Danas su e-pošta neophodna za produktivan život. Omogućuju vam komunikaciju, prijavu za usluge, zaštitu računa i još mnogo toga. To također znači da vaš inbox može lako postati preopterećen, što je problem kada e-poštu koristite za posao.
Gmail je posebno bogat značajkama i smetnjama, ali postoje načini da upravljate svojim računom i samim sobom kako ne biste opet završili u multitaskingu. Mogućnost fokusiranja na jedan posao u isto vrijeme stvar je organizacije i discipline. Istražimo što to točno znači.
1. Organizirajte svoju e-poštu
Prije svega, možete kliknuti na zvijezda ili označiti ikonu pored bilo koje e-pošte da biste je označili kao Označeno zvjezdicom ili Važno. To će ga poslati u odgovarajuću mapu na vašoj bočnoj ploči, dok će također povećati vjerojatnost da će Gmail automatski označavati važne e-poruke u budućnosti.
Možete ići i dalje stvaranje oznaka u boji u Gmailu i spremanje e-pošte logičnim redoslijedom umjesto da morate prolaziti kroz zid miješanih e-poruka, od kojih su neke zanimljive, a druge spam.
Dakle, kada stigne nova serija e-poruka, preletite ih i označite u skladu s tim. Tada se, na primjer, možete usredotočiti na e-poštu u Važno mapu i ostavite one koje ste označili kao "Osobno" za kasnije.
2. Koristite značajku odgode za e-poruke koje mogu čekati
Još jedan alat koji vam može pomoći da odredite prioritete na koje se e-poruke želite usredotočiti zove se Drijemež.
Odaberite ili zadržite pokazivač iznad e-pošte i vidjet ćete ikonu koja izgleda poput sata. Kliknite na nju i možete odabrati njezinu duljinu Drijemež.
Što god da odaberete, e-pošta će nestati iz vašeg sandučića i vratiti se u dogovoreno vrijeme. Međutim, možete mu pristupiti prije toga jednostavnim otvaranjem Odgođeno mapa.
3. Promijenite vrstu pristigle pošte
Postoji mnogo načina da prilagodite nadzornu ploču za Gmail tako da vas spriječi u multitaskingu. Vaš Brze postavke nude vrlo jednostavnu i praktičnu metodu.
Kliknite na zupčanik ikonu na vrhu stranice kako biste otvorili svoj postavke izbornik. Naći Vrsta ulazne pošte odjeljak i pogledajte svoje opcije:
- Zadano
- Prvo važno
- Prvo nepročitano
- Prvi sa zvjezdicom
- Prioritetna pristigla pošta
- Više inboxa
Svaka vrsta drugačije strukturira vašu pristiglu poštu. Također ćete pronaći ovu značajku u Brze postavke > Vidi sve postavke > Pristigla pošta.
Da biste dodatno prilagodili izgled svog Gmaila, kombinirajte najproduktivniji izgled sa filtri koji razvrstavaju vašu Gmail pristiglu poštu. Uz pažljivo planiranje, možete osigurati da vaša pozornost uvijek pada na e-poruke koje su vam najvažnije.
4. Promijenite gustoću ulazne pošte
Učinite svoj inbox što lakšim za oči, a uočavanje važnih e-poruka bit će jednostavnije. Također ćete izbjeći prebrzi umor dok radite na Gmailu.
Još jedna značajka u vašem Brze postavke može vam pomoći da to postignete. Pod, ispod Gustoća, postoje tri opcije za to koliko blizu trebaju biti vaše e-poruke:
- Zadano
- Udobno
- Kompaktni
Pogledajte koji vam omogućuje brzo i jednostavno pregledavanje pristigle pošte.
5. Promijenite maksimalnu veličinu stranice svog Gmail računa
Gmail vam daje veću kontrolu nad izgledom vaše pristigle pošte, uključujući koliko e-poruka treba navesti po stranici. Da biste pronašli ovu značajku, idite na Brze postavke > Vidi sve postavke > Općenito.
U ovoj kartici je vaš Maksimalna veličina stranice odjeljak, gdje možete odabrati broj razgovora za prikaz na svakoj stranici. Vaše unaprijed postavljene opcije kreću se od 10 do 100, tako da stvarno možete rasporediti svoje e-poruke ili ih grupirati zajedno.
Odlučite koji će vam izgled pomoći da se najviše usredotočite na zadatke, dok svoje alate za filtriranje dobro iskoristite.
6. Podijelite svoje okno za čitanje
Možete zaustaviti multitasking i usmjeriti pažnju na jednu po jednu e-poštu uz još jednu značajku Gmaila. Iznad vaše e-pošte nalazi se Uključi/isključi način rada podijeljenog okna ikona.
Ako ga kliknete dok je nadzorna ploča u standardnom nepodijeljenom obliku, Vertikalni rascjep će se aktivirati, što znači da vaše e-poruke dobivaju ploču pored njih za prikaz sadržaja svakog razgovora koji odaberete. To vam omogućuje da vidite što je u vašim e-porukama bez da ih morate potpuno otvoriti. Naknadno možete brže pregledavati svoju pristiglu poštu.
Ako kliknete strelicu pored Uključi/isključi način rada podijeljenog okna ikona, pronaći ćete Horizontalni rascjep opcija, također.
Sve ovo također je dostupno u Brze postavke > Vidi sve postavke > Pristigla pošta.
No postoji još mnogo toga što možete učiniti prilagođavanjem postavki Gmaila, npr postavljanje ponavljajućeg automatskog odgovora za vrijeme odmora. Istražite što još može koristiti vašem obavljanju samo jednog posla.
7. Počnite čitati nove e-poruke od dna
Kada su u pitanju osobne navike koje vas mogu odvratiti od multitaskinga, jedna sigurna metoda je čitanje vaše e-pošte sa svrhom ili logičnim redoslijedom.
Na primjer, na standardnom popisu e-poruka, najnoviji će biti na vrhu, tako da ima smisla započeti od dna svih nepročitanih razgovora, prvo se uhvativši u koštac s najstarijim.
Možda imaju rokove ili važne informacije koje su relevantne za kasnije e-poruke. Samo da budete sigurni i da ostanete usredotočeni, probijte se do e-pošte.
8. Prvo obrišite najjednostavnije e-poruke
S podijeljenom pločom Gmaila možete brzo prepoznati e-poštu koja vas ne zanima ili s kojom se možete brzo pozabaviti. Pregledajte pristiglu poštu i prvo se uhvatite u koštac s najlakšim zadacima, maknite ih s puta. Zatim možete dati prioritet kompliciranijim e-porukama.
To je jednostavna strategija, ali ona koja briše vašu pristiglu poštu brzo i konstruktivno, a da vas ne optereti.
Vaš Gmail račun ima ugrađene dvije korisne značajke za postavljanje zadataka i bilježenje.
Počnimo s Google Zadaci, označen sa ček ikonu na vašoj bočnoj traci. Kliknite na njega i zatim Dodajte zadatak, ako ih već nemate. Svakom zadatku možete dati naslov, opis, datum i podzadatak. Uljepšajte ih onoliko koliko je potrebno da biste bili organizirani.
Desno iznad Zadaci je Google Keepažarulja koja otvara ploču s popisom svih postojećih Keep unosa pod Zabilježite dugme. Upotrijebite to da biste, primjerice, ostavljali bilješke o e-porukama određenog klijenta ili da biste odvojili minute tijekom sesija Google Meeta.
Oba ova alata mogu vas podsjetiti na važne poslove koje trebate dovršiti, a istovremeno nude načine da budete produktivniji sa svakim zadatkom na koji se usredotočite.
10. Koristite proširenja preglednika
Ako volite podršku praktičnih alata, potražite dodatke preglednika koji povećavaju vašu učinkovitost strukturiranjem vašeg tijeka rada ili raščlanjivanjem na dijelove s kojima se možete lakše nositi.
Upoznati kako Todoist može poboljšati vašu produktivnost, na primjer, kroz čistu snagu pametnog upravljanja zadacima. Možete ga sinkronizirati sa svojim Gmail računom i pojednostaviti svaki važan posao.
Zatim, imate Poredaj Gmail Inbox, proširenje koje dodaje filtre vašim standardnim opcijama Gmaila. Svoje e-poruke možete razvrstati po kontaktu, tvrtkama, privicima itd.
Ako s e-poštom koristite Google tablice, razmislite o tome Marker redaka, koji radi točno ono što naziv sugerira: ističe retke u proračunskim tablicama, tako da ih možete brže čitati.
Čak i nešto slično Monotab moglo biti neprocjenjivo za online radnike. To je proširenje koje sprema veze u jednu karticu kako vam ne bi završilo s nekoliko otvorenih i usporavanjem vašeg preglednika.
Naposljetku, potrebni su vam organizacijski alati, kao i disciplina, kako biste spriječili da se vaša koncentracija podijeli u više smjerova i upropasti vašu produktivnost.
Gornji savjeti i alati mogu vašu e-poštu i bilo koji drugi posao koji obavljate na Gmailu staviti u logičan i čak ugodan poredak. Moći ćete se posvetiti zadacima koje želite i prestati odstupati.
Kao što je već spomenuto, vaša samokontrola igra veliku ulogu u sprječavanju obavljanja više zadataka istovremeno, ali puno digitalne podrške također je od velike važnosti. Dakle, provjerite što još Google može ponuditi na svojim platformama, od vašeg Gmail računa do vašeg preglednika Chrome.
