Notion je postao omiljen među obožavateljima i za profesionalnu i za osobnu upotrebu, i to iz dobrih razloga. Dolazi u kompletu s mnoštvom značajki koje su korisne za razne stvari, od stvaranja jednostavnih popisa obaveza do praćenja stotina podataka.
Među tim izvrsnim značajkama su jednostavna tablica i baza podataka tablica, koje u biti prikazuju podatke u tabelarnom obliku. Iako izgledaju slično, zapravo su svijet različiti. Prođimo kroz razlike između ovih alata i kada možete koristiti svaki od njih.
Što je pojmovna jednostavna tablica?
Jednostavna tablica u Notionu osnovni je način organiziranja podataka u tabličnom obliku. Ovdje u biti radite s redovima i stupcima kao što biste radili s jednostavnom proračunskom tablicom. Možete preurediti retke i stupce, dodati nove, prilagoditi širinu stupca i pretvoriti prvi redak/stupac u zaglavlje s podebljanim tekstom i drugom bojom pozadine.
Ako smatrate da tablica izgleda previše jednostavno za vaš ukus, također možete formatirati tekst unutar ćelija pomoću dostupne opcije (boja teksta i pozadina, podebljano, kurziv, podcrtano, precrtano, kod i jednadžba). Možete čak dodati emojije i simbole unutar ćelija. Ostale korisne stvari koje možete dodati u ćeliju uključuju vezu na stranicu, datum, osobu i podsjetnik.
Nažalost, to je prilično mnogo za jednostavne tablice. Ne možete razvrstati podatke na smislen način niti umetnuti formule u ćelije da biste izračunali sadržaj određenih redaka ili stupaca. Ne postoji niti jedna druga vrsta podataka koju možete koristiti u ćelijama, poput potvrdnih okvira i postotaka.
Međutim, iako jednostavna tablica ne nudi puno funkcionalnosti, ona je još uvijek vrlo zgodna, pogotovo kada sve što stvarno želite učiniti je prikazati statične podatke na organiziraniji način.
Što je baza podataka tablice pojmova?
Tablica baze podataka u Notionu pomalo nalikuje jednostavnoj tablici. Imate retke i stupce u koje možete smjestiti svoje podatke, a možete dodati onoliko redaka i stupaca koliko želite. Međutim, za razliku od jednostavnih tablica, tablične baze podataka dolaze s puno više značajki.
Kao prvo, tablična baza podataka je fleksibilna kada je u pitanju njen sadržaj. Niste ograničeni na uobičajeni tekst, datume, podsjetnike, poveznice na stranice i osobe. Vrlo ste slobodni dodavati druga svojstva ćeliji, kao što su brojevi, potvrdni okviri, e-pošta, URL-ovi, telefoni, pa čak i datoteke.
Postoje i naprednija svojstva poput formula koje izračunavaju sadržaj određenih ćelija, relacije koji povezuju bazu podataka s drugom bazom podataka i roll-up, što je naprednija vrsta izračuna unutar baza podataka.
Tablica baze podataka također može promijeniti svoj oblik. Ako smatrate da bi se vaši podaci mogli složiti na bolji način osim u tablici, možete ih jednostavno promijeniti u ploču, vremensku traku, galeriju, popis ili kalendar. Prikaz ploče sličan je Kanban ploči jer organizira vaše podatke prema statusu.
Prikaz vremenske trake, s druge strane, izgleda kao Gantogram koji prikazuje rasporede zadataka. Kalendarski prikaz također prikazuje rasporede zadataka, ali umjesto vremenske trake, prikazuje cijeli mjesec. Popis i galerija upravo su ono što sugeriraju njihova imena: prikaz popisa prikazuje podatke u obliku popisa, dok prikaz galerije prikazuje podatke poput galerije fotografija.
Ima i drugih napredne značajke baze podataka Notion možete provjeriti, kao što su filtri, sortiranje i povezana baza podataka.
Kada koristiti pojmovnu jednostavnu tablicu
Jednostavnu tablicu najbolje je koristiti kada radite sa statičkim podacima koji ne zahtijevaju nikakvo posebno rukovanje (npr. izračuni i relacije). Recimo da vam je potrebna uredna i organizirana prezentacija vaših podataka bez kompliciranih gumba i alata baze podataka. Jednostavne tablice mogu dobro poslužiti.
Također su vrlo prilagođeni početnicima. Ako ste novi u Notionu, vjerojatno ćete se zastrašiti nad zvonima i zviždaljkama baza podataka. Umjesto da se opterećujete nepoznatim Terminologija pojmova u bazama podataka, možete jednostavno prijeći na jednostavne tablice i raditi svoj put do baza podataka.
Primjeri slučajeva upotrebe za pojmovne jednostavne tablice
Da bismo vam dali bolju ideju o tome gdje možete koristiti jednostavne tablice, evo nekoliko primjera:
- Dodjela sobe
- Raspored sati
- Popis namirnica s količinama
- Brainstorming sesija
- Definicija uvjeta
- Usporedba
- Izvješće o razredu
- Povijest revizija
Kada koristiti bazu podataka tablice pojmova
Tablica baze podataka može dobro doći u situacijama kada vam je potrebno više od prezentacije osnovnih podataka. Budući da ćete podatke koristiti umjesto da ih samo prikazujete, potrebno vam je više funkcionalnosti na raspolaganju. Ovdje na scenu stupaju tablice podataka.
Posebno su korisni za hvatanje informacija s ponavljajućim, kategoričkim komponentama. Jedan primjer je imenik zaposlenika, gdje ćete vjerojatno unijeti iste podatke za lokaciju, ulogu i odjel više puta. Umjesto da morate uvijek iznova upisivati stavku, možete jednostavno koristiti svojstvo Odaberi baze podataka tablice.
Ova dodatna svojstva također vam mogu pomoći da bolje razumijete podatke ili ih jasnije prikažete. Na primjer, možete razvrstati zaposlenike po lokaciji ili ih filtrirati po ulozi. Ako ste za ovo upotrijebili jednostavnu tablicu, morali biste ručno provjeriti mjesto i ulogu i prema tome preurediti podatke.
Primjeri slučajeva upotrebe za bazu podataka Notion Table
Tablične baze podataka također se preporučuju za upravljanje projektima i zadacima, izradu bullet dnevnika, pa čak i izgradnja jednostavnih CRM-ova u Notionu. Ostali značajni slučajevi upotrebe tabličnih baza podataka uključuju sljedeće:
- Spremište
- Putokaz
- Praćenje proračuna
- Upravitelj kontakata
- Bilješka sa sastanka
- Pratilac ciljeva
- Kalendar sadržaja
- Planer putovanja
Bolja organizacija podataka uz Notionovu jednostavnu tablicu i bazu podataka
Unatoč očitim razlikama, jednostavne tablice i baze podataka tablica u biti imaju jedan cilj: organizirati podatke na način koji je najbolje razumljiv korisniku ili čitatelju. Naići ćete na situacije kada jednostavna tablica može sasvim dobro funkcionirati, ali bit će slučajeva, posebno u uredskom okruženju, kada trebate baze podataka tablica.
Na vašu sreću, Notion olakšava rad s oba, a najbolji dio je to što možete jednostavno pretvoriti jedan u drugi (transformirati jednostavnu tablicu u bazu podataka tablica i obrnuto). Na ovaj način nećete morati brinuti hoćete li početi s pogrešnim alatom, jer ga možete jednostavno pretvoriti u drugi sa samo nekoliko klikova.