Kada je u pitanju procjena vremena i freelance upravljanje projektima, najvažnije je točno pratiti svoje radno vrijeme. Važno je da dobro poznajete svoj projekt kako biste s pouzdanjem svojim klijentima dali realnu procjenu koliko će određeni zadatak trajati.

Na kraju krajeva, ne želite se naći u situaciji da svojim klijentima naplaćujete previše ili premalo. Pogledajmo neke od savjeta koje biste trebali imati na umu pritom.

1. Definirajte opseg projekta

Prvi korak je osigurati da ste čvrsto shvatili što će projekt uključivati. Odredite točno koje zadatke, rokove i proračune ćete imati. Konkretno razumijevanje opsega i uključenih zadataka pomoći će vam da se klonite nepotrebnih troškova.

Čuvajte se puzanja opsega. Ako ne budete pažljivi, vaš će se projekt vjerojatno produžiti dulje nego što ste u početku očekivali. Najbolji način da to izbjegnete je imati Struktura raščlambe rada (WBS) za detaljno mapiranje svih zadataka i učinkovito usmjeravanje tijeka rada s klijentom. U tu svrhu također možete koristiti predložak opsega projekta.

instagram viewer

Preuzimanje datoteka:Smartsheet (Dostupno kao Excel datoteka)

2. Koristite ispravnu tehniku ​​procjene vremena

Pod svaku cijenu trebali biste pokušati izbjeći podcjenjivanje i precjenjivanje. Mnogi freelanceri obično navode svoju satnicu kada određuju vrijednost obavljenog posla, ali to može dovesti do prenapuhanih faktura ili čak premalo naplaćujete svoje vrijeme—posebno ako niste uzeli u obzir nepredviđene situacije, ograničenja resursa i drugo čimbenici. Evo nekoliko metoda za točnu procjenu sati projekta:

  • Stručna prosudba: Ovo je neophodno u slučajevima kada je podatke teško ili nemoguće izmjeriti ili kada detaljne specifikacije nisu točno dostupne. Ključ korištenja ove tehnike je prikupiti što više informacija i analiza prije donošenja odluke. Trebali biste koristiti ovu metodu za identificiranje podzadataka i njihovog trajanja u fazi procjene napora i vremenskog predviđanja.
  • Analogna procjena: Analogna procjena uobičajena je praksa koja uključuje korištenje projekta (projekata) sa sličnim značajkama kao temelja za vašu procjenu. Možete koristiti prethodno iskustvo, prosjeke industrije ili druge resurse koji će vam pomoći u ovom procesu. U biti, analogna procjena koristi povijesne podatke iz sličnih projekata kako bi napravila procjenu.
  • Procjena u tri točke: Ova metoda uključuje određivanje svih mogućih scenarija (optimističnih, pesimističnih i najvjerojatnijih), kao i njihove vjerojatnosti da će se dogoditi, a zatim dolazi do konačne procjene. Obično se izračunava pomoću tehnike trokutaste distribucije ili PERT beta procjene.

Kada koristite metodu trokutaste distribucije, možete uzeti srednju vrijednost sljedećih procjena—optimistične procjene (O), pesimističke procjene (P) i najvjerojatnije procjene (M). Dakle, jednadžba trokutaste distribucije izgledat će ovako:

E= (O+P+M)/3

PERT je kratica za “Program Evaluation and Review Technique”. To je model donošenja odluka koji pomaže grupama da odrede prioritete u svom radu određujući koliko im je vremena potrebno za obavljanje različitih zadataka.

Metoda PERT beta distribucije više je ponderirani prosjek. Daje veću težinu najvjerojatnijem ishodu, a manju težinu drugim ishodima. Voditelji projekata obično koriste ovu metodu za procjenu datuma završetka projekta, budući da je točnija.

PERT Beta jednadžba može se procijeniti na sljedeći način:

PERT Beta distribucija = (P + O + 4ML ) / 6

Slijedeći naš gornji primjer, recimo da u slučaju freelancera koji radi na Zadatku A (što se događa biti kampanja na društvenim mrežama) najoptimističnija procjena je dva tjedna, a najgori mogući scenarij je devet tjedni. Najvjerojatnija procjena je četiri tjedna.

Primjenom PERT beta jednadžbe, približna procjena vremena bila bi 4,5 tjedna. Koristeći ovu metodu, također možemo uzeti u obzir standardnu ​​devijaciju u ovom slučaju kako bismo našim klijentima dali duže vrijeme završetka. Za zadatak A, možemo ga izraziti na sljedeći način:

Standardna devijacija = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

To u našem primjeru iznosi 1,75. Dakle, možemo dati vjerojatni prozor završetka od 6,25 tjedana, umjesto 4,5 tjedna.

  • Procjena odozdo prema gore: Najjednostavnija (i najpreciznija) metoda za izračun sati slobodnih projekata je pristup procjene odozdo prema gore. Ovaj pristup sugerira da počnete od same baze svoje strukture raščlambe posla, zbrajajući sve troškove i zatim dodajući prema potrebi.

Ovim pristupom možete izraditi točne procjene počevši od dna i probijajući se kroz svaki trošak u opsegu projekta. Pomaže vam da sve troškove pokrijete odjednom.

3. Izračunajte svoj omjer fudgea

Budući da svi freelanceri ne rade na isti način, možda će biti teško izmjeriti koliko vremena provode radeći na projektu. U takvim slučajevima korištenje kalkulatora omjera fudge može vam pomoći izračunati točne procjene. Pomaže vam vidjeti udio vremena premašenog/podcijenjenog, tako da možete optimizirati svoje naplative sate.

Na primjer, ako procijenite da će vam trebati četiri dana da dovršite projekt, a vama su potrebna samo dva dana, tada je vaš omjer fudge 2:1. Cilj omjera fudge je odrediti koliko brzo se možete kretati kroz zadatke u svom projektu i koliko imate zastoja u svom rasporedu.

4. Račun za vrijeme mirovanja i stanke

Možda mislite da možete jednostavno zbrojiti sate koje ste uložili, ali to zapravo nije tako. Dani odmora i vrijeme mirovanja trebali bi biti uračunati u ukupne sate koje planirate raditi.

Ako ne uzimate pauze, izgorjet ćete brže nego što ste očekivali. Ako koristite alate za suradnju kao što su Slack ili Todoist, postaje važno postaviti a godišnji odmor ili status izvan ureda prilikom uzimanja slobodnog vremena.

Ako uzmete slobodan dan, trebali biste ga uzeti u obzir pri izračunavanju broja sati koje planirate raditi tjedno. Ako imate duže vrijeme mirovanja ili pauzu na poslu, vrijedi napomenuti i to—jednostavno dodajte sat ili dva svom ukupnom radnom vremenu svaki tjedan.

Preuzimanje datoteka: Verteks42 (Dostupno kao Excel datoteka)

5. Uzmite u obzir planiranje, nepredviđene situacije i revizije

Jedna od najčešćih pogrešaka freelancera je nevođenje računa o planiranju vremena. Slično tome, procjene nepredviđenih okolnosti potrebne su kako bi se uzele u obzir nepredviđene okolnosti koje se mogu pojaviti tijekom projekta—na primjer, ograničenja resursa.

  • Planiranje: Trebat će vam vremena da isplanirate svoj posao i osigurate da od klijenata dobijete sve potrebne informacije. Ovo je posebno važno kada radite s klijentima koji su novi u vašoj industriji ili koji nikada prije nisu radili s vama.
  • Administracija: Trebat će vam vremena za administrativne poslove poput slanja faktura ili postavljanja računa na društvenim mrežama. Možda će vam također trebati vremena za praćenje klijenta nakon što su projekti dovršeni.
  • Nepredviđeni događaji/revizije: Ako projekt traje dulje od očekivanog ili ako nešto pođe po zlu s projektom, možda će vam trebati dodatno vrijeme za administrativne zadatke ili dopune ili revizije.

Praćenje vremena sjajan je način za bolje razumijevanje koliko vremena trošite na svaki projekt. Možete koristiti alate kao što su predlošci vremenske trake projekta ili predlošci vremenskog lista i aplikacije za praćenje vremena kako biste bili sigurni da dobivate točne podatke o tome koliko vam je vremena potrebno da dovršite zadatke.

Također ćete vidjeti da postavljanje sustava za praćenje vremena, kao što je Pomodoro tehnika, pomoći će vam povećati produktivnost, pratiti vaš napredak i osigurati da poštujete rokove.

7. Pregledajte svoje konačne procjene

Završili ste svoju procjenu i sada je vrijeme da napravite konačnu brojku. Jedna od stvari koje ćete ovdje morati učiniti jest pregledati svoju procjenu. Provjerite jesu li neki zadaci izostavljeni iz procjene. Ako je tako, dodajte te dodatne sate natrag u konačnu procjenu. Koristeći razne predloške za upravljanje projektima moglo pomoći.

Ako imate procjenu od svog klijenta, pregledajte je kako biste bili sigurni da su brojke u razumnim granicama. Ako postoji odstupanje između vaše dvije procjene, pitajte ih za više pojedinosti o tome što žele i kako žele da se to učini.

Točno procijenite svoje naplative sate i upravljajte njima

Tema projektnih sati je sporna za freelancere, budući da će svaka osoba imati vlastitu stopu (na temelju iskustva, stručnosti u predmetu, zahtjevima klijenata itd.) i metodologiju rješavanja problema.

Ako planirate izračunati naplative sate za svoje honorarce, poznavanje ovih savjeta i trikova bit će neprocjenjivo. Nadajmo se da će vam uštedjeti vrijeme i novac na vašem sljedećem projektu—i cijeli proces učiniti puno manje stresnim.