Pojavile su se nove ideje za radni tjedan jer se sve više tvrtki pokušava boriti protiv izgaranja radnika. Na primjer, jedan društveni eksperiment mijenja 40-satni, petodnevni radni tjedan u 32-satni, četverodnevni radni tjedan.
Iako se neki brinu da će smanjenje broja radnih sati smanjiti produktivnost, to nije nužno točno. Prema izvješćima iz BBC, četverogodišnje ispitivanje 32-satnog radnog tjedna pokazalo je da je "produktivnost ostala ista ili poboljšana na većini radnih mjesta."
Ako vaše radno mjesto razmišlja o prelasku na 32-satni radni tjedan, slijedite ovih pet koraka kako biste povećali produktivnost.
1. Organizirajte zadatke
Kako biste bili sigurni da su važni zadaci glavni prioritet, popišite svoje zadatke za taj dan (ili tjedan, ako želite planirati unaprijed). Gledajući popis, razvrstajte svaki zadatak u tri kategorije: Visoki prioritet, Srednji prioritet, i Nizak prioritet.
Zadaci visokog prioriteta bitni su za vaše poslovanje i moraju se brzo izvršiti. Zadaci srednjeg prioriteta trebali bi se dovršiti brzo, ali se mogu malo odgoditi. Na kraju, zadaci niskog prioriteta su oni koje je potrebno izvršiti, ali ne odmah.
Ako niste sigurni kako klasificirati svoje zadatke, pokušajte sustav s tri udarca za određivanje prioriteta popisa zadataka.
Kada popisujete i sortirate svoje zadatke, upotrijebite aplikaciju za suradničke bilješke poput Microsoft OneNote ili Google Keep tako da cijeli vaš tim zna kojem poslu treba dati prioritet. Aplikacija za bilješke također će omogućiti članovima vašeg tima da daju povratne informacije o popisu prioriteta kako biste bili sigurni da je osnovni posao prvi dovršen.
2. Podijelite kalendare
Nastavite sa zamahom suradnje koji ste započeli organiziranjem zadataka tako da vaš tim dijeli svoje kalendare. Većina aplikacija za kalendar, kao što je Microsoft Outlook i Google kalendar, omogućuju vam dijeljenje rasporeda s drugim korisnicima.
Svijest o svačijem rasporedu ključna je za održavanje produktivnog okruženja. Dijeljenjem kalendara sa svojim timom, svi mogu pratiti važne timske sastanke i osigurati da ne ometaju suradnike tijekom razdoblja blokiranog vremena.
Također će biti lakše prekinuti nepotrebne sastanke. Poznavanje svačijeg rasporeda omogućit će vam da odredite vrijeme kada će se svi sastati umjesto da imate više jednokratnih sastanaka. Također će vam omogućiti da vidite ponavljaju li se teme sastanka.
3. Koristite aplikacije za mjerenje vremena (i slušajte ih)
Uz vaš radni tjedan smanjen za 20%, svaka minuta u danu postaje vrjedniji resurs. Kako biste optimizirali svoje vrijeme, morate sami sebi napraviti raspored i pridržavati ga se. Označite vrijeme u svom kalendaru za svaki zadatak koji trebate izvršiti te za sastanke i pauze (jer morate uzeti odgovarajuće i restorativne stanke biti u najboljem izdanju).
Nakon što napravite raspored, postavite mjerač vremena za svaki zadatak. Neke popularne aplikacije za mjerenje vremena uključuju Pomofokus i Toggl. Bez obzira koju aplikaciju odabrali, svakako je poslušajte. Kada vam mjerač vremena kaže da stanete, trebali biste stati i prijeći na sljedeći zadatak, čak i ako ga niste dovršili.
Kako biste se izborili s nedovršenim poslom, uvijek dodajte blok za nadoknađivanje u svoj raspored. Blokada za nadoknadu je određena količina vremena koju si dajete da nastavite raditi na zadacima koje niste stigli dovršiti. Dodavanje jednog omogućit će vam da ostanete na putu da dovršite sav svoj posao.
4. Koristite sustav za pohranu u oblaku
Dijeljenje dokumenata bitno je za svaki posao. Srećom, dani sustava za pohranu tiskanih kopija, koji su ograničavali dostupnost, davno su prošli. Ali u 32-satnom radnom okruženju neće poslužiti bilo koji digitalni sustav za pohranu podataka.
Pobrinite se da vaš tim dijeli dokumente u okruženju za dijeljenje u oblaku, npr OneDrive ili Google vožnja. Kada hostirate dokumente u lokalnom okruženju, pristup je ograničen, što usporava tijek rada. Sustavi za pohranu u oblaku omogućuju svakome pristup potrebnim materijalima, sprječavajući probleme u radnom danu.
Sustavi za pohranu u oblaku također omogućuju svakome praćenje napretka rada, što pomaže zajedničkoj suradnji na projektu. Međutim, kako biste svoj sustav za pohranu u oblaku učinili dostupnim, organizirajte i očistite svoju pohranu u oblaku s vremena na vrijeme. Na ovaj način vi i članovi vašeg tima nećete gubiti vrijeme sortirajući zastarjele mape i datoteke da biste pronašli ono što vam je potrebno.
5. Pratite svoj dan u proračunskoj tablici
Osim što blokirate vrijeme na svom kalendaru, zabilježite svoje dnevne zadatke u proračunsku tablicu pomoću programa kao što je Microsoft Excel ili Google tablice. Zabilježite svaki zadatak i koliko vam je vremena posao oduzeo.
Kada bilježite vrijeme za zadatak, nemojte samo ispisati ono što ste blokirali u svom kalendaru. Umjesto toga, ako vam treba više vremena da dovršite zadatak, zapišite to. Poznavanje ukupnog vremena koje provodite na zadatku ključno je za pronalaženje kako optimizirati svoj dan.
Nakon tjedan dana praćenja vremena provedenog na dnevnim zadacima, pogledajte kako je vaše vrijeme raspoređeno na popis zadataka koje ste morali izvršiti. Proučite popis i zapitajte se što piše. Gdje provodite najviše vremena? Koji zadaci traju dulje od očekivanog? Gdje možete smanjiti potrošeno vrijeme?
Ovo praćenje i ispitivanje omogućit će vam da bolje razumijete kako se vaše vrijeme koristi tijekom dana. Ako znate gdje trošite svoje vrijeme, moći ćete shvatiti što se može smanjiti, delegirati i što treba više pažnje.
Povećajte svoj 32-satni radni tjedan
Kako biste povećali produktivnost tijekom svog 32-satnog radnog tjedna, ne zaboravite organizirati svoje zadatke, dijeliti svoje kalendare, koristiti aplikacije za mjerenje vremena, koristiti pohranu u oblaku i pratiti svoj dan. Ovih pet koraka su manje promjene vašeg radnog dana koje će značajno utjecati na vaš radni tjedan.
Važno je upamtiti da gubitak osam sati tjedno ne znači da morate izgubiti ikakav učinak na poslu. Naprotiv, prelazak na četverodnevni radni tjedan može motivirati vaš tim da više radi.
Produktivnost se ne odnosi uvijek na vrijeme koje imate; radi se o tome kako iskoristiš to vrijeme.
