Kako koristiti ChatGPT za pisanje teških e-poruka na poslu

Teški e-mailovi su neizbježni u nekom trenutku vaše karijere. Bilo da se radi o odbijanju dodatnih projekata ili traženju slobodnog vremena, pisanje e-pošte može izazvati tjeskobu, a zatim smoći hrabrosti pritisnuti Pošalji.

Poznato je da ChatGPT pomaže ljudima u pisanju popratnih pisama i životopisa, pa se možda pitate može li i vama pomoći u pisanju teških e-poruka. Ako umjetnoj inteligenciji pružite odgovarajuće informacije, možete dobiti sadržaj koji ćete koristiti kao temelj za svoju e-poštu. ChatGPT vam može pomoći da se usredotočite na poruku bez ikakvih emocija koje proživljavate.

Korak 1: Otvorite ChatGPT

Spremni ste za početak ako već imate račun s ChatGPT-om. Ako ste novi u ChatGPT-u, možete kreirati račun pomoću svoje e-pošte ili Google računa. Ako se prijavljujete za novi račun, trebali biste imati mobilni telefon pri ruci, budući da će vam platforma poslati SMS s potvrdnim kodom za početak.

Korak 2: Predstavite sebe i svoju ulogu u organizaciji

Prije nego što od ChatGPT-a zatražite pisanje e-poruka vezanih uz posao, trebali biste predstaviti sebe, svoj posao i svoje odgovornosti platformi. ChatGPT će koristiti podatke koje nam dostavite za izradu e-poruka koje nudi.

Kada pošaljete svoj uvod, platforma će odgovoriti, dajući vam do znanja vitalne informacije koje je dobila iz vašeg uvoda. Ako vam je ovo prvi put da radite s platformom, cijenit ćete pozitivne povratne informacije koje vam daje kada se predstavljate.

Evo primjera uvoda:

Evo odgovora ChatGPT-a:

Korak 3: Zamolite ChatGPT da napiše e-poštu koju želite

Nakon što ChatGPT-u javite svoj posao i za koga radite, spreman je za izradu izazovnih e-poruka u pisanju kojih vam treba pomoć. Bit ćete ugodno iznenađeni koliko brzo umjetna inteligencija stvara e-poštu s kojom možete raditi.

E-pošta za ostavku

Bez obzira na to jeste li uzbuđeni zbog sljedeće faze u svojoj karijeri ili dajete otkaz jer ste se zasitili trenutnih okolnosti, pisanje e-pošte s ostavkom može biti teško. Ne želite spaliti mostove, pa želite otići pozitivno.

Ne zaboravite da će vam u budućnosti možda trebati preporuke i da želite biti sigurni kada navodite imena ljudi s kojima ste radili. Vaše pismo o ostavci nije vrijeme za raspravu o upravi, pravilima o godišnjim odmorima ili žaljenje na svoje kolege; radi se o davanju obavijesti poslodavcu.

Iznad ćete vidjeti pismo ostavke generirano putem ChatGPT-a koje se oprašta i daje upravi do znanja da ćete surađivati ​​s njima kako bi prijelaz bio što lakši. Želite li dati otkaz na poslu? Ovdje su neka financijska razmatranja na koja se treba pripremiti.

Pošaljite e-poruku da obavijestite svog nadređenog da nećete ispuniti rok

Ako imate poteškoća s poštivanjem roka, najbolje je obavijestiti svog nadređenog ili upravitelja što je prije moguće. Kada je menadžment svjestan da ne možete ispuniti rok, možda će moći izvršiti prilagodbe koje će vam omogućiti da ispunite rok.

Kada drugi ljudi ili sljedeći korak ovise o tome da ispunite rok, sve može stati dok vaš zadatak nije dovršen. Davanje do znanja ljudima koji se oslanjaju na vas da nećete ispuniti rok prije ili kasnije može vam pomoći u očuvanju odnosa s upravom i vašim timom.

E-pošta za zahtjev za hitno odsustvo

Već se osjećate pod stresom zbog situacije koja je uzrokovala potrebu za zahtjevom za dopust, a usredotočenje na pisanje e-pošte posljednja vam je stvar na umu. Kako biste riješili hitan slučaj, morate napisati e-poruku svom upravitelju ili nadređenom sa zahtjevom za dopust.

Čak i ako ste već razgovarali o dopustu sa svojim upraviteljem, možda ćete im morati poslati nešto u pisanom obliku. Budite realni o tome koliko vam vremena treba i postavite razumna očekivanja svom poslodavcu o tome kada očekujete povratak na posao.

Budući da postoji vjerojatnost da je ovo zahtjev u zadnji tren, možda ćete htjeti naznačiti kako vas se može dobiti ako planirate biti izvan grada. Također možete uvjeriti svog upravitelja ili nadređenog da ćete redovito provjeravati svoju e-poštu i govornu poštu kako biste ostali u toku sa svojim odgovornostima.

E-poštom da kažete "ne" projektu

Iako biste možda željeli odgovoriti na zahtjev za preuzimanjem drugog projekta s “zajebavaš me?”, možda bi bilo bolje da odgovorite taktično. Trebali biste brzo poslati e-poštu, pogotovo ako ste skloni svemu reći da.

Ako predugo čekate na slanje e-pošte, možda ćete pronaći razloge koji će vas uvjeriti da kažete da, čak i kada vam intuicija govori da to nije dobra ideja, a već imate puno toga na tanjuru. Morate osigurati da e-pošta ne izgleda kao da jednostavno ne želite obaviti posao.

Izmijenite e-poštu koju ChatGPT generira kako bi bila u skladu s pravilima organizacije i odgovarala osobi koja je podnijela zahtjev. E-mail vašem nadređenom bit će formalniji od e-maila kolegi. Ako trebate raditi na ovome, možda će vas zanimati učenje kako pristojno reći "ne" na poslu.

Pošaljite e-poštu da biste razjasnili organizacijske prioritete

Ponekad možemo biti preopterećeni svojim obavezama i ne znamo odakle početi. Umjesto da to pokušavate samostalno shvatiti, najproduktivnija stvar koju možete učiniti jest pitati svog upravitelja ili nadređenog na što žele da se usredotočite.

Traženje pomoći može biti zastrašujuće, jer ne želimo ispasti kao da ne znamo što radimo. Bolje je pitati vodstvo nego pretpostavljati. Možda mislite da bi nešto trebalo biti prioritet, ali to možda nije ono što je kritično za organizaciju.

Umjesto da gubite vrijeme na projekt koji organizaciji nije prioritet, najbolje je tražiti potvrdu. Ako trebate pomoć pri određivanju prioriteta, možda će vas zanimati najbolje aplikacije koje možete koristiti za određivanje prioriteta zadataka na poslu.

Korak 4: Pregledajte i uredite e-poruke koje ChatGPT stvara

Nakon što ChatGPT izradi e-poštu koristeći vaš upit, trebali biste je pregledati i izvršiti potrebna uređivanja. Neke od stvari spomenutih u nacrtu možda se ne odnose na vas, a AI može propustiti kritične informacije koje želite uključiti.

Korak 5: Pošaljite e-poštu

Ovo je vjerojatno najizazovniji dio pisanja teške e-pošte. Prestanite brinuti o reakciji i pošaljite je! Prije nego pritisnete Pošalji, možda ćete htjeti naučiti greške zbog kojih poslovna e-pošta izgleda neprofesionalno.

Teške e-poruke moraju se slati

Slanje e-pošte negativne prirode može biti izazovno, ali to treba učiniti. Izbjegavanje složenih tema može uzrokovati više problema nego što ih rješavanje stvara. Iako pisanje teške e-poruke može izazvati tjeskobu, osjećat ćete se bolje kada pritisnete Pošalji.

Vaš upravitelj ili nadređeni možda neće biti zadovoljni porukom, ali će cijeniti što ste im rekli što se događa s dovoljnom obavijesti. Suočavanje sa sukobom možda nije vaša omiljena stvar, ali važno je njime učinkovito upravljati. Upravljanje sukobima bitna je vještina koju treba naučiti profesionalno i osobno.