Ako ste zabrinuti da se vaše predstavljanje e-poštom čini slabim, ne brinite - niste jedini. Čak i vješti pisci provode sate smišljajući savršeni uvod. Svi znaju da trebaju privući pozornost čitatelja, ali samo rijetkima to polazi za rukom.
Kako biste savladali početne redove e-pošte, prvo proučite kako izgledaju loši. Evo nekih štetnih, ali često zanemarenih pogrešaka koje treba izbjegavati prilikom pisanja profesionalne e-pošte.
1. Upisivanje emojija i previše interpunkcijskih znakova
Emojiji su postali toliko uobičajeni da ih čak i odrasli ljudi koji nemaju pojma o tehnologiji koriste u svakodnevnim razgovorima. Uostalom, izražavanje emocija kroz tekst je nezgodno. Umjesto da točno opišete nijanse neverbalne komunikacije, lakše ćete kliknuti digitalne slike. Za osobniji osjećaj, čak biste mogli izradite prilagođene emojije pomoću aplikacija.
Unatoč praktičnosti emotikona, ne biste ih trebali koristiti u poslovnoj e-pošti. Izgledaju neprofesionalno. Neki bi vas čitatelji mogli čak povezati s dosadnim trgovcima koji e-poštu započinju masivnim emotikonima.
Isto pravilo vrijedi i za prekomjerne interpunkcijske znakove. Dok višestruki uskličnici i točke označavaju pojačane emocije, ponekad se doimaju kao spam. Koristite ih samo s bliskim prijateljima i vršnjacima. Inače riskirate da izgledate kao sumnjivi trgovci koji pretjerano koriste "!!!" stvoriti lažnu hitnost.
2. Korištenje Sales-y jezika
Agresivne taktike e-pošte rijetko kad više funkcioniraju. Primatelji automatski zatvaraju e-poštu s uvodom u prodaju, bez obzira na namjeru poruke. Jednom kada to učine, više ih ne otvaraju. Neki će ljudi čak potpuno blokirati pošiljatelja ako ga ne poznaju osobno.
Kako biste izbjegli isti tretman:
- Odbacite napadne uvodne retke e-pošte.
- Upotrijebite prvih nekoliko rečenica kako biste istaknuli svoj osobni brend umjesto da predstavljate CTA.
- Steknite povjerenje čitatelja prije svega. Bilo da želite povišicu plaće od svog poslodavca ili sastanak s toplim kontaktom, prvo se morate etablirati kao osoba od povjerenja.
3. Predugo traje s uvodom
Ironično, ljudi imaju tendenciju pretjerano objašnjavati kada su bez riječi. Oni kompenziraju neizvjesnost lutanjem i preusmjeravanjem čitatelja na povezane, ali nebitne elemente. To je prirodan odgovor. Ako ste neoprezni, mogli biste se zateći kako upisujete nekoliko odlomaka prije nego što dođete do srži svoje poruke.
Iako naizgled pomaže, over-a odbija čitatelje. Digitalni domorodci obično imaju kratak raspon pozornosti - neće dati priliku vašoj poruci ako počinje dugim, zamornim uvodom. Neka vam početak bude jasan. Spomenite svoje vjerodajnice, podijelite zašto im se obraćate, a zatim potaknite njihovu znatiželju bolnom točkom.
Zapamtiti: Uvodi moraju odrediti ton vaše poruke, a ne sažimati je. Pokušajte napisati informativan, privlačan uvod koji pruža kontekst i potiče čitatelje da se angažiraju. Također, ograničite se na dvije ili tri rečenice.
4. Predstavljamo previše žargona
Žargon se odnosi na tehničke riječi koje se koriste unutar određenih zajednica. Oni brzo prenose složene koncepte koji bi inače zahtijevali duga, suvišna objašnjenja. Ovi pojmovi nemaju sinonime. Na njih ćete se najviše osloniti kada s kolegama profesionalcima razgovarate o temama specifičnim za industriju.
Iako ključni, žargoni se također osjećaju isključujućima. Ne biste trebali nemarno pretpostaviti da će primatelji razumjeti složene, tehničke ideje. Inače biste ih mogli zastrašiti. Uvijek počnite e-poruke općim frazama i sažetim jezikom. Koristite žargon tek nakon što se predstavite i utvrdite namjeru poruke.
Stručni savjet: Izbjegavajte tehničke izraze i žargon kada pišete ljudima izvan industrije. Ako morate elaborirati previše složene stvari, učitajte relevantne resurse kao velike privitke datoteka umjesto toga.
5. Gluma preko poznatog
Komunikacija na radnom mjestu ne zahtijeva uvijek prijateljsko, veselo ponašanje. Osobne priče, fraze za popunjavanje i gluposti zbunit će vašu uvodnu rečenicu ako se izvuku iz konteksta. Prije nego što postavite ton svog predstavljanja, razmislite o svojoj razini bliskosti s primateljem. Poštujte njihove profesionalne granice.
Suvišni, formalni izrazi zvuče bezlično, ali oštar, neprikladni stav mogao bi djelovati uvredljivo. Budite lični bez da se ponašate pretjerano familijarno. A ako niste sigurni u svoj pristup, igrajte na sigurno i priklonite se formalnom tonu. Izbjegavajte fraze koje bi se mogle pogrešno protumačiti. Zauzmite manje formalan stav tek kada se druga strana zagrije za vas.
6. Razbacivanje šala i dobacivanja
Mnogi trgovci kunu se u duhovite uvode putem e-pošte. Tvrde da duhovite primjedbe grade odnos i privlače pažnju čitatelja. Smiješni uvodnici mogu vašu e-poštu učiniti privlačnijom, ali rizici nadmašuju prednosti. Šale je teško prenijeti putem e-pošte.
Čak i bezbrižna dosjetka može se pretvoriti u uvredljivu uvredu ako upotrijebite pogrešan ton, izraz i kontekst. Razmislite o korištenju šala samo u neobaveznim razgovorima s kolegama koje poznajete osobno. U suprotnom neka vaša poslovna e-pošta bude profesionalna.
7. Prateći neobične formate
Većina pružatelja usluga e-pošte prilagođava se istim stilovima, veličinama i bojama fonta koji se nalaze u programima za obradu teksta. Možete čak i preuzeti nove s web stranice s besplatnim fontovima. Iako fontovi izražavaju kreativnost, pažljivo birajte one koje koristite u profesionalnim porukama. Ne cijene svi neobične formate.
Da igrate na sigurno, koristite zadani stil kada pišete poslovne e-poruke. Nečuveni dizajni nisu samo neprofesionalni, već također ugrožavaju čitljivost. Na primjer, bijela pozadina ispire svijetle boje, dok veliki font odvraća čitatelje od manjeg teksta.
Postoji više profesionalnih načina izražavanja kreativnosti. Umjesto da se igrate s fontovima, pokažite svoj talent izrada web stranice od nule, učitavanje relevantnih sredstava ili stvaranje pisaćeg portfelja.
8. Izdavanje agresivnih upozorenja
Marketinški stručnjaci poput onih na gornjoj slici počinju svoju e-poštu s izmišljenim rokom. Iako privlači pažnju, također je i dosadan. Čak se i poslovne banke i zajmodavci predstavljaju prije nego što prionu na posao. Ako se vaša poruka otvori s agresivnim upozorenjem, čitatelji će je odbaciti kao neželjenu poštu.
Istražite druge načine na koje možete stvoriti hitnost. Umjesto da navodite rokove, koji rijetko utječu na kupnju, naglasite vrijednost svoje vremenski ograničene ponude. Izgledi ne reagiraju dobro na agresivne pristupe.
Ali ako možete izbjeći dodavanje rokova u početni redak, učinite to. Pružite vrijednost prije stvaranja hitnosti. Sklapanje posla bez objašnjenja vašeg prijedloga učinit će da izgledate napadno i očajno. Sačuvajte svoje CTA-ove za kraj.
Započnite slanje e-pošte sa snažnim, profesionalnim uvodom
"Savršena" početna linija ne postoji. Umjesto da se oslanjate na predloške, stvorite jedinstvene uvode koji su u skladu s namjerom vaše poruke i koji odjekuju kod primatelja. Upamtite: generički, pretjerano korišteni uvodnici nikada ne daju rezultate.
Iako vaš uvodni redak određuje ton vašoj e-pošti, nemojte trošiti sve svoje vrijeme na njega. Poslovni e-mailovi sastoje se od nekoliko dijelova. Trebali biste provjeriti ima li u nacrtu drugih nepažljivih pogrešaka, npr. praznih redova predmeta, gramatičkih pogrešaka i nedostajućih privitaka datoteka.