Google tablice izvrsna su alternativa ako ne želite plaćati Microsoft Excel. Google Sheets je program za proračunske tablice koji se besplatno isporučuje s paketom Google Docs Editor. Za razliku od Excela, Google tablice također se temelje na oblaku, što znači da možete dijeliti svoje proračunske tablice s bilo kim i istovremeno raditi na njima zajedno.
Jedna od najpopularnijih upotreba Google tablica je kao alat za upravljanje projektima, ali Google tablice nemaju opciju izrade gantograma u uređivaču grafikona. Unatoč tome, postoje zaobilazna rješenja za to kako biste lakše pratili svoje projekte. Pokazat ćemo vam kako.
Kada koristiti gantogram
Gantograme koriste voditelji projekata u gotovo svim zemljama najpopularnije metodologije upravljanja projektima. Iako su u biti vodoravni trakasti dijagrami, gantogrami su izvrstan način za vizualizaciju napretka i obično se koriste za rastavljanje velikih projekata na dijelove kojima je lakše upravljati.
Gantogrami su također korisni ako vaš projekt zahtijeva izvješćivanje o određenim prekretnicama ili ako vaš projekt uključuje mnogo ljudi.
Kako napraviti gantogram u Google tablicama
Nažalost, ne postoji gumb koji možete pritisnuti u Google tablicama i koji će vam napraviti gantogram, ali to vas ne bi trebalo spriječiti izgradnja funkcionalne ploče za upravljanje projektima u Google tablicama. Ako želite napraviti gantogram u Tablicama, postoje dva načina za to.
1. Jednostavan način za izradu gantograma u listovima—predlošci
Najlakši način da napravite gantogram u Google tablicama je s gotovim predloškom. Predlošci obavljaju većinu teškog posla umjesto vas, tako da se možete usredotočiti na pročišćavanje Gantograma umjesto da ga gradite od nule.
Predložak gantograma možete pronaći na svom Google disku tako da izradite novu Google tablicu iz predloška. Da biste to učinili, otvorite svoj Google disk i odaberite + Novo, zatim odaberite Google tablica, a zatim odaberite Iz predloška.
Ovo će otvoriti Galerija predložaka. Unutar Galerija predložaka, pomaknite se prema dolje do odjeljka pod naslovom Upravljanje projektimai pronaći ćete predložak pod naslovom Gantogram tvrtke Smartsheet.
Ako vam se gornji predložak Smartsheet ne prikazuje ili vam izgleda pomalo neodoljivo, dajte ovaj besplatni predložak gantograma Forbesovog savjetnika pokušaj. Puno je jednostavnije, ali će vam uštedjeti puno vremena.
2. Izrada gantograma ispočetka u Google tablicama
Ako ne želite koristiti predložak za izradu gantograma u Google tablicama, možete ga izraditi od nule. Evo kako izraditi gantogram pomoću naslaganog trakastog grafikona u Google tablicama.
Unesite svoje podatke o projektu u novu Google tablicu. To će morati sadržavati naziv svakog zadatka te datume početka i završetka.
Zatim ćete morati odrediti trajanje svakog zadatka. Kako biste lakše izračunali trajanje svakog zadatka, upotrijebite osnovnu formulu Google tablice. Formula će također osigurati da se sve promjene datuma početka i završetka vaših zadataka odraze na vašem gotovom gantogramu.
Koristite ovu formulu da izračunate trajanje svakog zadatka: Datum završetka – Datum početka = Trajanje.
Na primjer, ako je vaš početni datum u stupcu B, retku tri, a datum završetka u stupcu C, retku tri, upotrijebili biste formulu: = zbroj (C3-B3). Ovu formulu trebate napisati samo jednom, a zatim je možete povući koristeći mali plavi okvir u kutu. Ovo će primijeniti formulu na sve odabrane podatke.
Ako se borite s osnove Google tablica, pogledajte neke od naših drugih vodiča.
Zatim morate napraviti naslagani stupčasti grafikon. Da biste to učinili, pomaže ako ste izradili drugu tablicu s nazivima zadataka, danom njihovog početka i njihovim trajanjem.
Istaknite svoju drugu tablicu s nazivima zadataka, početnim danom i trajanjem, a zatim odaberite Umetnuti, i onda Grafikon. Ako Google tablice nisu automatski odabrale naslagani trakasti grafikon, možete ručno promijeniti vrstu grafikona.
Upravo sada imate naslagani trakasti dijagram, ali kao što vidite, on ne izgleda kao Ganttov dijagram. Kako bi ovaj trakasti grafikon izgledao i činio se sličnijim Ganttovoj dijagramu, trebate napraviti neke promjene u postavkama grafikona.
Najprije morate ukloniti plavi dio naslaganih traka, koji predstavlja početni dan za svaki zadatak. Uraditi ovo, dvostruki klik grafikon za otvaranje Uređivač grafikona a zatim kliknite na plavi dio grafikona.
Ovo će otvoriti Postavke serije. Ne možete u potpunosti izbrisati plave trake, ali ih možete učiniti nevidljivima promjenom njihove neprozirnosti sa 100% na 0%.
Sada ih ne možete vidjeti, ali još uvijek drže važne crvene dijelove vašeg trakastog grafikona tamo gdje trebaju biti.
Zatim trebate ukloniti legendu s grafikona. Pritisnite oznake na vrhu grafikona, a zatim promijenite njihov položaj s vrha na nikakav. Također možete izbrisati legendu dodirom na izbrisati gumb na vašoj tipkovnici.
Na kraju, dodijelite naslov svom gantogramu dupli klik postojeći naslov i unošenje promjena. Također možete izbrisati naslov osi tako da ga kliknete, a zatim dodirnete izbrisati na vašoj tipkovnici.
Ako niste ljubitelj crvene boje, promijenite boju crvenih traka za klikajući jedan od njih i zatim odabir novog Boja ispune.
Sada imate gantogram koji će se automatski ažurirati kada promijenite datum početka ili završetka bilo kojeg zadatka.
Upravljanje projektima u Google tablicama
Sada znate kako napraviti gantogram u Google tablicama. Bez obzira odlučite li upotrijebiti predložak ili izraditi gantogram ispočetka, sada ste spremni upravljati projektom pomoću Tablica.
Alati za upravljanje projektima kao što je Asana mogu napraviti gantograme za vas, ali oni su također programi koji se plaćaju. Google tablice potpuno su besplatne, stoga vrijedi naučiti kako upravljati projektom na Google disku ako nemate velik proračun za softver za upravljanje projektima.