Poput većine ljudi, profesionalnu e-poštu vjerojatno potpisujete izrazom: "Veselim se što ćemo čuti od vas." Iako prikladno, dosljedno korištenje iste linije izgleda daleko i općenito.
Pokušajte promijeniti način na koji završavate svoje e-poruke. Vaši bi primatelji cijenili ako biste više razmislili o svojim porukama. U ovom ćemo članku podijeliti jedanaest profesionalnih, ličnih izjava kako ne biste stalno ponavljali: "Veselim se što ćemo čuti od vas."
1. "Molim vas, pošaljite mi svoje povratne informacije do [Ovdje unesite datum]"
Reći "Radujem se što ću te čuti" nejasno je i krotko. Primatelju daje previše kontrole jer obično može odgovoriti kad god želi. Izraz bi mogao poslužiti za probleme koji nisu hitni. Ali ako morate dokazati dominaciju i izbjegavati e-poštu naprijed-natrag, usmjeravajte razgovor postavljanjem roka.
Pokušajte završiti s "Molim vas, pošaljite mi svoje povratne informacije do [ovdje unesite datum]." Čvrst, definitivan datum poroda suptilno potiče primatelje da slijede vaš raspored umjesto njihovog.
2. “Obavještavajte me o [Ovdje umetnite projekt/temu]”
Ako zbog riječi "Radujem se što ću te čuti" djelujete previše uzbuđeno, pokušajte ublažiti entuzijazam. Pokušajte umjesto toga "Obavještavajte me o [umetnite projekt/temu ovdje]". Zvuči opušteno, ali autoritativno.
Izraz najbolje odgovara slučajevima u kojima ste već obavili svoj dio posla i želite primati samo kritična, relevantna ažuriranja. Navedite da ne želite da vas zamaraju suvišnim informacijama. Samo pazite na svoj ton i izbjegavajte zvučati arogantno.
3. “Uvijek mi je drago čuti te”
Iako dobrodošli, reći "Radujem se što ćemo čuti" ponekad može djelovati previše ukočeno. Zvuči nespretno u ležernim situacijama. Ako podgrijavate hladne kontakte, rješavate brige kupaca, dopirete do potencijalnih klijenata ili se ponovno povezujete sa starim poslovnim klijentima, trebat će vam manje formalna odjava.
U takvim situacijama pokušajte reći: "Uvijek mi je drago čuti te." Ima optimističan, prijateljski ton koji izaziva pozitivan odgovor bez ugrožavanja profesionalnosti. Imajte na umu da zbog pretjeranog entuzijazma djelujete previše poznato.
4. "Pisati uskoro!"
Možda najležernija alternativa za "Radujem se što ću te čuti" je "Piši uskoro!" Veselo je i nezahtjevno. Za razliku od ostalih odjava na ovom popisu, ova otvorena fraza ne zahtijeva trenutni odgovor.
Koristite "Piši uskoro!" kada razgovarate s vršnjacima, hladnim tragovima, prijateljima i rođacima. Samo pazite da to ne izazove hitnost, tako da većina primatelja možda više neće odgovarati na vašu e-poštu. Pripremite se da ovaj redak završi razgovor.
5. "Cijenim vaše povratne informacije, pa mi recite što mislite!"
Ako ste nedavno poslali važno poslovno sredstvo, potpišite svoju e-poštu s "Cijenim vaše povratne informacije, pa mi recite što mislite!" Velike su šanse da će vaš primatelj već urediti vaš rad. Međutim, ako kažete da cijenite njihove uvide, ostavlja se dojam da ste ponosni na svoj zanat.
Naravno, ne očekujte da ćete dobiti 100% pozitivne komentare. Osim što tražite povratne informacije, također biste trebali znati kako profesionalno prihvatiti kritike loše izvedbe. Nikada ne dopustite da vas emocije nadvladaju.
"Veselim se što ću te čuti", traži odgovor, ali ne zvuči mjerodavno. Ako trebate čvrstu, hitnu odjavu, pokušajte s "Čekam vaš trenutni odgovor." Naglašava hitnost trenutnog odgovora bez da izgledate agresivno ili neprofesionalno.
Uz to, još uvijek izaziva strah. Ako ste na poziciji autoriteta, pažljivo odaberite kada ćete upotrijebiti ovu frazu, inače bi vaši podređeni mogli krivo shvatiti vašu hitnost za neprijateljstvom.
7. “Trebali bismo razgovarati [Ovdje unesite detalje projekta/temu] putem poziva. Odgovara li [Ovdje unesite vrijeme i datum]?”
Rijetko postoji definitivan odgovor na "Radujem se što ću čuti od tebe." Odjava s ovom linijom često dovodi do dugotrajnog povratka putem e-pošte. Ne možete ga koristiti za vremenski osjetljive stvari.
Umjesto toga, svoju poruku završite prijedlogom: “Trebali bismo razgovarati [ovdje unesite pojedinosti o projektu/temu] putem poziva. Radi li [ovdje unesite vrijeme i datum]?” Izričito definira vaš cilj. Da biste dodatno smanjili povratnu e-poštu, koristite aplikacije za zakazivanje sastanaka koji primateljima omogućuju da sami rezerviraju mjesta za sastanke.
8. “Molimo odgovorite što prije budete mogli”
Fraza "Radujem se što ću te čuti" nije zahtjevna niti agresivna. Međutim, ako želite još manje odjave, pokušajte reći: "Molimo odgovorite što je prije moguće."
Možete koristiti ovu odjavu putem e-pošte kada rad sa stručnjacima izvan vaše vremenske zone. Primatelj će razumjeti potrebu za njihovim odgovorom, ali neće biti pod pritiskom da radi izvan radnog vremena lokalnog ureda kako bi udovoljio vašem zahtjevu.
9. "Ako niste prava osoba za ovaj zahtjev, biste li me spojili s nekim tko može pomoći?"
Slanje riječi "Radujem se što ćemo čuti" pogrešnoj kontakt osobi je neugodno. Uvijek pronađite pravu kontaktnu točku. Ako sumnjate da šaljete poruku pravoj osobi/odjelu, recite: "Ako niste prava osoba za ovaj zahtjev, biste li me mogli povezati s nekim tko može pomoći?"
Ali imajte na umu da zbog ove odjave zvučite nesigurno. Koristite ga tek nakon što iscrpite sve svoje resurse; u suprotnom, sami pronađite pravu osobu za kontakt.
Izraz "Radujem se što ću te čuti" zvuči udaljeno. Iako traži odgovor, ne zahtijeva niti hitnost niti pokazuje entuzijazam - mogli biste ispasti distancirani. Korištenje s nadređenima i klijentima visokog prioriteta nije ispravno.
Za odjavu koja pokazuje gorljivost i revnost pokušajte s "Javite mi ako [umetnite prijedlog ovdje] odgovara vama kako bih mogao odmah započeti." Čvrsto je, profesionalno i definitivno. Također uključite poveznicu na svoj softver za upravljanje projektima tako da klijenti mogu odmah dodijeliti i označiti zadatke nakon što donesu odluku.
Upotrijebite različite fraze za odjavu putem e-pošte kako biste poboljšali stopu odgovora
Nemojte nas krivo shvatiti - ne morate se prestati potpisivati izrazom: "Veselim se što ću čuti od vas." ukupno. Još uvijek ga možete koristiti. Samo pazite da promijenite način na koji završavate svoje e-poruke kako ne biste zvučali robotski i bezlično. Uostalom, generičke poruke rijetko izazivaju reakciju.
Kako biste dodatno povećali stopu odgovora, razmislite o ponovnoj procjeni cjelokupnog načina na koji strukturirate svoje poruke. Odjava je samo jedan dio vaše e-pošte. Također biste trebali poboljšati svoj predmet, adresu e-pošte, pozdrave, uvod i tijelo e-pošte.
