7 savjeta za upravljanje zadacima za poboljšanje vaše produktivnosti

Vaši dnevni zadaci temelj su vašeg uspjeha, predstavljajući radnje korak po korak potrebne za postizanje vaših osobnih i profesionalnih ciljeva. Drugim riječima, vaš naizgled beskrajni popis obaveza vaš je putokaz prema pobjedi, stoga je učinkovito upravljanje tim zadacima od vitalnog značaja.

Iako ćete možda požuriti upotrijebiti najbolju aplikaciju za produktivnost za organiziranje dnevnih zadataka, što nije loš potez, usavršavanje vještina upravljanja zadacima dugoročno je održivije i učinkovitije. Ovaj će članak pokriti neke savjete za upravljanje zadacima kako biste poboljšali svoju produktivnost.

1. Upoznajte svoj kronotip

Jeste li noćna ptica ili ranoranilac? Je li vam lakše usredotočiti se ujutro ili kasno navečer? Svi mi imamo prirodnu sklonost zaspati i biti budni tijekom određenih razdoblja dana i noći. I premda popularna kultura često slavi ranoranioce kao produktivnije, stvarnost je da jedna veličina ne odgovara svima.

To je razlog zašto poznavanje vašeg kronotipa može povećati vašu produktivnost, jer vam omogućuje planiranje zadataka kada ste najproduktivniji. Stoga, stvaranje personaliziranog rasporeda rada na temelju vašeg kronotipa olakšat će vam da ostanete u toku sa svojim zadacima i postignete vrhunsku izvedbu.

Na primjer, ako ste noćna ptica, trebali biste planirati rješavanje svojih najizazovnijih zadataka u večer kada su vam razine energije najviše, što vas stavlja u najbolju poziciju za dovršavanje zadataka vrijeme.

2. Napravite svoju listu prioriteta

Sada kada znate kada ste najproduktivniji, vrijeme je da to učinite odredite prioritete zadataka na svojim popisima obaveza pomoću Eisenhowerove matrice. Ovaj sustav upravljanja vremenom pomaže vam odrediti prioritete zadataka kategorizirajući ih u četiri kvadranta: hitno i važno, ne hitno nego važno, hitno ali nevažno, a ne hitno i nevažno zadaci.

Organiziranje vaših popisa obaveza na temelju ovih kategorija olakšava prepoznavanje koji bi zadaci trebali imati prioritet, a koji se mogu delegirati ili odgoditi. Na taj način možete rasporediti svoje najvažnije i hitne zadatke kada ste najproduktivniji, što vam daje najbolje šanse da ih dovršite na vrijeme.

Na primjer, kao programer, možete zakazati svoje zadatke kodiranja za vrijeme kada ste najbudniji i odgovarati na e-poštu kada vam je razina energije niska.

3. "Pojedi tu žabu!"

Eating That Frog je sljedeći savjet za upravljanje zadacima koji će vam pomoći povećati produktivnost! I, ne, ne govorimo o doslovnim žabama! Brian Tracy popularizirao je ovu frazu u svojoj istoimenoj knjizi, a ova živopisna metafora opisuje rješavanje najizazovnijeg zadatka odmah ujutro.

Ovo je jedan od najboljih načina da pobijedite odugovlačenje jer se često možete osjećati pod stresom ili preopterećeno kada se suočite s najizazovnijim zadatkom. Ako prvo pojedete najveću žabu, taj osjećaj straha pretvorit će se u osjećaj postignuća, jačajući vaše samopouzdanje i dajući vam motivaciju i zamah za moć kroz ostatak vašeg zadaci.

Možete koristiti Metoda Eat That Frog pomoću Todoista. Međutim, iako se savjetuje da se najizazovnijim zadacima bavite ujutro, vaše najbolje vrijeme može biti različito ovisno o vašem kronotipu, kao što smo već spomenuli. Ipak, još uvijek možete koristiti ovu metodu tako da zakažete svoje najizazovnije zadatke kada ste najviše energični i produktivni.

4. Iskoristite Parkinsonov zakon u svoju korist

Odugovlačenje je jedan od najčešćih ubojica produktivnosti s kojim se većina ljudi u nekom trenutku bori. Jedan od glavnih razloga zašto često odgađate zadatke do posljednjeg trenutka je taj što ne postoji osjećaj hitnosti ili roka. To je zato što se ti zadaci mogu proširiti kako bi ispunili vrijeme koje imate na raspolaganju za njih—Parkinsonov zakon.

Dobra vijest je da možete postati produktivniji korištenjem Parkinsonovog zakona u svoju korist. Kako? Prvo, uvijek rastavite velike ili složene projekte na manje zadatke, kako bi izgledali manje naporni i lakši za rješavanje.

Zatim postavite strogi rok za svaki zadatak. To stvara osjećaj hitnosti, motivira vas da dovršite zadatak prije roka i smanjuje odugovlačenje. Ovaj trik pomoći će vam da učinkovitije upravljate svojim zadacima i osigurati da ne zaostanete na svojim popisima obaveza.

5. Vježbajte samo jedan zadatak

Multitasking, ili točnije, mijenjanje konteksta, jedna je od onih navika koje se čine učinkovitima, ali su zapravo vrlo iscrpljujuće i neproduktivne. Iako ogroman broj zadataka na vašem popisu zadataka može učiniti primamljivim pokušati obaviti više zadataka istovremeno, imate samo toliko usredotočenosti i energije koje možete upotrijebiti za određeni zadatak.

To povećava vjerojatnost da ćete pogriješiti, što dovodi do izgubljenog vremena i truda. S druge strane, svladavanje obavljanja jednog zadatka poboljšat će vašu produktivnost, što vam omogućuje da svoju punu pozornost posvetite zadatku do završetka. To smanjuje smetnje, pomaže vam da ostanete usredotočeni i daje vam snagu da radite najbolje što možete.

Jedan od najboljih načina za prakticiranje obavljanja jednog zadatka je postavljanje fiksnog vremenskog ograničenja za fokusiranje na zadatak i zatim odmor. Ova tehnika upravljanja vremenom naziva se Pomodoro metoda, a učinkovit je način da maksimalno iskoristite svoje vrijeme.

6. Automatizirajte svakodnevne zadatke

Dakle, što se događa s onim zadacima male vrijednosti koji nisu dospjeli na vrh vaše liste prioriteta? Razmislite o zadacima kao što je zakazivanje sastanaka ili uzimanje minuta tijekom konferencijskih poziva - kladimo se da ih još morate obaviti, zar ne?

Najbolji način za upravljanje ovim zadacima je njihova automatizacija. Srećom, ima ih nekoliko aplikacije koje možete koristiti za automatizaciju svakodnevnih zadataka, kao što su IFTTT ili Zapier. To će osloboditi vrijeme i energiju za vrjednije i vremenski osjetljive zadatke i pomoći vam da postanete produktivniji.

7. Koristite pravi softver za upravljanje zadacima

Dobro je iskoristiti sve gore navedene savjete za upravljanje zadacima, no možda ćete i dalje imati problema s ostankom produktivnosti bez pravog softvera koji će vam pomoći u upravljanju zadacima. S obzirom na mnoštvo alata za upravljanje zadacima koji obećavaju da će vas preko noći pretvoriti u moćnika produktivnosti, odabir prave opcije može biti zastrašujući.

Pa, kako možete odaberite pravi online alat za upravljanje zadacima? Prvo što trebate učiniti je procijeniti svoje potrebe. To ovisi o vašoj profesiji, stilu rada i preferencijama, veličini tima itd. Procjena vaših potreba znatno olakšava usporedbu različitih alata za upravljanje zadacima kako biste pronašli najbolju opciju za vas.

Učinite više u kraćem vremenu uz ove savjete

Poboljšanje vaših vještina upravljanja zadacima ključ je za podizanje vaše produktivnosti na višu razinu. Bilo da ste voditelj projekta ili student, korištenje pravih tehnika upravljanja zadacima pomoći će vam da postignete više u manje vremena. Uključivanjem ovih savjeta za upravljanje zadacima u svoju dnevnu rutinu, možete osigurati da označite sve stavke na popisu obaveza.