Odabir pravog alata za upravljanje projektima za vas i vaš tim može biti gnjavaža, osobito kada vam je potrebno više mjesta, ali nemate proračun. Ako još niste spremni ulagati ili ste još u potrazi, u međuvremenu možete izgraditi funkcionalnu ploču za upravljanje projektom u Google tablicama. Nastavite čitati da biste saznali kako.

Mapiranje vaše projektne ploče u Google tablicama

Prije svega, morat ćete odrediti koje ćete stupce koristiti na svojoj ploči. Da biste to učinili, napravite popis osnovnih informacija koje ćete morati prenijeti, poput naziva zadatka, roka, prioriteta, statusa i bilješki.

Vlasnički stupac će naznačiti tko radi na zadatku ako surađujete s drugima. Ako više ljudi delegira unutar odbora, trebali biste uključiti i stupac koji pokazuje tko je to dodijelio.

Zatim razmislite o bilo kojoj informaciji koja je jedinstvena za vaš tijek rada. Cilj je stvoriti brzi pregled zadataka za vas i vaše suradnike. Neki primjeri su ID brojevi klijenata, šifre boja, podaci za kontakt, poveznice itd. Što god odabrali, osigurajte da ćete ga koristiti za većinu svojih zadataka tako da stupac ne bude samo još jedan korak—ili još gore, nered.

Kako stvoriti ploču za upravljanje projektom u Google tablicama

Google tablice olakšavaju stvaranje funkcionalne ploče za upravljanje projektima. Evo koraka koje trebate poduzeti:

1. Zamrznite svoj gornji red

Kada imate popis stupaca koje želite uključiti, upišite ih u proračunsku tablicu na vrhu i zamrznuti redak u Google tablicama tako da ostaje s vama dok se pomičete. Učiniti tako:

  1. Označite cijeli red.
  2. Ići Pogled u gornjem lijevom kutu.
  3. Odaberi Zamrznuti.
  4. Odaberite 1 red.

2. Dodajte oblikovanje svom stupcu datuma

Kako bi dodavanje datuma na vašu ploču bilo dosljedno, možete dodijeliti oblikovanje svom stupcu roka. Učiniti tako:

  1. Odaberite cijeli stupac.
  2. Ići Format u gornjem izborniku.
  3. Odaberi Broj.
  4. Odaberite Datum.

Ne morate ništa učiniti sa stupcem zadataka i bilješki - samo ih zadržite u tekstualnom formatu. Za stupce prioriteta, statusa i vlasnika dobro će doći padajući izbornik—o tome možete pročitati u sljedećem odjeljku.

3. Napravite stupac funkcionalnog statusa u Google tablicama

Sa softverom kao što su ClickUp i Asana, možete brzo postaviti status zadatka u nekoliko klikova. Da biste to učinili u Google tablicama, možete koristiti Provjera valjanosti podataka za izradu izbornika za letenje s više riječi za odabir. Učiniti tako:

  1. Odaberite ćelije ispod svog naslova.
  2. Ići Podaci na vrhu vašeg zaslona.
  3. Odaberi Provjera valjanosti podataka iz izbornika.
  4. Pokraj Kriteriji, izaberite Popis predmeta.
  5. S lijeve strane unesite riječi koje želite uključiti, odvojene zarezom.
  6. Pogoditi Uštedjeti.

Možete ponoviti iste korake za umetanje padajućeg izbornika u druge ćelije ispod naslova.

Sada će se u ćelijama pojaviti padajući izbornik. Dok su ćelije još uvijek odabrane, možete dodati uvjetno oblikovanje za označavanje statusa bojom. Učiniti tako:

  1. Ići Format na vrhu vašeg zaslona.
  2. Odaberi Uvjetno oblikovanje, i pojavit će se bočni izbornik.
  3. Još jednom provjerite jesu li označene ćelije odabrane u Primijeni na raspon kutija.
  4. Pod, ispod Pravila oblikovanja, kliknite padajući izbornik u nastavku Formatiraj ćelije ako… i izabrati Tekst sadrži.
  5. Unesite status u polje koje se pojavljuje ispod.
  6. Pod, ispod Stil oblikovanja, promijenite boju pozadine ili teksta.
  7. Pogoditi Gotovo.
  8. Ponovite s preostalim statusima.

Nakon što ste dodali kodiranje boja svakoj opciji, kliknite kroz njih kako biste bili sigurni da rade prije nego što kopirate i zalijepite padajući izbornik u cijeli stupac. Za lijepljenje odaberite stupac koristeći njegovo slovo na vrhu i poništite odabir naslovne ćelije tako što ćete je kliknuti držeći CMD ili CTRL prije nego što ga ubacite.

4. Dodajte bilješke na svoju projektnu ploču u Google tablicama

Koristeći projektnu ploču kao što je ova, možete držati sve na jednom mjestu, uključujući svoje bilješke o zadacima. To znači da možete izbjeći traženje pojedinosti po komunikacijama, dokumentima i papirima na svom stolu. Osim toga, možete eliminirati potrebu slanja bilješki o zadacima e-poštom svojim suradnicima.

S tim u vezi, svoje biste bilješke željeli držati urednima kako biste spriječili da vam odvlače pažnju ili budu kontraproduktivne. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da ih formatirate:

  • Dvaput kliknite na ćeliju da biste uredili tekst unutar nje.
  • Dodajte prijelom retka pomoću Opcija + Enter na Macu ili Ctrl + Enter na Windowsima.
  • Dodajte točku nabrajanja ispred teksta pritiskom na Opcija + 8 na Macu ili Alt + 0149 na Windowsima.
  • Kopirajte i zalijepite grafičke oznake ako ih želite ponovno upotrijebiti. Google tablice ne podržavaju stvarne.
  • Crtice također funkcioniraju kao grafičke oznake koje olakšavaju stvari.
  • Postavite svoje Prelamanje teksta do Isječak, tako da neće izaći izvan granice ćelije.
    • Kvačica će također spriječiti da ćelije postanu preduge.
  • Dvaput pritisnite ćeliju s izrezanim tekstom da biste vidjeli njezin sadržaj.

Druge stvari koje treba imati na umu prilikom izrade projektne ploče u Google tablicama

Evo još nekih stvari koje vam mogu pomoći u upravljanju projektnom pločom:

  • Označite svoje suradnike bilo gdje, uključujući svoj stupac vlasnika, pomoću simbola @ nakon kojeg slijedi njihovo ime ili adresa e-pošte.
  • Koristite komentare kako biste komunikaciju unutar svoje ploče odvojili od informacija o zadatku—samo dodajte jedan u ćeliju o kojoj imate pitanje.
  • Da biste arhivirali dovršene zadatke, dodajte novi list klikom na simbol za dodavanje u donjem lijevom kutu zaslona, ​​zatim kopirajte i zalijepite svoje zadatke.
  • Arhiviranjem ili brisanjem prethodnih zadataka osigurat ćete da pred sobom imate najvažnije i najnovije informacije—uz to, moći ćete brže pronaći stvari.
  • Ako vi ili vaš kolega slučajno izbrišete ili prebrišete nešto, možete koristiti povijest verzija pronaći u gornjem srednjem dijelu Google tablica da biste se vratili i provjerili ili vratili na prethodno spremanje.

Organizirajte svoje projekte pomoću Google tablica

Stvaranje projektne ploče u Google tablicama jednostavno je rješenje prihvatljivo proračunu za one koji žele pratiti zadatke ili surađivati ​​s timom. Uz malo početnog planiranja i malo rada, možete izgraditi onaj koji vam omogućuje dodavanje informacija u samo nekoliko klikova.

Dodatna prednost je ta što osim izrade predloška, ​​vi i vaši suradnici manje morate učiti da ga održavate ako ste već koristili softver za proračunske tablice. Osim toga, možete dodati onoliko ili manje značajki koliko želite.