Ako ste ikada čistili ormar, znate koliko je jednostavno pronaći svoje stvari nakon toga. Ne samo zato što ima manje toga za proći, već zato što ste uklonili sve što više ne koristite ili što vam ne pripada.
Isto vrijedi i za vaše alate za upravljanje projektima. Koristite ih kako biste ostali u tijeku sa svojim zadacima, ali katkada prebiranje kroz njih ili između njih može postati kontraproduktivno.
Kada prakticirate minimalizam sa svojim stvarima, okruženi ste samo svojim najvrjednijim i najdražim stvarima. Dakle, zašto biste trebali imati minimalistički pristup svojim alatima za upravljanje projektima? Čitajte dalje kako biste saznali.
Zamislite ovo: vi i vaši suradnici koristite ClickUp za upravljanje svojim kreativnim tijekovima rada, Asanu za slanje projektnih zahtjeva i Notion za sve ostalo. Iako znate gdje sve pronaći ili staviti, morate se kretati između alata da biste tamo stigli. Zatim postoje trenuci kada zadatak padne između. Ne možete ga stvarno smjestiti ni u jedan softver, pa odaberete jedan i morate se podsjetiti gdje se nalazi.
Držeći se jednog softvera za sve svoje projekte, štedite vrijeme. Zamislite koliko se često prijavljujete ili odjavljujete ili se krećete između više. Da ne spominjemo listanje kako biste saznali samo one informacije koje trebate nalazi se negdje drugdje.
Na prvi pogled, mogli biste pomisliti da jedan softver neće zadovoljiti sve vaše potrebe, ali oni kao što su Notion, ClickUp i monday.com vrlo su prilagodljivi. Prvi korak u početak rada s bilo kojim softverom za upravljanje projektima određuje kako ga želite koristiti. Odatle možete kombinirati planiranje i kreativnost kako biste ocrtali svoje tijekove rada i projektne ploče.
Vi i vaš tim uspijevate. Pažljivo navodite svaki zadatak i pazite da uključite detalje. Ali često kliknete na pogrešan zadatak, a vaše su stranice toliko dugačke da postajete nestrpljivi dok listate.
Ako smatrate da su vaše projektne ploče preduge ili pretrpane, postoji jednostavno rješenje. Bilo da je svatko odgovoran za svoje zadatke ili ste odredili nekoga da posprema stvari, želite osigurati da ostanete u toku s održavanjem. To znači:
- Arhiviranje obavljenih zadataka.
- Brisanje dupliciranih zadataka.
- Navođenje samo relevantnih informacija.
- Držite se trenutnih stavki.
- Provjerite jesu li podaci i bilješke ažurni.
Ako redovito prolazite i pospremate, lako ćete pronaći ono što trebate.
3. Manje značajki znači manje stavki za upravljanje
Do izbjegavajte zamor značajki pri korištenju softvera za upravljanje projektima, važno je imati snažno razumijevanje o tome što želite učiniti s njim - umjesto da dopustite da zvona i zviždaljke programa to učine umjesto vas. Widget ili integracija koja se sada čini korisnom mogla bi jednostavno postati dodatni korak u vašem procesu.
Pogled na to kako već dodjeljujete zadatke i upravljate njima pomoći će vam da odredite koje su značajke najkorisnije, a koje su samo buka. Možda će vam korištenje osnovnih značajki kao što su softverski popisi, komunikacijski alati i podsjetnici biti dovoljno korisni.
Držeći se samo najkorisnijih značajki, izgled vaše ploče ili tijek rada također će biti čišći i lakši za navigaciju.
Manje znači više produktivnosti i usredotočenosti
Minimalistički pristup alatima za upravljanje projektima pomoći će vam uštedjeti vrijeme na pronalaženju onoga što vam je potrebno, a pred sobom ćete imati najrelevantnije i najnovije informacije. Osim toga, na prvi pogled možete vidjeti gdje ste vi i vaše vrijeme.
To znači ograničiti broj alata koje koristite, držati urednu ploču s aktualnim informacijama i držati se samo značajki koje vam koriste.
