Većina korporacija, uključujući vladine organizacije, tvrtke i neprofitne organizacije, koristi Microsoft Excel za svoje proračune. Excel im nudi fleksibilnost, poznavanje i jednostavnost sastavljanja, sortiranja, upravljanja i analize podataka za proračun i predviđanje.
No je li Excel pravi alat za poslovni proračun? Odvagnimo prednosti i nedostatke korištenja Excela kao softvera za proračun kako bismo odgovorili na ovo važno pitanje.
Prednosti poslovnog proračuna u Excelu
Microsoft je pokrenuo Excel davne 1985. Prema anketi koju je Centage Corporation, većina financijskih direktora (gotovo 88%) još uvijek koristi proračunske tablice za svoj poslovni proračun. To govori puno o korisnosti programa. Ali zašto je Excel toliko popularan kao alat za poslovni proračun? Hajde da vidimo.
1. Svi znaju kako koristiti Excel
Većina diplomiranih studenata koristila je Excel, na ovaj ili onaj način, tijekom studija. To dokazuje svestranost programa i činjenicu da gotovo svi znaju osnove programa. Budući da je većina vaših zaposlenika već upoznata s osnovama Excela, sve što im treba je malo potaknuti u pravom smjeru i začas će upravljati vašim poslovnim financijama.
Određivanjem proračuna u Excelu uštedjet ćete vrijeme i resurse koji bi inače bili potrošeni na obuku - osobito korisno ako vodite malu tvrtku ili startup s ograničenim resursima.
2. Excel je jeftin i lako dostupan
Gotovo svatko ima primjerak Microsoft Excela. Ako vaša tvrtka zahtijeva da više ljudi sudjeluje u procesu proračuna, možete dijeliti pristup sa bilo kim tko ima kopiju Excela bez kupnje dodatnih licenci. Kad je to moguće, male tvrtke trebale bi izbjegavati softver za proračun poduzeća jer može povećati troškove.
3. Možete prilagoditi Excel proračunske tablice
U tvrtkama, posebno startupima, prilagodljivost je izuzetno korisna i tražena značajka jer različite razvojne faze poslovanja zahtijevaju različite pristupe. Jedna od najvećih prednosti Excel proračunskih tablica u odnosu na druge proračunske programe je ta da moć leži u rukama korisnika.
Excel je prilično složen program koji svojim korisnicima nudi fleksibilnost u obliku brojnih značajki i formula. Jednom kad ti razumjeti Excel formule, u biti možete raditi bilo što, od poslovnog proračuna do financijske analize i crtanja grafikona. Možete čak izraditi vlastite formule, makronaredbe i predloške proračuna u Excelu kako biste zadovoljili jedinstvene zahtjeve svoje tvrtke.
Nedostaci poslovnog proračuna u Excelu
Kao i bilo što drugo, Excel ima dosta ograničenja kada je u pitanju poslovni proračun.
1. Oduzima puno vremena i sklona je pogreškama
Poslovni proračun u Excelu zahtijeva ručni unos podataka. Budući da se toliko oslanja na ljudski trud, pogreške su praktički neizbježne. Vjerojatnost takvih pogrešaka povećava se s povećanjem veličine i složenosti proračuna, što dovodi do pogrešnih predviđanja proračuna i projekcija prihoda.
U tvrtkama vrijednim više milijuna dolara čak i obična tipfelerska pogreška ili pogreška u transponiranju može stajati milijune dolara. Uzmite primjer TransAlta: jednostavna pogreška izreži i zalijepi koštala je tvrtku 24 milijuna dolara. Tvrtke često pregledavaju i ispravljaju probleme u svojim Excel proračunskim tablicama kako bi spriječile takve rizike, što ih košta dragocjenog vremena, truda i troškova.
2. Problemi skalabilnosti za veće skupove podataka
Excel, budući da je jeftin i pristupačan, nudi malim tvrtkama niske barijere za ulazak uz besprijekornu korisnost i funkcionalnost. Međutim, kako posao raste, podaci potrebni za proračun i predviđanje drastično se povećavaju. Excel se često ne može nositi s velikom količinom podataka s brojnim formulama i makronaredbama i vjerojatno će se usporiti ili čak srušiti.
3. Nedostatak pristupa temeljenog na ulogama i sigurnosni problemi
Datoteke programa Excel lako se mogu dijeliti sa svima koji imaju kopiju programa, čime se ugrožavaju povjerljivi podaci tvrtke. Dok možete zaštititi Excel datoteke lozinkom, lozinka se mora podijeliti s relevantnim osobama tijekom proračuna.
Excel ne nudi pristup temeljen na ulogama, tako da svatko s lozinkom može pristupiti cijeloj proračunskoj tablici. To može biti velika briga u vezi s usklađenošću za većinu poduzeća.
Je li Excel pravi softver za vaše poslovne potrebe proračuna?
Excel ima svoje prednosti kao alat za poslovni proračun, ali najbolje je uložiti u softver za poslovni proračun ako se suočavate s problemima. Veće tvrtke će vjerojatno imati problema s Excelom kao jedinim proračunskim rješenjem.
Problemi s konsolidacijom podataka, koordinacijom, sigurnošću i suradnjom samo su neki od problema s kojima se veće organizacije mogu suočiti prilikom izrade proračuna u Excelu. Međutim, ako ste još uvijek mala tvrtka ili startup s ograničenim pokretnim dijelovima, Excel može biti svestran, jeftin i učinkovit alat za proračun.
Ako koristite Excel za svoj poslovni proračun, ali još uvijek ste zapeli s osnovama, razmislite o učenju nekoliko tečajeva napredne razine kako biste poboljšali svoj poslovni proces proračuna.
