on je tu da vas podsjeti kada pišete sljedeći popis.

Čuvanje zaostataka je idealno jer sprječava da zadaci padnu među pukotine. Također vam pomaže da ostanete usredotočeni na svoj trenutni popis umjesto da zaranjate u nove projekte ili zahtjeve kako se pojavljuju. Dok ga zapisujete, potvrđujete da ćete mu se kasnije vratiti, tako da sada nema potrebe da brinete o tome.

Izrada popisa obaveza s praćenjem zaostataka u Google tablicama

Možeš napravite jednostavan popis obaveza u Google tablicama slijedeći ove korake:

1. Dodajte naslov u ćeliju B: 1 vašeg lista i obojite gornji red.
2. Označite 1-10 ćelija u prvom stupcu vašeg lista klikom na njegovo zaglavlje – bez obzira na broj zadataka na kojima obično radite dnevno.
3. Ići Umetnuti u gornjem izborniku.
4. Izaberi Potvrdni okvir.

Sada ćete imati jednostavan popis za provjeru.

Zatim kliknite znak plus (+) u donjem lijevom kutu da biste stvorili novu karticu i dali joj naziv Zaostatak— i onaj s vašim trenutnim popisom Napraviti ako još niste. Na kartici Backlog dodajte naslov i malo boje u gornji red.

Ako niste ljubitelj držanja svih svojih zadataka na jednom općem mjestu, možete držati stavke specifične za projekt ili ih čak odvojiti dodavanjem naslova u više stupaca. Neki primjeri bi bili kućni zaostatak, zaostatak na poslu, zaostatak renoviranja, kreativni zaostatak itd.

Druga je mogućnost držati zasebne kartice ili dokumente za posao, školu ili dom. Zapravo, to je ono što vam najbolje odgovara, ali želite osigurati da su vaši popisi dostupni i da ih koristite svakodnevno. Za neke bi zadržavanje jednog moglo biti idealan pristup.

Nakon što postavite gornji red, vrijeme je da napravite popis svega što trebate učiniti. Izbjegavajte previše razmišljati o ovome. Dodajte ga na popis ako ima smisla, a ne nešto što dolazi prirodno, poput svakodnevne navike. Odvojite trenutak nakon toga i pregledajte stavke na svom popisu.

Provjerite ima li zadataka koje biste mogli odustati. Na primjer, želite naučiti slikati, ali vam se taj proces sada čini kao dosadan posao. Izbrišite tu lekciju iz svojih zaostalih predmeta ili ako je stvarno želite obaviti nekada, napravite treću Posjetite ponovno i premjestite ih tamo za sada. Eto, ne može vas gnjaviti dok radite na drugim stvarima.

Kako premjestiti zadatke iz zaostataka u Google tablicama

Kada pišete svoj dnevni popis obaveza, započnite s prenošenjem nedovršenih zadataka. Zatim provjerite zaostatke za stavke kojima želite dati prioritet tog dana.

Da biste ih premjestili s jednog lista na drugi, izrežite ćeliju i zalijepite je na svoj dnevni popis. Izrezivanje umjesto kopiranja izbrisat će ga iz vašeg zaostatka. Vidjet ćete da je ćelija sada prazna, pa je možete ili kliknuti desnom tipkom miša da biste je izbrisali ili je ispuniti nečim novim.

Kako biste lakše odredili prioritet stavki u zaostatku, možete stvoriti sustav rangiranja za ocjenjivanje težine, duljine ili važnosti vašeg zadatka. Na primjer, možete upotrijebiti brojeve 1-3 u drugom stupcu pored zadatka kako biste sami procijenili koliko je stavka u vašem zaostatku oporeziva. Na taj način izbjegavate da si zadajete previše izazovnih zadataka odjednom.

Da biste svom sustavu rangiranja dodali kodiranje u boji, mogli biste koristiti Uvjetno oblikovanje, pronađeno ispod Format Jelovnik. S odabranim stupcem poretka odaberite Tekst sadrži pod, ispod Formatiraj ćelije ako..., dodajte broj u polje i odaberite odgovarajuću boju pozadine.

Savjeti za čuvanje zaostataka u Google tablicama

• Izbjegavajte dodavati svakodnevne navike na svoj popis obaveza i zaostatke. To će ih samo zatrpati i dodati dodatne korake procesu.
• Dodajte zadatke čim ih se sjetite ili saznate za njih.
• Podijelite veće zadatke ili projekte na manje radnje kako biste ih učinili manje napornima.
• Često provjeravajte ima li nevažnih ili zastarjelih stavki kako biste spriječili pretrpavanje zaostataka.
• Pazite da uravnotežite svoje radno opterećenje dok premještate predmete. Izbjegavajte ispunjavati dan izazovnim i dugotrajnim zadacima. Odaberite i neke brze kako biste zadržali svoj zamah.
• Ako trebate ponovno odrediti prioritete na svom dnevnom popisu, vratite nedovršene zadatke u svoj zaostatak.
• Ako neka stavka ostane na vašem zaostatku ili se stalno vraća, to može biti znak da nije prioritet ili da je morate staviti na vrh popisa i jednostavno je maknuti s puta.
• Za arhiviranje zadataka koje ste dovršili, izradite novi Arhiva dodajte tjedni raspon datuma na vrh svog stupca i ovdje izrežite i zalijepite označene zadatke prije nego što napravite novi popis. U protivnom ih izbrišite.
• Podijelite posao s nekim drugim stvaranjem timskog zaostatka. Na taj način možete zajedno rješavati zadatke izbjegavajući preklapanje. Također im nećete morati govoriti što trebaju učiniti i obrnuto.

Spriječite da zadaci padnu između pukotina sa zaostatkom u Google tablicama

Ako su vam često potrebni podsjetnici za zadatke ili ih potpuno zaboravite, zaostali će vam pomoći da ostanete u toku s njima. Također će vam pomoći da odredite prioritete svog dnevnog popisa obaveza i odlučite kada ćete se osloboditi manje značajnih zadataka. Zahvaljujući Google tablicama, početak je jednostavan, a možete mu pristupiti na više uređaja.