Dijeljenje datoteka uobičajena je praksa u timskom radu. Ali kontraproduktivno je kada su datoteke koje dijelite neorganizirane i zatrpavaju vaš sustav. Postoji samo toliko posla koji možete obaviti usred nereda.
Organiziranje zajedničkih datoteka ključno je za pojednostavljenje vašeg tijeka rada. Ako to ne učinite, mogli biste izgubiti važne datoteke ili ih pomiješati tijekom rada. Provjerite učinkovite načine organiziranja zajedničkih datoteka za veću produktivnost.
1. Pregledajte postojeće datoteke
Povremeno pregledavanje postojećih datoteka potrebno je kako bi vaš sustav bio dobro organiziran. Postoji velika vjerojatnost da na svom sustavu imate neke datoteke koje više ne koristite ili vam nisu potrebne. Te datoteke mogu ostati tamo i zauzeti prostor bez vašeg znanja.
Uvijek odvojite vrijeme za pregled svojih datoteka, tako da možete izbrisati one koje vam više ne trebaju i ažurirati zastarjele kako biste iz njih dobili najveću vrijednost. Samo pregledavanje datoteka može biti teško pratiti. Educirajte i podučite svoje članove tima ili zaposlenike o važnosti pregleda postojećih datoteka. Ova jednostavna dužnost stvara čisti radni prostor za veću učinkovitost.
2. Stvorite i detaljno nazovite svoje mape
Ništa nije toliko dezorijentirajuće od provođenja većine radnih sati tražeći datoteke u vašem sustavu. Uštedite si probleme stvaranjem različitih mapa za svoje datoteke prema njihovim kategorijama.
Svladavanje kako detaljno organizirati svoje mape štedi vrijeme i povećava produktivnost. Možete brzo kretati svojim datotekama ili mapama bez otvaranja da biste ih identificirali ili im pristupili. Slično tome, stvaranje i imenovanje vaših mapa pomaže članovima vašeg tima da prepoznaju koje datoteke im pripadaju za pristup i one koje sadrže osjetljive informacije.
Kada imenujete mapu, pokušajte što je više moguće izbjegavati duge i komplicirane nazive jer ih je teško zapamtiti. Također, izbjegavajte korištenje posebnih znakova i simbola jer ne samo da nisu vidljivi, već su i besmisleni. Na kraju, ako morate koristiti razmake za odvajanje riječi, umjesto toga upotrijebite podvlake ili crtice.
3. Ograničite svoje mape
Iako je stvaranje i imenovanje mapa dobra praksa za organiziranje zajedničkih datoteka, nemojte pretjerivati. Imati jednu mapu za svaku datoteku koju imate stvorit će nered. Imat ćete previše datoteka na svojim sustavima, a to može biti porazno.
Dakle, umjesto stvaranja mape za svaku datoteku, spojite datoteku u mapu sa sličnim sadržajem. Točno znate gdje tražiti kada tražite datoteke u istoj kategoriji.
4. Odbacite lokalnu pohranu
Lokalna pohrana nekada je bila glavna stvar, ali s digitalizacijom postoje više održivih opcija. Dakle, ako još uvijek koristite lokalnu pohranu za spremanje datoteka, zapeli ste u prošlosti. Osim što je skupo za održavanje zbog kupnje veće propusnosti za pohranu više datoteka, lokalna pohrana predstavlja sigurnosni rizik. Ako netko dirati u vaš uređaj za pohranu, možete izgubiti sve podatke koje imate na njemu.
Dakle, umjesto lokalne pohrane, odaberite pohranu u oblaku. S pohranom u oblaku možete daljinski pristupiti svojim datotekama, imati više prostora za pohranu i implementirati jaču sigurnost. Provjerite najjeftiniji pružatelji usluga pohrane u oblaku radi uštede troškova.
5. Usvojite softver s kontrolom verzija
Postoji velika vjerojatnost da ćete morati izmijeniti svoje datoteke nakon što ih izradite. Kontrola verzija pomaže vam pratiti izmjene napravljene na datoteci ili zbirci datoteka. Ručno praćenje promjena je zastrašujuće i može vas zbuniti.
Baš kao što možete koristiti aplikacije za kontrolu verzija za povećanje vaše produktivnosti, možete koristiti softver za organiziranje datoteka s kontrolom verzija za praćenje izmjena koje napravite na datoteci, tako da ih ne pomiješate.
Održavanje svih članova tima na istoj stranici uloga je sustava za kontrolu verzija. Ono što je najvažnije, osigurava da svi u timu surađuju i rade na istom projektu dok osigurava da svi koriste najnoviju verziju datoteke.
6. Stvorite prečace i favorite
Ako ste ograničeni proračunom ili trebate brzu akciju, najbolje je stvoriti prečace i favorite. Prečac je referenca na datoteku tvrdog diska. Program, datoteka ili mapa mogu se odrediti prema pokazivaču.
Budući da sadrži informacije o lokaciji izvorne datoteke, prečac je sićušna datoteka koja zauzima vrlo malo prostora za pohranu. Duplikat ne odgovara točno izvornoj datoteci. Stoga je izvorna datoteka još uvijek netaknuta kada uklonite prečac.
Možete smjestiti najčešće korištene programe i prečace mapa na lako dostupna mjesta kao što je radna nadzorna ploča ili traka za brzo pokretanje uz pomoć prečaca.
7. Prethodno izradite predloške mapa
Još jedan način organiziranja zajedničkih datoteka je prethodno stvaranje privremenog predloška. Možete unaprijed stvoriti predloške mapa ako niste sigurni koji predložak koristiti u ovom trenutku.
Prethodno stvaranje predloška mape pomaže vam da zadržite neke datoteke u mapi, umjesto da ih ostavljate bilo gdje u vašem sustavu. Također sprječava pojavu gljiva u svemiru. Ako konačno odredite svoj stav prema tim unaprijed stvorenim mapama, možete ih, ali i ne morate premjestiti u svoju trajnu pohranu.
8. Iskoristite softver za automatizirano organiziranje
Jedan od najučinkovitijih načina organiziranja zajedničkih datoteka je uključivanje softvera za automatizirano organiziranje u vaš sustav. Ručno organiziranje datoteka nije samo zamorno, već i dugotrajno. Premještanje različitih datoteka na određena mjesta zahtijeva pažnju prema detaljima.
Unatoč tome, postoji tendencija da stvari skliznu kroz pukotine. Ali druga je igra kad automatizirate proces pomoću softvera za organiziranje. Učinkovit softver za organiziranje smjestit će vaše dijeljene datoteke na njihova prava mjesta uz malo ili nimalo nadzora. Vi i vaš tim imat ćete više vremena da se usredotočite na važnije zadatke kako biste povećali svoju produktivnost.
9. Izbrišite zastarjele datoteke
Zastarjele datoteke vam nisu od koristi. Osim ako ih ne planirate ažurirati, oni nemaju posla u vašem sustavu. Ako pregledate svoje datoteke, možda ćete otkriti da datoteke koje više ne koristite zauzimaju značajan prostor za pohranu. Njihovo brisanje dalo bi vam više prostora za stvaranje i pohranu relevantnih datoteka.
Također, ostavljanje zastarjelih datoteka u sistemskim datotekama može se slučajno spojiti s novijim ili trenutnim datotekama, uzrokujući zabunu. Ovaj scenarij može se dogoditi kada su te datoteke u rukama novih ili neiskusnih zaposlenika. Da biste automatizirali ovaj proces, možete se odlučiti za softver za brisanje datoteka poput PrivaZer, Uništavač datoteka, i Glary Utilities, između ostalih.
Organiziranje dijeljenih datoteka za veću produktivnost
Čist radni prostor povećava produktivnost. Možete lako pristupiti svakom dokumentu koji vam je potreban i premještati stvari bez prepreka. Organiziranje zajedničkih datoteka ne samo da će povećati vašu produktivnost, već će vas učiniti i učinkovitijima jer ćete biti više usredotočeni na zadatke koji su vam na raspolaganju.
Zanimljivo je da ne morate sve učiniti sami. Možete koristiti automatizirane alate za podizanje i postavljanje, tako da se možete uključiti u druge zadatke koji zahtijevaju vašu pozornost.
