Čitatelji poput vas podržavaju MUO. Kada kupite putem poveznica na našoj stranici, možemo zaraditi partnersku proviziju. Čitaj više.

Korištenje Kanban ploča za vaše projekte izvrstan je način za pojednostavljenje procesa i povećanje produktivnosti. Bilo da radite s timom ili idete sami, Kanban ploče vizualno predstavljaju vaš napredak, što olakšava upravljanje.

Ovaj članak pruža korak po korak vodič za stvaranje i korištenje Kanban ploče u Excelu.

Stvaranje zaostatka za vašu Kanban ploču

Počnimo s otvaranjem nove Excel radne knjige. Nakon otvaranja, pronaći ćete karticu pod nazivom List1 na dnu radne bilježnice. Dvaput kliknite karticu i dobit ćete Preimenuj list iskočiti. Preimenujte list u Zaostatak.

Koristit ćemo ovu tablicu za postavljanje tablice zaostataka svih zadataka tijeka rada koji će činiti osnovu naše Kanban ploče.

Da biste stvorili zaostatak, slijedite dolje navedene korake:

  1. Odaberite prvih nekoliko ćelija gornja dva retka i spojite ih klikom na Sjediniti ikona koja se nalazi unutar alatne trake.
    2. instagram viewer
  2. Sad piši Zaostatak unutar spojenih ćelija kako biste tablici dali naslov.
  3. Prilagodite veličinu fonta, boju ćelije i poravnanje teksta naslova prema svojim željama.
  4. Budući da stvaramo jednostavnu Kanban ploču, dodat ćemo dva stupca našem zaostatku (ispod naslova): Naslov zadatka i Opis zadatka. (Za detaljniji zaostatak jednostavno dodajte potrebne stupce).
  5. Da biste tablici dodali granice, odaberite 12 redaka (ili onoliko koliko je potrebno) ispod Naslov zadatka stupac. Idi na Granice ikona (pored Podebljano ikona) i kliknite padajuću strelicu. Odaberite Izvan granica opcija.
  6. Učinite isto za redove ispod Opis zadatka stupac.

Vaša tablica zaostataka je spremna. Sve što sada trebate učiniti je napuniti ga i trebali biste imati nešto poput ovoga:

Stvaranje Kanban ploče

Sada kada imamo svoj zaostatak, vrijeme je da stvorimo Kanban ploču koju ćemo koristiti u našoj Kanban ploči. Za to kliknite na plus znak na dnu lista za stvaranje i otvaranje novog lista.

U novom listu izradimo Kanban ploču slijedeći dolje navedene korake:

  1. Napravite naslov ploče spajanjem gornjih ćelija i upisivanjem naslova. Veličinu fonta i boju ćelije možete prilagoditi svojim željama.
  2. Budući da ovdje ciljamo na jednostavnost, dodat ćemo samo tri odjeljka ploče, tj. Napraviti, U nastajanju, i Gotovo. (Možete dodati više odjeljaka ako vaš tijek rada ima više faza).
  3. Dodajte debele obrube dijelovima Kanban ploče pomoću Granice ikona.

Kanban ploča je gotovo spremna, pa ćemo prijeći na izradu karata.

Izrada Kanban kartica

Slijedite dolje navedene korake za izradu Kanban kartica:

  1. Desnom tipkom miša kliknite naslov retka i odaberite Visina reda.
  2. Otvorit će se skočni prozor u koji trebate unijeti željenu visinu; 25 u našem slučaju.
  3. Slično, podesite visinu retka ispod na 50, a onog ispod na 25.
  4. Dobit ćete karticu koja se sastoji od 3 ćelije sa sljedećim visinama redova: 25:50:25
  5. Odaberite svaku od tri ćelije Kanban kartice i dodajte granice tako da odete na Granice ikona i odabir Debele vanjske granice.
  6. Kopirajte novostvorenu karticu kako biste stvorili onoliko karata koliko želite.
  7. Primijetit ćete da će veličine ćelija biti postavljene na zadane. Dakle, morat ćete prilagoditi veličinu ćelija jednu po jednu.
  8. Za brže pritisnite Ctrl i odaberite sve ćelije koje moraju imati visinu reda od 25. Sada desnom tipkom miša kliknite bilo koje od naslova odabranih redaka i prilagodite visinu retka (kao što je prethodno spomenuto). Svi odabrani redovi sada će imati visinu retka od 25.
  9. Ponovite isti postupak za sve ćelije kojima je potrebna visina reda od 50.
  10. Stavite debeli obrub oko područja oko kartica i ispunite ga bojom pozadine kako bi izgledalo estetski lijepo.

Za povezivanje podataka u našem zaostatku s Kanban karticama, slijedite korake u nastavku:

Dodavanje naslova zadataka Kanban karticama

Da bismo dobili naslov zadatka našeg prvog zadatka od Zaostatak list:

  1. Odaberite gornju ćeliju (B5) prve kartice i napišite =.
  2. Idi na Zaostatak list i odaberite prvu ćeliju (C4) ispod Naslov zadatka stupac.
  3. Vratite se na list Kanban ploče i vidjet ćete sljedeću formulu: 
    =Zaostatak! C4
  4. Pritisnite i enter i vratit će podatke u ćeliju (C4) lista zaostataka (tj. Istraživanje u našem slučaju).
  5. Kopirajte formulu =Zaostatak! C4 u gornjim ćelijama preostalih Kanban kartica i promijenite brojeve ćelija za svaku karticu. Dakle, formula bi bila =Zaostatak! C5 (odgovara naslovu drugog zadatka) za drugu karticu i =Zaostatak! C6 za naslov trećeg zadatka i tako dalje. Kanban kartice bi trebale izgledati ovako:

Korištenje uvjetnog oblikovanja kako bi kartice bile vizualno ugodne

Vidjet ćete da gornje ćelije svih kartica sada vraćaju vrijednosti Naslovi zadataka stupac iz Zaostatak list. Međutim, nekoliko karata (u našem slučaju posljednje dvije) vraćaju 0 u svojim gornjim ćelijama jer nema vrijednosti u odgovarajućim ćelijama u Zaostatak. Kako bi kartice bile vizualno ugodne, mi ćemo koristite uvjetno oblikovanje u Excelu za oblikovanje podataka i uklonite 0s:

  1. Odaberite sve gornje ćelije Kanban kartica i idite na Uvjetno oblikovanje > Postavite novo pravilo.
  2. u Uvjetno oblikovanje odaberite vrijednost ćelije jednako 0, promijeni boja fonta na bijelo i kliknite učinjeno.

Dodavanje opisa zadataka Kanban karticama

Slijedit ćemo sličan pristup da bismo vratili opise zadataka iz Zaostatak u srednje ćelije Kanban karata. Samo ovaj put će formule biti =Zaostatak! D4, =Zaostatak! D5itd. Kao i kod naslova zadataka, crne ćelije iz Zaostatak će se vratiti 0, što možete popraviti pomoću uvjetnog oblikovanja, kao što je već spomenuto.

Još jedan problem koji ćete primijetiti kada dodajete opise zadataka Kanban karticama jest da će se tekst izliti iz ćelija. Da bismo to spriječili, mi ćemo prelomi tekst u Excelu Stanice:

  1. Odaberite sve srednje ćelije kartica.
  2. Kliknite na Zamotati ikona (pored Uskladiti ikona) na alatnoj traci.

Dodavanje završnih detalja

Iako su Kanban kartice spremne (i povezane sa zaostatkom), evo nekoliko dodatnih koraka da ih učinite još boljim:

  1. Upotrijebite donju ćeliju kartica za (ručno) dodavanje primatelja zadatka.
  2. Poravnajte podatke ćelije u sredini ćelije pomoću Uskladiti ikona.
  3. Uklonite rešetke: Idite na alatnu traku, kliknite Pogled odjeljak i poništite okvir pokraj Rešetke da ih ukloni.

Izrada pokretnih Kanban kartica

Ako ste do sada slijedili korake, trebali biste imati spremne zaostale zadatke, Kanban ploču i Kanban kartice. Ali nećete moći lako premještati ove karte po ploči. Slijedite korake u nastavku kako biste Kanban kartice učinili pokretljivima:

  1. Kopirajte Kanban karticu koju želite staviti na ploču.
  2. Kliknite desnom tipkom miša na ploču na koju želite staviti karticu.
  3. Ići Posebno zalijepi i odaberite Povezana slika opcija (koja je zadnja opcija ispod Ostale mogućnosti lijepljenja).
  4. Slijedite isti postupak za ostale Kanban kartice.

Povećajte svoju učinkovitost pomoću Kanban ploča

Sada kada imate osnovnu strukturu svoje Kanban ploče, na vama je da je personalizirate kako bi odgovarala zahtjevima vašeg projekta. Sjajan način da se maksimalno iskoristi potencijal Kanban tehnike je kombinirati je s drugom strategijom produktivnosti, kao što je GTD metoda.