Već godinama su tvrtke i korporacije diljem svijeta koristile Excel kao alat za upravljanje zalihama. No kako se uvodi mnogo namjenskih softvera za upravljanje zalihama, održivost Excela za ovaj zadatak je upitna.
Iako je Excel vrlo koristan program, je li dovoljan za upravljanje zalihama? Da bismo odgovorili na ovo pitanje, usporedimo Excel upravljanje zalihama sa softverom za upravljanje zalihama.
Zašto mnoge tvrtke koriste Excel za upravljanje zalihama
Excel je u osnovi program za proračunske tablice koji koristi mreže ćelija za brzu konsolidaciju, organiziranje i izračunavanje podataka. Međutim, to nadilazi osnovnu aritmetiku—Excel ima predloške i značajke za upravljanje projektima, računovodstvo, prognoziranje i drugi stručni poslovi. Zbog toga je to i glavna aplikacija za upravljanje zalihama za mnoge tvrtke.
Excel ima niske barijere za ulazak jer je ekonomičan. Samo trebate kupiti licencu za Microsoft Office i spremni ste. Zato ćete naći da ga koriste svi, od startupa do korporacija.
Nadalje, Excel je vrlo svestran. Možete ga prilagoditi prema svojim jedinstvenim zahtjevima i dodati makronaredbe, formule i predloške. S Excelom niste ograničeni samo na dosadne brojeve. Možeš stvarajte moćne grafikone i dijagrame u Excelu za vizualno predstavljanje i analizu podataka na prvi pogled.
6 nedostataka upravljanja zalihama u Excelu
Nema sumnje da Excel nudi impresivne značajke koje startupi i male tvrtke koriste za upravljanje svojim zalihama. Međutim, kako poduzeća rastu, javljaju se problemi zbog ograničenja programa Excel kao alata za upravljanje zalihama. Evo nekih njegovih ograničenja.
1. Dugotrajan proces i nedostatak automatizacije
Veće tvrtke bave se opsežnijim zalihama, koje se moraju ručno dokumentirati u Excelu. Od unosa i ažuriranja podataka do organiziranja i pregleda, Excel upravljanje zalihama košta tvrtku puno ručnog rada i vremena.
U idealnom svijetu, htjeli biste da vas Excel obavijesti nakon što vaša zaliha padne na određenu razinu kako biste mogli promijeniti redoslijed. Nažalost, to nije slučaj zbog nedostatka automatizacije u Excelu.
2. Povećana mogućnost ljudskih pogrešaka
Drugi problem s ručnim unosom podataka je mogućnost ljudske pogreške. Iako se takve pogreške često mogu izbjeći u manjem opsegu, ljudske su pogreške gotovo neizbježne kada se radi o velikom priljevu podataka iz više izvora.
Na primjer, netočna formula može utjecati na više ćelija, ako ne i na cijelu proračunsku tablicu, što dovodi do pogrešnih izvješća. Naizgled bezopasne, takve pogreške često mogu generirati pogrešne rezultate koji tvrtku koštaju milijune dolara.
Pronalaženje i popravljanje tih pogrešaka potpuno je nova igra. Kako pronaći zarez ili decimalnu točku koja nedostaje u tisućama podatkovnih ćelija? Čak i ako pronađete problem, često ga morate ispraviti u više ćelija, što može potrajati nekoliko sati.
3. Nedostatak ažuriranja u stvarnom vremenu
Učinkovito upravljanje zalihama zahtijeva podatke u stvarnom vremenu za brzo i točno donošenje odluka. Međutim, to je nemoguće s Excelom jer morate ručno ažurirati proračunsku tablicu nakon svake isporuke ili prodanog proizvoda. Čak i s najpredanijim osobljem željnim dostupnih zaliha i zaliha, vaši Excel podaci često će kasniti jedan korak.
Zbog nedostatka ažuriranja u stvarnom vremenu, tvrtke često moraju donositi odluke na temelju zastarjelih podataka. To može dovesti do nekoliko problema, poput prevelikih ili premalih zaliha.
4. Ograničena suradnja
Učinkovita suradnja ključna je za upravljanje zalihama jer se radi s podacima iz više izvora. U Excelu postoji nekoliko značajki za suradnju osim dijeljenja radne knjige, komentiranja i dodataka trećih strana. Međutim, istovremeno ažuriranje podataka o inventaru predstavlja gnjavažu u Excelu.
5. Nedostatak sigurnosti i povijesti podataka
U svakom poslu, više dionika treba pristup određenim dijelovima podataka o zalihama. To postaje problematično kada radite s Excelom jer ne nudi pristup temeljen na ulogama. Osoba koja ima pristup proračunskoj tablici inventara može joj pristupiti u cijelosti ili uopće ne može pristupiti, što otežava zaštitu osjetljivih podataka tvrtke.
Iako možete pratiti promjene u Excelu, to nije dovoljno za tvrtke s većim i složenijim skupovima podataka o zalihama. Teško je pratiti tko je mijenjao podatke o inventaru, koje su promjene napravljene i kada su napravljene.
Takav ograničeni revizijski trag svakome olakšava promjenu podataka o zalihama kako bi se sakrile lažne aktivnosti, dovodeći u pitanje integritet podataka o zalihama.
Zašto prijeći na softver za upravljanje zalihama?
Ako se suočavate s problemima dok upravljate svojim inventarom pomoću programa Excel, vrijeme je da prijeđete na softver za upravljanje inventarom. Za razliku od Excela, ovaj je softver posebno dizajniran za upravljanje zalihama i neprimjetno kombinira sve aspekte upravljanja zalihama, kao što su kanali prodaje, obnavljanje zaliha i skladištenje.
Osim što nudi rješenje na jednom mjestu, softver za upravljanje zalihama poput Cin7 i Zoho inventar automatizirati proces s obavijestima i upozorenjima. Oni pružaju specijalizirane značajke izvješćivanja koje pomažu u predviđanju trendova prodaje i donošenju odluka potkrijepljenih podacima o zalihama u stvarnom vremenu.
5 prednosti softvera za upravljanje zalihama u odnosu na Excel
Najnoviji softver za upravljanje zalihama nudi ogromne prednosti u odnosu na Excel. Zbog toga problemi automatizacije i skalabilnosti s kojima se korisnici programa Excel suočavaju postaju suvišni sa softverom za upravljanje zalihama.
Pogledajmo prednosti aplikacija za upravljanje zalihama da vidimo kako nadmašuje Excel.
1. Automatizacija štedi vrijeme i resurse tvrtke
Softver za upravljanje zalihama automatizira upravljanje zalihama pomoću RFID tehnologije ili skenera crtičnog koda. Također automatizira preuređivanje. Nakon što razine zaliha dosegnu određeni prag, narudžbenice se automatski generiraju, sprječavajući prekomjerne ili premale zalihe.
Automatizacija procesa čini stvari upravljivima, štedeći vrijeme i resurse tvrtke. To je korak naprijed u odnosu na Excel, što znatno olakšava skaliranje vašeg poslovanja strateškim dodjeljivanjem ušteđenog vremena i resursa naporima za stvaranje profita.
2. Pouzdaniji podaci
Automatizirajući većinu aspekata upravljanja zalihama, softver za upravljanje zalihama smanjuje šanse ljudskih pogrešaka. Ne samo da čini prikupljene podatke pouzdanijima, već također smanjuje vrijeme i resurse koji se inače troše na reviziju i ispravljanje pogrešaka.
Pouzdani podaci pretvaraju se u točna predviđanja koja su ključna za rast svakog poduzeća. Točna analiza podataka može pomoći tvrtkama u donošenju utemeljenih odluka u vezi s preuređivanjem i raspodjelom resursa, poboljšavajući profitabilnost i omogućavajući skalabilnost.
3. Integracija sustava postaje povjetarac
Softver za upravljanje zalihama može se integrirati s drugim odjelima vaše tvrtke, kao što su nabava, prodaja, računi itd. Takva besprijekorna integracija štedi tvrtke ručnog prikupljanja podataka iz različitih odjela i njihovog objedinjavanja u Excel radnu knjigu.
Skaliranje često uključuje istovremeno poslovanje na više prodajnih tržišta. S Excelom biste morali stvoriti i upravljati brojnim radnim knjigama inventara za različite prodajne kanale i nastojati ih održavati pouzdanima i ažurnima.
Softver za upravljanje inventarom olakšava proces integracijom svih kanala. Nećete morati prolaziti kroz gnjavažu oko upravljanja tako velikim podacima sa softverom za upravljanje zalihama, budući da će automatski prikupljati podatke i omogućiti praćenje zaliha u stvarnom vremenu.
4. Lakše predviđanje i planiranje
Upravljanje zalihama u Excelu zaostaje za onim što se događa zbog svoje prirode ručnog unosa. Ovaj jaz između inventara vaše proračunske tablice i inventara skladišta postaje značajna prepreka u učinkovitom predviđanju, planiranju i donošenju odluka. U konačnici, tvrtke se bore da zadovolje sve veće zahtjeve tržišta i ne uspijevaju se natjecati s tvrtkama koje koriste automatizirana rješenja.
Korištenje softvera za upravljanje zalihama uklanja ovu prazninu podacima o zalihama u stvarnom vremenu. U bilo kojem trenutku, svjesni ste svojih razina zaliha na više lokacija, narudžbenica i više. Predviđanje i planiranje postaje lakše i preciznije uz pomoć dostupnih podataka u stvarnom vremenu.
5. Povećana sigurnost podataka s pristupom temeljenim na ulogama
Za razliku od Excela, softver za upravljanje zalihama omogućuje pristup temeljen na ulogama. Administratori mogu dodijeliti uloge s različitim dopuštenjima i razinama pristupačnosti.
Upravitelj skladišta, na primjer, može imati potpuni pristup softveru s dozvolom pristupa dostupnim podacima, generiranja izvješća, postavljanja narudžbi i više. Istovremeno, referent za unos podataka može pristupiti samo ekranima za unos podataka.
Pristup temeljen na ulogama pomaže u stvaranju i održavanju hijerarhije tvrtke i poboljšava sigurnost osjetljivih informacija tvrtke. Štoviše, pomaže u praćenju promjena koje su napravljene u sustavu, tko ih je napravio i kada. To povećava odgovornost i smanjuje šanse za kršenje privatnosti i prijevaru.
Aplikacije za upravljanje zalihama pomažu povećati vaše poslovanje
Excel je obično dovoljan za malu tvrtku, osobito ako nema novca za specijalizirane aplikacije i usluge. Međutim, to je prepreka skalabilnosti kada vaše poslovanje raste. Dakle, doći će vrijeme kada će se pojaviti vidljivi problemi. Kada dođe takvo vrijeme, specijalizirani softver za upravljanje zalihama dio je rješenja.
Uz softver za upravljanje zalihama, tvrtke mogu bolje upravljati svojim zalihama automatiziranjem procesa, uklanjanjem ljudskih pogrešaka i poboljšanjem suradnje. Automatizacija, međutim, ne bi trebala biti ograničena na upravljanje zalihama. Tvrtke bi uvijek trebale težiti poboljšanju učinkovitosti i profitabilnosti automatizacijom različitih aspekata poslovanja.