Dok upravljate projektom, važno je osigurati da je vaš tim na istoj stranici i da radi učinkovito. Međutim, to je lakše reći nego učiniti. Poticanje produktivnosti u timu može biti pomalo zastrašujuće. Srećom, aplikacije poput Microsoftovih popisa mogu učiniti ovaj zadatak lakšim za upravljanje.
Microsoft Lists dio je ekosustava Microsoft 365. Iako na površini zvuči kao jednostavna aplikacija za popis obaveza, omogućuje vam da učinite puno više od toga zahvaljujući svojim fleksibilnim predlošcima. Pogledat ćemo što je moguće s ovom aplikacijom i kako je možete koristiti za povećanje produktivnosti.
1. Zakazivanje sadržaja
Microsoft Lists omogućuje vam brzo i jednostavno upravljanje objavljivanjem sadržaja na više platformi. Planer sadržaja jedan je od mnogih predložaka dostupnih u aplikaciji. Možete zakazati objave za društvene medije, blogove ili web stranice, pa čak i pratiti izvedbu tih objava.
Slično je stvaranje planera sadržaja u Google kalendaru, ali ovdje dobivate gotov predložak koji je lako prilagoditi. Ovaj vam predložak omogućuje da se usredotočite na stvaranje visokokvalitetnog sadržaja i pojednostavite proces stvaranja/distribucije dijeljenjem kalendara sa svojim timom. Popis vam također omogućuje dodjeljivanje projekata različitim članovima tima i omogućuje vam da s lakoćom pratite rokove.
2. Praćenje napretka rada
The Praćenje napretka rada predložak pomoći će vam u organiziranju i upravljanju vašim radom i projektima. Omogućuje vam da vidite sve svoje zadatke i projekte na jednom mjestu, što vam omogućuje da odredite prioritete i ostanete u toku s onim što treba učiniti.
Možete dodijeliti zadatke svojim članovima tima i provjeriti njihov napredak u stvarnom vremenu. Ovo je također korisno za procjenu koliko dugo određeni zadatak obično traje, tako da to možete uzeti u obzir za buduće planiranje. Aplikacija također olakšava kategorizaciju zadataka, postavljanje prioriteta i postavljanje datuma početka/kraja.
Neke od ovih značajki slične su najbolje aplikacije za upravljanje zadacima, a to je velika pohvala za ono što je u suštini jednostavna aplikacija nalik proračunskoj tablici.
3. Problemi s praćenjem
Bilo da radite sami ili s timom, na projektima će se pojaviti problemi i problemi. To može uključivati pogreške u softveru, tehničke probleme, revizije dizajna itd. Srećom, možete koristiti Praćenje problema predložak unutar Microsoftovih popisa za upravljanje svim problemima koji se pojave tijekom projekta.
Predložak uključuje detalje o svakom problemu, kao što je njegov prioritet, status i tko je odgovoran za njegovo rješavanje. Možete koristiti ove informacije kako biste osigurali da se važni problemi rješavaju brzo, pomažući timovima da ostanu organizirani i na vrhu svog posla. Čak vam govori kada je problem prijavljen, tako da mu se možete vratiti za buduće potrebe.
4. Praćenje novih regruta
Ako vaš dio posla uključuje zapošljavanje, intervjuiranje i ukrcavanje novih radnika, itekako ste svjesni koliko ta muka može biti iscrpljujuća. The Praćenje zapošljavanja predložak unutar Microsoftovih popisa olakšava upravljanje procesom zapošljavanja novih radnika.
Možete pratiti pojedinosti svakog kandidata, kao što je naziv radnog mjesta, vrijeme intervjua, regrut i drugo. Ovaj vam predložak čak omogućuje pregled LinkedIn profila i životopis svakog kandidata izravno iz aplikacije. Također olakšava praćenje napretka svakog kandidata tijekom cijelog procesa zapošljavanja
5. Unapređenje radnih procesa
Microsoft Lists također pomaže u izgradnji učinkovitog radnog procesa za produktivne tijekove rada. To olakšava upravljanje vašim poslom. Ovaj vam alat pomaže identificirati uska grla i neučinkovitosti u vašem trenutnom procesu i pronaći načine da ih popravite.
Iako ne postoji poseban predložak za to, kombinacija predložaka napretka rada, planera sadržaja i itinerera događaja dobro dolazi. Lako možete shvatiti koji zadaci traju dulje, tako da možete smisliti načine za pojednostavljenje procesa tijekom faze planiranja.
Svaki popis također vam omogućuje da vidite koji članovi tima trebaju više vremena da dovrše određeni zadatak, što vam omogućuje da brzo riješite probleme produktivnosti/učinkovitosti s timom.
6. Praćenje troškova
Upravljanje novčanim tokom ključno je za financijski uspjeh, a praćenje vaših troškova važno je za svaki posao. Srećom, za to postoji predložak koji se zove Praćenje troškova u Microsoftovim popisima. Omogućuje vam praćenje i kontrolu svakog troška vašeg poslovanja.
Pojedinačne troškove možete unijeti unosom iznosa, datuma i kategorije kupnje ili troška. Kategorizacija prilično pojednostavljuje ovaj predložak, omogućujući vam brzo sortiranje i upravljanje različitim kategorijama.
Čak vam omogućuje dodavanje potvrda za izračun vašeg novčanog toka mjesečno ili godišnje. Ovo radi slično kao Notionov alat za praćenje proračuna te pomaže u upravljanju projektnim proračunima.
7. Upravljanje imovinom
The Upravitelj imovine predložak unutar aplikacije omogućuje vam praćenje svih uređaja u vašoj organizaciji. Koristeći ovaj predložak, možete jednostavno shvatiti kada su uređaji prijavljeni i vraćeni. Svakom proizvodu možete dodijeliti oznaku imovine i jednostavno vidjeti status, model, serijski broj i trenutnog vlasnika svakog uređaja.
Nadalje, možete brzo dodati fotografiju, datum kupnje, kupovnu cijenu i broj narudžbe za svaki uređaj koji je ili odjavljen ili prijavljen u sustav. Možete čak dodati bilješke koje vam govore o stanju uređaja za svako sredstvo.
Microsoftove liste: vrlo podcijenjen softver za upravljanje vašim poslom
Možda ćete se iznenaditi što nudi Microsoft Lists. Ako ste već pretplaćeni na Microsoft 365, upotreba popisa trebala bi vam biti jednostavna stvar. Također se dobro uspoređuje s drugim aplikacijama za produktivnost, s obzirom na to da su predlošci jednaki nekima od najboljih Notion predložaka.
Jedina stvar koja nedostaje Microsoftovim popisima je vođenje bilješki. Iako možete stvarati bilješke u aplikaciji, odgovarajući predložak za to pretvorit će ovo u jednu od najboljih aplikacija za produktivnost. Čak i tada, količina stvari koje možete učiniti s ovom aplikacijom je nevjerojatna.
