4 podcijenjene upotrebe Excelove funkcije SUBSTITUTE

Prilikom obrade velikih serija podataka malo je Excel funkcija koje su svestrane kao funkcija ZAMJENA. Nažalost, tragično se često zanemaruje u korist daleko kompliciranijih rješenja za ono što su često jednostavni problemi.

Funkcija SUBSTITUTE je brz i čist način za dezinfekciju podataka, dodavanje pojedinosti izvješćima i stvaranje jednostavnih komunikacija obrazaca. Ovladavanje ovom funkcijom i razumijevanje njezine upotrebe čini je nezamjenjivim i jednostavnim alatom za analizu velikih skupova podataka.

1. Stvaranje komunikacije obrazaca s Excelovom funkcijom SUBSTITUTE

Excelova funkcija SUBSTITUTE olakšava brzu i jednostavnu zamjenu unaprijed određenih markera na dijelu unaprijed formatiranog teksta. To korisnicima omogućuje jednostavno stvaranje komunikacijskih obrazaca, izmjenjujući informacije koje se mijenjaju sa svakom iteracijom.

Možete postaviti predložak u ćeliju proračunske tablice, a zatim unijeti popis primatelja u drugu proračunsku tablicu. Zatim ulančajte funkcije SUBSTITUTE u drugu ćeliju da dodate pojedinosti za svakog primatelja.

Imajte na umu da možete ugnijezditi više od jedne ZAMJENE jednu u drugu:

=ZAMJENA(ZAMJENA(ZAMJENA(ZAMJENA(ZAMJENA(ZAMJENA(Predložak!)$A$1, "{cardlastfour}", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ vrsta kartice }", D2), "{ datum završetka }", TEKST(C2, "mmm dd, gggg")), "{ime}", B2), "{fname}", A2)

Ako mijenjate previše polja, možete razbiti cijelo slovo na odlomke i mijenjati ih jedan po jedan. U posljednjoj ćeliji retka spojite sve ove odlomke u jedno slovo.

Automatski generirane e-poruke fantastičan su način da brzo i jednostavno dođete do popisa klijenata, kreirate personaliziranu marketinšku korespondenciju ili generirate prilagođena propratna pisma.

Duže poruke možete rastaviti na odlomke ili pojedinačne rečenice kako biste izbjegli previše složene formule ZAMJENE. Možete čak koristiti uvjete za dodatnu prilagodbu, poput zamjene različitih popisa vještina u propratnom pismu na temelju vrste posla za koji se prijavljujete.

2. Korištenje Excelove funkcije SUBSTITUTE za generiranje izvješća

Ne samo da je funkcija SUBSTITUTE praktična za umetanje osnovnih informacija u unaprijed oblikovana polja, već također može umetnuti složene izračune u unaprijed napravljena izvješća. Izračuni ubrizgavanja omogućuju vam da koristiti Excel za izradu nadzorne ploče koji pruža vizualne informacije i pruža prilagođena opažanja na temelju podataka.

Kombinacija SUBSTITUTE za prethodno generiranje blokova teksta i uvjeta poput funkcije IF omogućuje vam stvaranje detaljnijih izvješća.

U gornjem primjeru možete vidjeti da se stvaraju dva odvojena odlomka pomoću nekih informacija iz izvješća. Uvjetna funkcija zatim može odrediti koji je od dva odlomka prikladan za prikaz čitateljima izvješća.

Prvi odlomak je kreiran pomoću ove formule:

=IF(A2>B2, ZAMJENA(Predlošci!$A$3, "{postotak rasta}", (OKRUGLO (B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), ZAMJENA(Predlošci!$A$4, "{ reducepercent }", 100 - (OKRUGLO (A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Uparivanje više ulančanih funkcija SUBSTITUTE s kondicionalima može vam pomoći da dizajnirate preglednije nadzorne ploče i izvješća. Izračuni se čak mogu izvesti izravno u funkcijama SUBSTITUTE kako bi se osiguralo da svojim čitateljima prezentirate samo najrelevantnije informacije.

3. Čišćenje Excel podataka za pohranu pomoću Excelove funkcije SUBSTITUTE

Kada je u pitanju dugotrajna pohrana podataka, malo je važnih stvari kao dezinfekcija. Sprečavanje otpadnih podataka od onečišćenja ili oštećenja skupa podataka ključno je za sprječavanje budućih pogrešaka koje ne možete razumjeti.

To može značiti bilo što, od brisanja nedopuštenih znakova iz skupa podataka do osiguravanja da se rezervirane ključne riječi tretiraju kao tekst, a ne kao naredbe. Bez obzira na to što trebate učiniti da zaštitite svoje baze podataka od prijetnje poput SQL injekcije i vaši podaci upotrebljivi, Excelova funkcija SUBSTITUTE može pomoći.

Na primjer, možemo pripremiti popis korisničkih odgovora na anketu za umetanje u SQL bazu podataka. Nepotvrđeni podaci mogu sadržavati niz nedopuštenih znakova koji mogu uzrokovati probleme u nastavku ako se ne uklone:

=ZAMJENA(A2:A4, "'", '\'")

Gornja funkcija predstavlja jednostavan ali neophodan korak u pripremi podataka za pohranu. Ova funkcija ispituje svaki odgovor u stupcu B za pojedinačni citat. Ako je prisutan, prije znaka je dodana obrnuta kosa crta. Dodavanje obrnutih kosih crta osigurava da rezervirani znakovi neće ometati upit koji se koristi za umetanje podataka u DB.

Ako znak ili niz koji tražite treba potpuno ukloniti, funkcija SUBSTITUTE je i dalje korisna:

=ZAMJENA(B2:B20, "$", "")

Korištenje praznog niza za treći argument u potpunosti će ukloniti navedene znakove iz ćelije. S funkcijom SUBSTITUTE možete ukloniti određeni tekst kako biste potpuno izbrisali potencijalno štetne znakove iz svojih podataka.

4. Osiguravanje ispravnog oblikovanja podataka s Excelovom funkcijom SUBSTITUTE

Jedan potencijalni problem pri prikupljanju podataka je mogućnost primanja krivo oblikovanih informacija. Kada korisnici unose podatke u obrazac za besplatne odgovore, to može dovesti do netočnih podataka za prijavu. Netočni podaci mogu biti jednostavni poput uobičajene pravopisne pogreške ili složeni poput jednadžbe pogrešnog formata.

Excelova funkcija SUBSTITUTE savršen je način da spriječite jednostavne pogreške da uzrokuju netočna izvješća o podacima. Prilikom analize rezultata koje je proizveo određeni izvor, uklanjanje poznatih netočnosti može pomoći u stvaranju točnijih rezultata:

=ZAMJENA(A2, "Naziv tvrtke Inc.", "Naziv tvrtke Inc.")

Gornji primjer pokazuje kako funkcija SUBSTITUTE može ukloniti jednostavnu tipfelersku pogrešku s popisa recenzija proizvoda. Zamjena uobičajene pravopisne pogreške može osigurati da spominjanje robne marke ili tvrtke ne bude zanemareno prilikom kasnijeg pregleda podataka.

Korištenje funkcije SUBSTITUTE za zamjenu poznatih potencijalnih pogrešaka točnim informacijama može uhvatiti probleme u vašem skupu podataka prije nego postanu problemi, što vam pomaže da izbjegnete pogreške ako želite koristiti svoj proračunska tablica za profiliranje podataka u budućnosti.

Excelova funkcija SUBSTITUTE: jednostavna, ali funkcionalna

Iako funkcija SUBSTITUTE može biti relativno jednostavna, to je iznimno korisna formula. Zamjena teksta u unaprijed formatiranim blokovima, pomoć pri generiranju izvješća, dezinfekcija podataka i uklanjanje informacija o potencijalnim problemima iz skupa podataka samo su zagrebali površinu.

Korištenje izračuna unutar SUBSTITUTE i njihovo uparivanje s uvjetnim formulama pomaže proširiti njegove mogućnosti. Može proširiti nadzorne ploče i izvješća od predstavljanja vizualnih podataka do pružanja složenih automatski generiranih analiza.

Kombiniranjem ove funkcije s drugim formulama i tehnikama može se stvoriti nadzorna ploča koja se može usporediti s namjenskim alatima za baze podataka. Dakle, poznavanje i razumijevanje Excelove funkcije SUBSTITUTE je imperativ ako ste analitičar podataka, inženjer ili radite s velikim skupovima podataka.