Biti virtualni pomoćnik može biti neodoljiv, osobito kada imate različite ili slične zadatke za nekoliko klijenata. A budući da radite na daljinu, potrebno je automatizirati većinu svojih aktivnosti pomoću softverskih alata za povećanje produktivnosti.
Ovaj članak ističe 10 osnovnih alata i aplikacija koje bi svaki virtualni pomoćnik trebao imati u svom arsenalu. Ovi alati će pojednostaviti vaš tijek rada i obogatiti vaše iskustvo kao početnika ili naprednog virtualnog pomoćnika. Ali prije nego što ih otkrijemo, prođimo ukratko kroz koncept virtualne pomoći.
1. Zatišje
Održavanje učinkovite komunikacije sa svojim klijentima ključno je kao virtualni asistent, a Slack u tome dobro radi. To je jedan od najbolje platforme za razmjenu izravnih poruka za udaljene timove koji vam omogućuje komunikaciju u stvarnom vremenu s klijentima i članovima tima dok radite na projektu.
Možete razlikovati projekte pomoću "kanala" i učiniti ih dostupnima samo ovlaštenim osobama. Nadalje, Slack ima značajku poziva unutar aplikacije i zabavne prilagođene emojije za opuštenije razgovore. Također možete dijeliti različite datoteke s jednom ili više osoba, uključujući audio snimke i slike.
Preuzimanje datoteka: Opušteno za Windows | | Mac | iOS | Android (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
2. Google Workspace
Google Workspace, poznat i kao G-Suite, skup je različitih softverskih alata s različitim značajkama i načinima rada. Međutim, trebate samo oko osam ovih alata kao virtualnog pomoćnika. Oni uključuju:
- Google dokumenti: Ovo možete koristiti za stvaranje, uređivanje i formatiranje tekstualnih dokumenata.
- Google Mail: Ovaj je alat izvrstan za slanje poruka i marketing putem e-pošte.
- Google slajdovi: Ovaj besplatni alat zadovoljava sve vaše prezentacijske potrebe.
- Listovi: Ovaj alat možete koristiti za unos podataka i proračun.
- Google Meet: Izvrsno za videokonferencije i održavanje veze s klijentelom.
- Google obrasci: Ovo možete koristiti za provođenje anketa i dobivanje odgovora u stvarnom vremenu.
- Google vožnja: Ovo je jedan od najjeftiniji pružatelji usluga pohrane u oblaku za osobne i poslovne datoteke.
- Google kalendar: Pomaže vam u planiranju i praćenju projekata.
3. Calendly
Calendly je alat za planiranje za upravljanje događajima. Međutim, nije dovoljan kao samostalan kalendar. Morate integrirati aplikaciju kalendara kao što je Google kalendar ili iCloud kalendar u aplikaciju kako biste automatizirali i pojednostavili svoje sastanke. Također ima različite vremenske odsječke spremne za korištenje: 15, 30 i 60 minuta.
Možete zakazati sastanak s različitim datumima i vremenima, a vaši gosti mogu naznačiti svoju dostupnost na kalendaru. Bez obzira na to, gosti i dalje mogu odabrati točno slobodno vrijeme bez obzira na vremenske intervale, ali unutar datumskog raspona koji navedete.
Preuzimanje datoteka: Calendly za iOS | Android (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
4. Canva
U većini slučajeva, dio vaših administrativnih odgovornosti kao virtualnog pomoćnika uključuje grafički dizajn. Stoga bi bilo najbolje imati alat za dizajn. Canva je vaša glavna aplikacija za dizajn i infografiku. Možete ga koristiti za dizajn bannera na društvenim mrežama, letaka, karusela, kartica itd.
Što je najvažnije, možete se igrati s besplatni Canva fontovi, predloške, slike i elemente za stvaranje zapanjujućih dizajna.
Preuzimanje datoteka: Canva za Windows | Mac | iOS | Android (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
5. Hootsuite
Hootsuite je aplikacija za upravljanje društvenim medijima u zajednici koja vam omogućuje praćenje i navigaciju različitim platformama društvenih medija s jednog mjesta umjesto otvaranja više kartica. Kompatibilan je s Twitterom, Facebookom, Instagramom, Pinterestom, LinkedInom i tako dalje.
Možete kreirati, uređivati, formatirati i planirati sadržaj za svaku platformu, provjeravati uvide i učinkovito upravljati publikom svojih klijenata. Iako je besplatna verzija izvrsna, pro verzija vam daje pristup sveobuhvatnijim značajkama, posebno ako imate zahtjevnu bazu klijenata.
6. Asana
Asana vam omogućuje besprijekornu suradnju i upravljanje projektima. Ako radite s timom, možete dodati članove na svoje radno mjesto na Asani, gdje možete pratiti njihov tijek rada. Također možete integrirati Google Kalendar i Google Drive u ovaj alat kako biste mogli postaviti podsjetnike za zadatke i događaje.
Nadalje, Asana vam omogućuje razlikovanje između projekata ili specifičnih informacija pomoću kodova boja i dodavanje privitaka prema potrebi. Na primjer, možete koristiti crvenu boju za označavanje projekata visokog prioriteta, žutu za projekte koji su u tijeku, plavu za one u pregledu i zelenu za dovršene projekte.
Preuzimanje datoteka: Asana za iOS | Android | Mac (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
7. TimeDoctor
Upravljanje vremenom je vrhunska vještina koju svaki virtualni asistent treba posjedovati. Ipak, i dalje vam je potreban alat koji će vam pomoći da ostanete usredotočeni, posebno ako je vaša plaća po satu. TimeDoctor vam omogućuje da pratite svoje radno i slobodno vrijeme i vidite svoja dnevna postignuća. Stvara izvješća o vremenu utrošenom na svaki projekt i zadatak.
TimeDoctor vam također pomaže upravljati smetnjama. Prati vaše trajanje korištenja weba i aplikacija tijekom rada. A kada prekoračite zadano vrijeme, obavještava vas s pop. Također vas upozorava kada vaše računalo ne radi duže od vašeg uobičajenog radnog vremena. Unatoč tome, možete ručno urediti vrijeme kada je to potrebno.
Preuzimanje datoteka: TimeDoctor za Google Play | Mac | Windows | Linux (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
8. MailChimp
MailChimp vam omogućuje upravljanje i komunikaciju s publikom i kupcima vaših klijenata. Kada vaši klijenti lansiraju novi proizvod ili uslugu, možete koristiti MailChimp za predstavljanje tih proizvoda njihovoj klijenteli ili ciljnoj publici pomoću biltena ili oglasnih kampanja.
Alat vam omogućuje segmentiranje vaših biltena, slanje masovne e-pošte i analizu izvedbe svake oglasne kampanje. Također možete integrirati druge alate - poput Shopify i Stripe - u platformu.
Preuzimanje datoteka: MailChimp za iOS | Android (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
9. Ontraport
Ontraport je još jedna marketinška i CRM platforma koja vam pomaže koordinirati poslovne aktivnosti vaših klijenata iz jednog sustava. Drugim riječima, možete koristiti Ontraport za predstavljanje proizvoda ciljanoj publici klijenta i istovremeno upravljanje interakcijama s klijentima.
Možete uvoziti i izvoziti kontakte, stvarati tokove prodaje i automatizirati marketinške kampanje za optimizaciju poslovanja. Osim toga, sučelje nije intuitivno za početnike. Unatoč tome, to možete zaobići uz malo vježbe. Također je dostupan kao web platforma i mobilna aplikacija.
10. Gramatički
Kao virtualni pomoćnik, uvijek morate biti u toku sa svojim sadržajem, a korištenje ovog alata pomoći će vam da to postignete. Grammarly je široka web platforma za uređivanje koja pregledava tekstualni sadržaj radi gramatičkih pogrešaka, opširnosti, pravopisa, interpunkcije, plagijata i kvalitetne isporuke.
Platforma koristi umjetnu inteligenciju kako bi osigurala da je vaš sadržaj gotovo besprijekoran i razumljiv. Možete provjeriti je li vaš sadržaj privlačan i kojoj kategoriji ljudi najbolje odgovara. Međutim, besplatna verzija je ograničena i morat ćete se prijaviti za verziju koja se plaća kako biste iskoristili sve uzbudljive značajke.
Također možete spremiti svoje dokumente i vratiti im se kada je to potrebno.
Preuzimanje datoteka: Gramatički za iOS | Mac | Windows (Dostupne su besplatne kupnje putem aplikacije)
Istaknite se u svojoj karijeri virtualnog asistenta
Virtualna pomoć je brzorastuća industrija; stoga možemo očekivati dobru razinu zasićenja u bliskoj budućnosti. Stjecanje osnovnih vještina virtualnog asistenta je imperativ da biste ostali relevantni u industriji. Međutim, kombiniranje ovih alata koje smo naveli s vašim skupom vještina pomoći će vam da se istaknete u svojoj karijeri.
Konačno, ako ste novi u industriji, prvo morate naučiti kako postati virtualni pomoćnik prije nego što počnete tražiti alate. Konzumiranje temeljnih informacija o putu karijere pomaže vam da dugoročno ne zloupotrijebite ove alate.
