Digitalni nered očituje se na različite načine, uključujući neorganizirane radne površine, neotvorenu e-poštu, loše označene datoteke i pretrpane ulazne sandučiće. Oni proizlaze iz neurednog virtualnog života.
Ako ste skloni odgađanju organiziranja datoteka, vrijeme je da promijenite svoju lošu naviku. Onemogućuje produktivnost. Evo nekoliko načina na koje digitalni nered usporava vaš tijek rada, uzrokuje nepotreban stres i odvlači vas od vaših obaveza.
1. Razvrstavanje po nesređenim datotekama gubi vrijeme
Neorganizirani digitalni sustavi arhiviranja uzrokovani su lošim navikama. Većina korisnika nasumično šalje različite datoteke na svoje radne površine, preuzimanja ili mape dokumenata. Iako se u početku čini da je s nekoliko izgubljenih dokumenata moguće upravljati, oni bi se mogli brzo nakupiti ako zanemarite pravilno upravljanje.
Zapamtite: odabir kratkoročne pogodnosti stvara dugoročna uska grla. Kako nered gomila vaše mape, lociranje određenih datoteka postupno će oduzimati više vremena. Uzmite gornju fotografiju kao primjer. Nijedna od datoteka u toj mapi nije imenovana; morali biste sve pretražiti prije nego što pronađete ono što vam treba.
Da biste ispravili ovu lošu naviku, vježbati organizaciju datoteka. Osigurajte da svaka fotografija, video ili dokument koji spremite ide ravno u odgovarajuću mapu. Prema zadanim postavkama prestanite ih slati u svoja preuzimanja ili mape na radnoj površini.
2. Nered odvlači pažnju
Ostavljanje datoteka u njihovim zadanim mapama za spremanje zatrpava zaslon. Osim ako ne navedete novo odredište, oni će nastaviti ispunjavati vaša preuzimanja, dokumente ili mape na radnoj površini. Mogli bi vam zauzeti cijeli zaslon ako ne budete pažljivi.
Ne samo da ova vrsta nereda izgleda užasno, već također uzrokuje vizualno preopterećenje. Vaš um više radi na obradi raznih informacija. Posljedično, dodatni kognitivni stres će se činiti neodoljivim, spriječit će vas da budete najbolji i poremetiti vam tok misli.
Najbolje rješenje je da razviti konvencije o imenovanju datoteka (FNC). Označite svoje datoteke na temelju njihove namjene. U idealnom slučaju, vaš FNC trebao bi ilustrirati njihov sadržaj, funkciju, autora i relevantnost projekta—grupirajte imovinu na temelju zajedničkih karakteristika.
3. Gomilanje neiskorištenih softverskih programa usporava brzinu uređaja
Digitalni urođenici trebaju nekoliko poslovnih i osobnih softverskih programa. The Posao s aplikacijama izvještava da su globalni korisnici preuzeli 143 milijarde aplikacija u 2021. Uobičajeno je redovito isprobavati više alata.
Unatoč velikom broju preuzimanja, većina aplikacija biva napuštena. Statista kaže da se 25% koristi samo jednom. Pregledajte mapu za preuzimanje—naći ćete programe koje ste već zaboravili. Možda ste morali testirati novi alat za rad ili je možda neka moderna igra pobudila vašu znatiželju.
Držanje starih aplikacija pri ruci moglo bi se činiti zgodnim, ali one znatno usporavaju uređaje. Instalacija programa zauzima prostor na disku. I dalje će trošiti procesorsku snagu čak i ako ih ne pokrećete često.
Najbolje je prestati gomilati neiskorištene programe. Osim ako ne vidite da opetovano koristite nešto što ste preuzeli, izbrišite to. Samo ponovno instalirajte obrisane aplikacije prema potrebi.
4. Neorganizirana sredstva usporavaju praćenje zadataka
Korisnici prebrzo usvajaju poslovne aplikacije. Izvješće iz 2021 Okta, Inc. pokazuje da 10% poslodavaca u SAD-u koristi 199+ radnih alata. Da, svaki program donosi određene prednosti. Ali uključivanje previše u vašu dnevnu rutinu usporava vaš tijek rada—prebacivanje između platformi gubi vrijeme.
Koristite samo one koje trebate. Izgradnja i održavanje više sustava uzrokuje nepotreban kognitivni stres. Dok mijenjanje kartica traje nekoliko sekundi, usvajanje novih informacija zahtijeva barem nekoliko minuta. Imat ćete problema s održavanjem fokusa ako stalno skačete između zadataka.
Kako biste pojednostavili poslovne procese, uložite u platformu koja kombinira sve vaše radne alate. Na primjer, možete dobiti alati za upravljanje projektima. Omogućuju vam dodjeljivanje zadataka, praćenje napretka projekta, davanje najava za cijelu tvrtku i slanje privatnih poruka s jedne platforme.
5. Zbunjujuće je imati više računa s različitim vjerodajnicama za prijavu
Danas je uobičajeno imati nekoliko računa. Uzimajući u obzir različite platforme društvenih medija, alate za rad, sustave za upravljanje projektima, biltene i pružatelje usluga slanja, lako biste mogli imati desetak profila.
Nažalost, praćenje više vjerodajnica za prijavu je izazovno. Mnogi samo postavljaju kratke riječi iz rječnika koje se lako mogu sjetiti kao lozinke. Avast čak izvještava da 83% Amerikanaca reciklira slabe lozinke na osobnim i profesionalnim računima. Iako nezaboravni, oni su i nesigurni. Vješt haker mogao bi brzo zaobići uobičajene kombinacije brutalnim metodama hakiranja.
Odaberite dugačke alfanumeričke nizove kao zaporke. Ako imate problema s njihovim pamćenjem, uložite u a siguran, pouzdan upravitelj lozinki koji automatski ispunjava stranice za prijavu.
6. Čuvanje starih povjerljivih dokumenata dovodi vas u opasnost od krađe osobnih dokumenata
Osim što zatrpavaju vašu radnu površinu, neorganizirane datoteke ugrožavaju vašu sigurnost. Dokumenti državnih tijela, poslodavaca, poslovnih partnera, zdravstvenih ustanova i poslovnih banaka su povjerljivi osobne podatke (PII).
Imajte na umu da kriminalci mogu počiniti različite vrste prijevara s ovim osobnim podacima. Ako izravni identifikatori poput vašeg socijalnog osiguranja, punog službenog imena i podataka o poslodavcu padnu u njihove ruke, ništa ih neće spriječiti da vam ukradu identitet. Mogli su čak uzeti ogromne zajmove bez vašeg znanja.
Kao opće pravilo, poduzmite dodatne korake u zaštiti povjerljivih datoteka. Šifrirajte svoje mape, izbjegavajte slanje osobnih podataka putem e-pošte i trajno izbrišite stare dokumente pomoću programa za uništavanje datoteka.
7. Preopterećenost informacijama uzrokuje stres
Osobe koje obavljaju više zadataka često otvaraju desetke kartica odjednom. Oni istovremeno preuzimaju različite zadatke kako bi završili više posla, ali ironično, promjena konteksta samo ubija produktivnost. The American Psychology of Association kaže da vas kognitivni stres upijanja previše informacija i skakanja između zadataka čini neučinkovitima. Na kraju radnog dana manje ćete raditi.
Prestanite opterećivati svoj mozak podacima. Misli će vam lutati ako stalno vidite nasumične zadatke. Jedne minute završavate članak za posao, a sljedeće minute bezumno listate recepte za večeru.
Umjesto da ostavljate razne dokumente, datoteke i popise obaveza otvorenima, minimizirajte ih i složite dok vam ne zatrebaju. Samo se usredotočite na zadatak koji imate. Trebate mir i slobodu da ući u kreativno, produktivno stanje protoka.
Digitalni minimalizam i povećane ocjene produktivnosti
Pretrpan digitalni prostor jednako je štetan kao i neuredan stol. Iako organiziranje virtualnih datoteka može zvučati zamorno, češljanje kroz stotine datoteka, e-pošte i mapa potrošit će mnogo više energije. Da biste postali učinkoviti, pobrinite se da možete neprimjetno upravljati svojim digitalnim sustavima.
Također imajte na umu da uklanjanje nereda nadilazi organizaciju datoteka. Umjesto da samo sređujete svoje mape svakih nekoliko mjeseci, uključite praksu digitalnog minimalizma u svoj svakodnevni život. Stvorite naviku održavanja čistog virtualnog prostora.