Analiza podataka može vam pomoći da poboljšate svoje procese učinkovitim metodama izvješćivanja. Ali ponekad vam je potrebno više od brojeva u proračunskoj tablici da biste iskazali svoje mišljenje. Dakle, zašto ne koristiti alate za vizualizaciju podataka kao što su interaktivne nadzorne ploče?

Oni mogu pomoći u izvješćivanju o kampanjama, povećanju konverzija, analitici itd. U ovom ćemo članku proći kroz primjer kako izraditi interaktivnu nadzornu ploču i dati savjete za dizajniranje prekrasnih nadzornih ploča u Excelu.

1. Organizirajte svoje izvorne podatke i izradite izgled

Dobro dizajnirana nadzorna ploča moćan je alat za izvješćivanje koji vam može pomoći da vizualizirate i prenesete svoje podatke. Prvi korak je osigurati da vaši podaci nemaju pogrešaka i da su pravilno organizirani u retke i stupce s odgovarajućim zaglavljima.

Nadzorne ploče možete koristiti u bilo kojoj industriji, ali su posebno korisne u financijama, prodaji i marketingu.

Kada dizajnirate nadzornu ploču, trebali biste imati na umu da krajnjim korisnicima treba biti laka za navigaciju. Sljedeći korak je odlučivanje o vrsti izgleda na temelju informacija koje treba prikazati.

instagram viewer

Za naš primjer, stvorimo nadzornu ploču koja prikazuje sljedeće informacije na jednom listu:

  • Ćelije A3 - T5: Status projekta
  • Ćelije A7-T16: Pregled i financije projekta.
  • Ćelije A15- U25: Napredak projekta i mapa topline.

Napravite novi Excel radni list s oznakom "Nadzorna ploča". Ovdje ćete izgraditi svoju nadzornu ploču dodavanjem elemenata. Korištenje stilova teksta i fontova koji su u skladu s vašim glasom ili glasom, tonom i osobnošću vaše marke također je dobra ideja.

2. Izradite zaokretne tablice za organiziranje svojih podataka

A zaokretna tablica olakšava organiziranje podataka u Excelu u grupe. Alat možete koristiti za brojanje, zbrajanje, množenje vrijednosti i izvođenje više radnji u tim grupama.

Da bismo demonstrirali kako ove interaktivne nadzorne ploče zapravo rade, kao primjer ćemo izraditi interaktivnu nadzornu ploču "Freelance Projects".

Podatke ćete morati rasporediti u tablični format. Da biste to učinili, koristite tipkovni prečac CTRL + T i odaberite podatke. U tu će svrhu naši izvorni podaci izgledati otprilike ovako:

  1. Kada završite, otvorite novi radni list i označite ga kao Zaokretna tablica.
  2. Unutar radnog lista stvorit ćemo zaokretnu tablicu odlaskom na Umetnuti opciju na vrpci. Odaberite raspon podataka za svoju tablicu.
  3. Sada je vrijeme da odaberete polja za svoju zaokretnu tablicu.
  4. Slijedeći naš gornji primjer, odaberite polja—Zadatak, ime upravitelja, datum početka i završetka projekta, trajanje, dani do završetka, Napredak, itd. za vaše oznake redaka.
  5. Za oznake stupaca dodijelite proračunske i stvarne vrijednosti
  6. Nakon što se podaci pojave na vašem radnom listu, rasporedite ih u tablični format. Da biste to učinili, idite na odjeljak izgleda u Dizajn > Izgled izvješća, i odaberite Prikaži u obliku tablice iz padajućih opcija.
  7. Razgrupirajte podatke desnim klikom na podatkovna polja. Također ćete morati isključiti međuzbrojeve. Da biste to učinili, prijeđite na Kartica Dizajn > Međuzbrojevi > Ne prikazuj međuzbrojeve. Sada bi vaša zaokretna tablica izgledala ovako:
  8. Da biste odabrali boju zaokretne tablice, idite na Kartica Dizajn > Stilovi zaokretne tablice.
  9. Isključite sklopiva zaglavlja odlaskom na Analiza zaokretne tablice > Prikaži (krajnji desni kut). Isključite Gumbi +/-.
  10. Da biste dodatno organizirali svoje podatke, idite na Dizajn > Izgled izvješća > Ponovi sve oznake stavki.

3. Primijenite odgovarajuće formule

Ključno je osigurati da koristite ispravne formule jer će inače vaši podaci biti netočni i varljivi.

Za naš primjer, počnimo s prebrojavanjem broja projekata u različitim kategorijama—započeti, radovi u tijeku ili dovršeni. Da bismo to učinili, morat ćemo upotrijebiti COUNTIF i COUNTIFS funkcije.

  1. Napravi novi "Izračuni" radni list za rad s formulama i grafikonima tijekom izrade nadzorne ploče.
  2. Unesite status projekata ("Radovi u tijeku", "Preostali aktivni projekti", "Dovršeno prije roka" i "Dovršeno") u uzastopne retke, kao što je prikazano u nastavku.
  3. Zatim odaberite Napredak (%) stupac u vašoj zaokretnoj tablici. Ukupan broj zadataka je 32.
  4. Pomoću funkcije COUNTIF(S) možete izračunati broj projekata kategoriziranih pod podnaslovima kako slijedi.
  5. Ovisno o prirodi projekata za koje koristite filtre, svakako uključite odgovarajuće stupce podataka u svoj radni list zaokretne tablice—za aktivne projekte ima smisla koristiti Napredak stupac, dok za otkazane projekte koristite stupac Otkazano.

4. Koristite vizualne elemente, dijagrame i grafikone

Uz pomoć odgovarajućih formula i vizualnog oblikovanja možete izraditi smislene dijagrame ili grafikone koji vam pomažu da bolje razumijete svoje podatke. U ovom primjeru, pokušajmo dodati grafikon za dovršene projekte; slijedite dolje navedene korake:

  1. Na svom listu s izračunima pogledajte ćeliju B7 kao što je prikazano gore.
  2. Za iscrtavanje grafikona počnite odabirom ćelija D7 i E7.
  3. Dalje, idite na Insert > All Charts > Sunburst ili Donut chart.
  4. Kada se grafikon pojavi, kliknite na plus (+) simbol s desne strane za pristup opcijama oblikovanja. Odaberite Elementi grafikona kako želite.
  5. Kliknite na različite dijelove grafikona da biste prikazali opcije oblikovanja kao što su Formatirajte seriju podataka, područje iscrtavanja itd. Korištenje ovih; lako možete prilagoditi boje, naslove, obrube i druge atribute za svoj grafikon.
  6. Kada to učinite, možete kopirati i zalijepiti grafikon na vrh nadzorne ploče i poravnati ga u skladu s tim.

Za ostale retke odaberite željene podatke u Izračuni list i ponovite gornji postupak za sve druge grafikone ili grafikone koje želite uključiti.

5. Dodajte interaktivne postavke i kartice

Svojoj nadzornoj ploči možete jednostavno dodati elemente kao što su toplinske karte, ikone, rezači i trake za pomicanje kako biste je učinili zanimljivijom, informativnijom i privlačnijom za svoju publiku. Pogledajmo pobliže neke od njih.

Umetnite rezače za interaktivnost

Rezači su kratke kartice koje vam omogućuju filtriranje podataka na nadzornoj ploči u stvarnom vremenu. Evo kako ih dodati na nadzornu ploču:

  1. Odaberite ćelije koje sadrže vaše podatke.
  2. Idite do Kartica Umetni > Filtri > Slicer.
  3. Na padajućem izborniku odaberite vrstu rezača koju želite, a zatim kliknite U REDU.
  4. Da biste ih poravnali vodoravno, kliknite na Odjeljak s gumbima u zasebnoj kartici Slicer. Također ih možete ostaviti onakvima kakve jesu, ovisno o tome kako želite da vaša nadzorna ploča izgleda.

Za našu nadzornu ploču dodat ćemo rezače za naslove—Menadžeri i Projekti. Evo kako to učiniti:

  1. Odaberite podatke u svom Izračuni list i odaberite te opcije s padajućeg izbornika.
  2. Zatim ćete morati povezati rezače sa svojim zaokretnim tablicama. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite rezač i kliknite Prijavi veze.
  3. U dijaloškom okviru koji se pojavi odaberite sve zaokretne tablice i zaokretne grafikone i kliknite U REDU.

Trake za pomicanje omogućuju vam pregled ažuriranih podataka, što je korisno ako gledate nešto što se mijenja tijekom vremena.

  1. Da biste dodali traku za pomicanje, idite na Developer tab. Imajte na umu da ova opcija nije omogućena prema zadanim postavkama.
  2. Da biste aktivirali karticu Razvojni programer, idite na Datoteka > Opcije > Prilagodi vrpcu.
  3. Ispod Glavni karticu, provjerite Developer kutija.
  4. Za umetanje trake za pomicanje idite na Kartica Razvojni programer > Umetni > Kontrole obrasca. Zadržite pokazivač miša iznad opcija i odaberite Traka za pomicanje.
  5. Povucite ga i postavite u red ili stupac po svom izboru na nadzornoj ploči

Dodajte karticu brzog pregleda (projekta).

Da biste dobili brzi pregled detalja projekta, možete uvesti podatke iz zaokretne tablice u svoju nadzornu ploču. Koristit ćemo funkciju INDEX, kao što je prikazano u nastavku. Naš niz podataka sastoji se od ćelija B8 do K40 na kartici zaokretne tablice.

Da bismo prikazali podatke iz naše zaokretne tablice, unijet ćemo funkciju:

=INDEX('Zaokretne tablice'!$B$8:$K$40,'Zaokretne tablice'!$B$6 + RECI(Nadzorna ploča!$A$13:F17)-1,STUPCI(Nadzorna ploča!$A$13:F17))

Sada naša nadzorna ploča izgleda otprilike ovako:

Primijenite uvjetno oblikovanje

Sada kada smo izradili karticu s brzim pregledom projekta, možda biste trebali istaknuti postotke ažuriranja projekta. Možete lako koristite uvjetno oblikovanje za primjenu ljestvica boja ili podatkovne trake da biste to učinili. To će vam omogućiti da na prvi pogled vidite koji su projekti dovršeni, a na kojima treba još raditi.

Ovdje smo upotrijebili ljestvicu u tri boje kako bismo istaknuli napredak pojedinačnih projekata, kao što je prikazano u nastavku:

Dodajte toplinske karte za prikaz vrijednosti između datuma

Toplinske su karte alati za vizualizaciju koji mogu biti korisni za isticanje uzoraka unutar vaših podataka. Na primjer, možete upotrijebiti toplinsku kartu da biste prikazali koliko su puta posjetitelji kliknuli na različite dijelove vaše web stranice.

Najprije ćete morati izraditi tablicu s podacima koje želite vidjeti iscrtane. U našem smo primjeru izračunali broj projekata između dva datuma pomoću funkcije COUNTIFS, kao što je prikazano u nastavku.

Možete koristiti uvjetno oblikovanje za primjenu pravila na različite dijelove vaše tablice. Dovršena nadzorna ploča bi izgledala ovako:

Interaktivne Excel nadzorne ploče: analizirajte i komunicirajte ključne metrike

Nadzorne ploče programa Excel izvrstan su način za vizualizaciju podataka i nadamo se da vam ovaj vodič može pomoći da izradite onu specifičnu za svoje potrebe. Interaktivni i dinamični, ovi korisni alati mogu pomoći donositeljima odluka u brzoj i jednostavnoj analizi relevantnih podataka.

Uz samo malo kreativnosti, Excel proračunske tablice mogu daleko nadmašiti normu i možete stvoriti nešto doista privlačno i prezentirano.