Zašto vam je potreban plan produktivnosti i kako ga izraditi

Hustle kultura nas sve tjera da razmišljamo da svaku svoju sekundu trebamo uložiti u posao ako želimo postići svoje financijske ciljeve (ili samopoboljšanje). Ne samo da je štetan za naše mentalno i fizičko zdravlje, već je i kontraproduktivan.

Kada vam je jedina stvar na umu "učiniti više", često vam nedostaju učinkovitost i točnost. Iako ulažete više sati, ne dobivate toliko posla. To je zato što ne planirate.

Svi smo svjesni važnosti planiranja za uspjeh bilo kojeg projekta, ali kada je produktivnost u pitanju, u nju se odmah ubacujemo bez puno razmišljanja. Upravo zbog toga često ne uspijevamo ostvariti svoje ciljeve produktivnosti.

Što je plan produktivnosti i zašto ga je važno imati?

Dok je pojam "plan produktivnosti" sam po sebi jasan, ključno je dati mu jasnu i konciznu definiciju kako biste točno znali što pojam podrazumijeva:

Plan produktivnosti ocrtava vaše ciljeve (i kratkoročne i dugoročne) i strateški ih raspoređuje tijekom dana, tjedana ili mjeseci kako biste povećali svoju produktivnost dok se bavite ključnim preprekama produktivnost.

Jeste li se ikada zapitali zašto gledanje YouTube videozapisa o hakiranju produktivnosti kasno navečer ili čitanje članaka o poboljšanju vaše produktivnosti nije bilo plodonosno? Nije zato što svi ti članci i videozapisi daju pogrešne savjete i strategije.

Svi imamo različite načine razmišljanja, ciljeve i probleme; svatko od nas ima drugačiji stil rada i dolazi iz različitih sredina. Ovi internetski članci i videozapisi su generalizirani i ne bave se našim jedinstvenim skupom problema i prepreka produktivnosti.

S odgovarajućim planom produktivnosti koji vam je na raspolaganju, nećete morati naslijepo skakati s jednog zadatka na sljedeći. Imat ćete ispravan plan puta za dan (tjedan ili mjesec), čime ćete se više usredotočiti na svoje ciljeve i manje ćete biti ometeni. Planiranje produktivnosti daje vam osjećaj kontrole, smanjujući vjerojatnost da ćete se osjećati preopterećeno ili pod stresom.

Kako izraditi plan produktivnosti

Planiranje produktivnosti nije raketna znanost. Sve što trebate je zauzeti ispravan stav, sjetiti se svojih ciljeva i krenuti otvorenog uma. Morate odbaciti kroz prozor sve dogme produktivnosti o "buđenju u 4 ujutro" ili "tuširanju hladnom vodom" i vidjeti što vam odgovara.

Budući da je plan produktivnosti jedinstven za vaše ciljeve, temperament i način razmišljanja, ne postoje stroge smjernice o tome kako ga izraditi. Međutim, sljedeći koraci daju fleksibilan plan procesa koji možete koristiti:

1. Postavite SMART ciljeve

Besciljnim hodanjem nećete nikamo odvesti. Imati evidenciju svojih ciljeva i zadataka olakšava prijelaz s jednog zadatka na drugi. Zato je važno postaviti SMART ciljeve jer vam oni pomažu pratiti napredak, poboljšati motivaciju i povećati produktivnost.

Nakon što imate svoje ciljeve na papiru, razmislite o svemu što trebate učiniti da biste ih ostvarili. To može uključivati ​​zadatke vezane uz vaš posao ili poslovne ciljeve, navike za samopoboljšanje, osobne projekte ili dnevne odgovornosti. Započnite sa svime što vam padne na pamet, bez obzira koliko trivijalno izgledalo, i grupirajte ih pod relevantne ciljeve.

2. Pratite vrijeme

Pratite kako provodite svoje vrijeme tijekom dana kako biste dobili predodžbu o svom prosječnom danu. Koliko produktivnih sati imate dnevno? Koje vam aktivnosti oduzimaju najviše vremena? Činite to nekoliko dana i iznenadit ćete se koliko vremena trošite na smetnje ili trivijalne aktivnosti kao što je provjeravanje e-pošte ili feedova društvenih medija.

Možete koristiti TimeCamp za automatsko praćenje vremena provedenog na računalu. Sve što trebate je registrirati se na njihovoj web stranici i preuzeti aplikaciju za računalo i ona će početi pratiti vaše vrijeme.

3. Analizirajte svoju vremensku tablicu i zabilježite izazove s kojima se trenutno suočavate

Nakon što nekoliko dana pratite svoje vrijeme, imat ćete dovoljno podataka za prikupljanje vrijednih uvida. Ako ste koristili TimeCamp, pristupite njegovom dnevniku vremena i imat ćete detaljan prikaz svojih dana.

Dok analizirate svoj dnevnik vremena, postavite si sljedeća pitanja:

• Koliko sati dnevno radite?
• Koliko vremena odlazi na društvene mreže?
• Koje vam aktivnosti oduzimaju najviše vremena?
• Koliko vam je vremena trebalo da izvršite određeni zadatak?

Odgovaranje na ova pitanja pomoći će vam da uočite prepreke koje vas sprječavaju da postanete produktivniji. Nakon što upoznate probleme, možete početi razmišljati o njihovim rješenjima.

Osim uobičajenih smetnji kao što su društveni mediji, trebali biste zabilježiti druge, naizgled nevažne, stvari koje bi vas mogle spriječiti da postanete produktivniji. Zapitaj se:

• Pada li vam teško raditi kasno poslijepodne?
• Osjećate li se letargično većinu vremena?
• Ne spavate kako treba?

Dok bilježite izazove, trebali biste ostati vjerni sebi. Pokušajte se ne opravdavati za svoje neproduktivno ponašanje.

4. Napravite i slijedite raspored

Koristeći uvide iz vaše analize, izradite raspored uzimajući u obzir svoje ciljeve. Iako je Google kalendar izvrstan za zakazivanje, ako ne radi, razmislite o korištenju besplatne alternative za Google kalendar za planiranje dana.

Ovisno o vašim ciljevima i satima najveće produktivnosti, dodijelite odgovarajuće dnevne ili tjedne sate za posao, fitness, slobodno vrijeme, obitelj ili osobne projekte. Nema ispravnog ili pogrešnog; sve ovisi o vašim ciljevima i osobnim preferencijama.

Na primjer, ako želite pokrenuti novi posao, trebali biste dodijeliti nekoliko sati tjedno za rad na svom poslu. Ali ako vam je cilj imati sjajno ljetno tijelo, smanjite vrijeme provedeno na telefonu i zakažite više tjednih treninga u teretani.

Bez obzira koji su vam ciljevi, važno je držati se realističnog rasporeda. Ne želite planirati svaku posljednju sekundu dana. Vaš bi raspored trebao biti dovoljno fleksibilan da se prilagodi iznenadnim planovima. I ne zaboravite uključiti dobro zaslužene odmore. Cilj nije ostati zaposlen, već povećati produktivnost.

5. Pronađite svoju idealnu strategiju produktivnosti i držite je se

Produktivnost većini nas nije prirodna. Međutim, upotreba isprobanih metoda može olakšati proces. Evo nekoliko strategija produktivnosti koje možete koristiti u svom rasporedu:

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee jednostavna je, ali učinkovita strategija koju možete uključiti u svoj raspored. Napravite popis od 6 zadataka koje morate obaviti svaki dan. Poredajte ih po važnosti i počnite s najvažnijim zadatkom. Cilj je završiti jedan po jedan zadatak.

Nakon što završite s prvim zadatkom, prijeđite na sljedeći, pa na sljedeći, dok ne završite s popisom. Ako ne možete izvršiti svih šest zadataka, jednostavno ih premjestite na sljedeći dan.

Ako želite saznati više, evo detaljnog vodiča kako koristiti metodu Ivy Lee za produktivnost bez stresa.

Paretovo načelo

Paretovo načelo, poznato i kao pravilo 80/20, poznata je strategija produktivnosti koja naglašava fokusiranje na najvažnije zadatke. Prema Paretovu principu, 20% (najvažnijih) zadataka daje 80% rezultata.

Upotrijebite pravilo 80/20 da odredite prioritete svojih zadataka dok se usredotočite na željene rezultate. Odredite ključne zadatke koji će dati najviše tih rezultata i usredotočite se na prvo dovršavanje tih zadataka.

Pomodoro tehnika

Povećajte svoju produktivnost pomoću Pomodoro metode tako što ćete se 25 minuta usredotočiti na jedan zadatak i zatim uzeti kratku stanku. Pomodoro metoda savršena je za izvršavanje velikih, zastrašujućih zadataka. Postaje puno lakše obvezati se i dovršiti kada zadatak podijelite na nekoliko manjih zadataka (koje možete dovršiti za 25 minuta).

6. Ponovno analizirajte svoju izvedbu i eksperimentirajte

Planiranje produktivnosti nije jednokratna stvar. Vaš prvi plan produktivnosti možda neće biti tako detaljan ili učinkovit kao što se nadate. Zato je važno pregledati svoj tjedni i mjesečni napredak.

Pogledajte koliko dobro funkcionira vaš plan produktivnosti. Identificirajte sve prepreke koje ste možda propustili i prilagodite svoj plan za njihovo rješavanje. Ako određena strategija ne daje rezultate, pokušajte drugu i zabilježite rezultate.

Povećajte svoju produktivnost s planom produktivnosti

Ako internetski savjeti za produktivnost ne funkcioniraju, vrijeme je da izradite personalizirani plan produktivnosti. Vaš plan trebao bi riješiti sve prepreke koje su vas sprječavale da dosegnete svoj maksimalni potencijal. Prilikom izrade plana, pobrinite se da rasporedite zadatke visokog prioriteta kako biste iskoristili svoje sate najvećeg učinka.

Iako će vam plan produktivnosti sigurno pomoći, važno je da ga se pridržavate. To znači stvoriti radno okruženje bez ometanja, uključujući vaš telefon. Ali ako je vaš pametni telefon blizu, trebali biste slijediti dobre navike pametnog telefona.