Nikad ne šaljite loše koncipirane e-poruke. Ne samo da užasne strukture brkaju poruku, nego kod primatelja ostavljaju negativan dojam o vašoj radnoj etici i profesionalizmu. Dobre komunikacijske vještine ključne su u svakoj industriji.
Kako biste izbjegli pogreške, lektorirajte svoje nacrte. Ispravite ove loše prakse i pogreške koje se često zanemaruju i koje e-poštu čine neprofesionalnom.
1. Neželjeni predmeti
Marketinški stručnjaci misle da predmetne linije prodaje povećati stope otvaranja e-pošte; nažalost, daju suprotne rezultate. Primatelji obično ignoriraju pretjerano promotivne e-poruke. Osim ako vas već ne poznaju, nemaju obvezu provjeriti vašu poruku.
Umjesto da budete prodavači, budite angažirani. Sastaviti retke predmeta koji privlače pozornost koji sadrži opisne riječi koje potiču na razmišljanje. Pobudite znatiželju svojih čitatelja. Možete koristiti otvorena pitanja i prezentacije - samo provjerite jesu li relevantni za vašu poruku. U suprotnom bi vas primatelji mogli blokirati zbog zloporabe tema mamaca za klikove.
2. Vicevi i duhovite primjedbe
Dvaput razmislite prije nego što ubacite šale u svoju poslovnu e-poštu. Iako vam dijeljenje smijeha u nekim slučajevima može pomoći u izgradnji odnosa, često čini više štete nego koristi. Šale je teško slati putem e-pošte. Čak i bezbrižne igre riječi mogu se shvatiti kao sarkastične ili uvredljive ako vas čitatelj krivo shvati.
Kao opće pravilo, preskočite šale. Umjesto toga, istražite druge načine da poboljšate raspoloženje, npr. dijeljenjem osobne priče ili raspravom o zajedničkom interesu. Biti pristupačan i prijateljski nastrojen ne zahtijeva zezanje.
3. Emojiji i prekomjerni interpunkcijski znakovi
Više pružatelja poštanskih sandučića danas podržava emojije. Platforme poput Outlooka i Gmaila čak vam omogućuju umetanje emojija u retke predmeta.
Iako su zabavni i kreativni, ne pripadaju radnim e-mailovima. Ljudi različito percipiraju emojije. Na primjer, dok možete koristiti emotikon nasmijanog lica da izrazite radost, drugi bi to mogli vidjeti kao sarkazam. Smajlići ne prenose uvijek željenu poruku.
Također, sumnjivi trgovci vole emotikone. Ako ih često koristite, primatelji bi vas mogli povezati s napadima krađe identiteta, prodajnim biltenima i pretjerano promotivnim oglasima.
4. Pogreške pri upisu i gramatičke pogreške
Pogreške pri upisu ne mijenjaju namjeru. Čak i ako pogrešno napišete svaku riječ u svojoj e-pošti, čitatelji će je i dalje razumjeti kroz kontekstualne tragove. Napredne gramatičke pogreške mogu izazvati zabunu, ali tekst neće biti nerazumljiv.
Znači li to da možete previdjeti tipfelere? Definitivno ne! Iako pravopisne i gramatičke pogreške ne ometaju vašu poruku, izgledaju nemarno. Bilo da se predstavljate potencijalnom klijentu ili obavještavate kolegu, neprofesionalnim pisanjem imat ćete problema sa zadobivanjem njihovog povjerenja.
Najbolji pristup je pažljivo pregledati nacrte prije slanja. Provucite svoj tekst kroz a pouzdana provjera pravopisa, eliminirajte nepotrebno dlačice, prilagodite ton u skladu s tim i zamijenite složene riječi jednostavnijima. Ponovite ove korake onoliko puta koliko je potrebno.
5. Dugi odlomci
Budite oprezni kada kopirate skice e-pošte iz Google dokumenata ili Microsoft Worda. Programi za obradu teksta imaju različite zadane postavke. Ne možete očekivati da će vaše e-poruke izgledati onako kako su izgledale dok ste ih tipkali. Oni će se prilagoditi stilu fonta, veličini teksta i razmaku trenutnog programa.
Kao najbolja praksa, kopirajte i zalijepite bez oblikovanja pritiskom Ctrl/Cmd + Shift + V umjesto samo Ctrl/Cmd + V. Time se brišu prethodne promjene formata. A kako biste izbjegli dugačke tekstualne blokove, neka svaki odlomak ima dvije do tri rečenice.
6. Pretjerane informacije
Opširna objašnjenja su korisna, ali ih morate točno tempirati. Nemojte samo iznositi nasumične činjenice. Čitatelji će vjerojatno kliknuti na vašu e-poštu ako ih pretrpate informacijama od samog početka.
Dijelite samo ono što čitatelji trebaju. Kada objašnjavate složene teme, priložite relevantne istraživačke dokumente, zakažite virtualne konzultacije i odgovorite na sve upite koji vam se pojave.
7. Generičke završne izjave
Generički završni iskazi su udaljeni. Čine da izgledate neprofesionalno i oslabljuju zaključak vaše e-pošte. Imat ćete manje šanse za uspješno zatvaranje. Kada završavate e-poruke, koristite izravnije, sažetije alternativa "Radujem se što ću čuti od tebe".
Već su pretjerano korišteni. Čitatelji su ih već vidjeli stotine puta - neće ostaviti pozitivan učinak. Umjesto korištenja generičkih linija, koristite snažan CTA. Recite svojim čitateljima njihove mogućnosti i uputite ih u postupanje s vašom e-poštom.
8. Nepotrebni prilozi
Privici e-pošte olakšavaju dijeljenje informacija. Umjesto da pretrpavate čitatelje dugim, neželjenim porukama, uputite ih na relevantne resurse. Time se štedi vrijeme svim uključenim stranama.
S tim u vezi, trebali biste se suzdržati od masovnog slanja datoteka. Korisnici su općenito skeptični prema otvaranju privitaka jer bi mogli širiti zlonamjerni softver. Slanje više datoteka e-poštom izaziva čak i sigurnosne probleme.
Ako morate poslati nekoliko dokumenata istovremeno, koristite alat za dijeljenje datoteka kao što je Dropbox. Učitajte datoteke na željenu platformu, postavite potrebna ograničenja privatnosti, a zatim pošaljite vezu za pristup e-poštom.
9. “Kreativni” formati
Izbjegavajte igranje s odvažnim fontovima. Možete podcrtati, staviti u kurziv ili podebljati tekst za isticanje, ali koristite zadani stil fonta, boju i veličinu.
"Kreativni" tipovi slova donose zanemarive prednosti u profesionalnom okruženju. Odvlače čitatelje od vaše e-pošte. Umjesto da razumiju namjeru poruke, njihovi će se umovi usredotočiti na različite boje i stilove koje ste koristili.
Također, čudni formati čine da izgledate nedovoljno. Pružatelji usluga slanja pošte čak šalju e-poštu koja sadrži nečuvene dizajne i boje ravno u mape neželjene pošte.
Koristite kreativne predloške samo ako su u skladu s vašom markom. Na primjer, primjer u nastavku pokazuje kako virtualna platforma za okupljanje pod nazivom Gather dijeli svoje karakteristike bez ugrožavanja profesionalnosti.
10. Nejasni motivi
Mali razgovor može olakšati neugodne sastanke, ali rijetko odgovara poslovnoj e-pošti. Prestani lupati okolo. Većina će ljudi kliknuti ako smatra da je vaša poruka zamorna i zbunjujuća.
Da biste prenijeli svoje mišljenje, koristite jasan, sažet jezik. Uvod bi trebao biti kratak i privlačan, dok se tijelo mora odnositi na temu o kojoj se radi. Nejasna objašnjenja u konačnici će dovesti do naknadnih e-poruka koje troše vrijeme.
Ako ne možete sažeti temu u jednu poruku, umjesto toga organizirajte sastanak. Aplikacije za zakazivanje termina eliminirajte povratnu e-poštu kada planirate pozive. Jednostavno drugoj strani pošaljite vezu s pozivnicom e-poštom i pričekajte njihov odgovor.
Neka vaša radna e-pošta bude profesionalna i ugledna
Uz broj e-poruka koje redovito šaljete i primate, očekujte da će neke pogreške ispasti kroz pukotine. Povremene tipfelerske pogreške su razumljive. Međutim, imajte na umu da će se dosljedna upotreba predložaka s lošijim kriterijima loše odraziti na vas. Primatelji bi čak mogli smatrati da nisu vrijedni dobro promišljenih e-poruka. Nikada nemojte preskočiti fazu lekture.
Da biste sastavili još bolje e-poruke, proučite one loše koje primate. Pronađite sličnosti između različitih prodajnih prijedloga, biltena i pokušaja krađe identiteta u svojoj mapi neželjene pošte. Pravljenje gramatičkih pogrešaka je jedna stvar, ali korištenje IP adresa na crnoj listi, zlouporaba prodajnog jezika i nasumično masovno slanje poveznica je druga stvar.
