Kako sve više organizacija prihvaća rad na daljinu, trebaju im svi resursi koje mogu prikupiti za produktivne virtualne sastanke. Unatoč brojnim softverima za virtualne sastanke na tržištu, neki poslovni timovi tek trebaju pronaći one prave.
Microsoft Teams stvara jednake uvjete za radne timove kako bi se angažirali i surađivali virtualno bez razbijanja novca. Čitajte dok raspravljamo o tome kako možete povećati svoju produktivnost pomoću sustava.
1. Točno zakažite sastanak
Zakazivanje je prvi korak do održavanja sastanka u Microsoft Teams-u. Iako možete započeti sastanak u bilo kojem trenutku, ako želite da vam se drugi ljudi pridruže, morate ih unaprijed obavijestiti.
Prilikom postavljanja sastanka na Microsoft Teams, trebali biste uzeti u obzir vremenske zone sudionika. Ako ste domaćin, možete zakazati sastanak sa svojom vremenskom zonom, a to će automatski prikazati vremenske zone sudionika na njihovim nadzornim pločama.
Kako biste povećali odaziv na svoj sastanak, zakažite ga u vrijeme koje odgovara većini sudionika, ako ne i svima. Zakazivanje sastanka u neobično vrijeme moglo bi spriječiti članove vašeg tima da se pojave. Čak i ako se pojave, možda neće optimalno sudjelovati ako je vrijeme isključeno.
2. Odaberite moderatora
Činjenica da ste domaćin sastanka na Microsoft Teamsu ne znači da morate biti moderator sastanka. Jedan od načine uspješnog održavanja sastanka tima na daljinu je imenovati moderatora, pogotovo ako već imate previše posla.
Povjerite svom moderatoru odgovornost za vođenje dnevnog reda sastanka i učinkovito angažiranje sudionika. Moderator bi trebao pažljivo pratiti ponašanje sudionika i osigurati da nitko ne smeta tijekom sastanka. Omogućite moderatoru odgovarajući pristup i kontrolu nad postavkama sastanka kako bi mogao pokrenuti naredbe kada je to potrebno.
3. Optimizirajte online iskustvo
Mrežni sastanci najproduktivniji su u pravim postavkama. Prije pokretanja sastanka pronađite odgovarajuće mjesto i poziciju za sjedenje. Provjerite je li kamera vašeg računalnog uređaja u dobrom stanju za izvrsnu kvalitetu slike. Isto vrijedi i za audio. Pobrinite se za mikrofon dobre kvalitete zvuka. Testirajte kameru i mikrofon prije početka sastanka kako biste izbjegli neugodna iznenađenja.
Dok većina domaćina više voli udobno sjediti i prenijeti svoju poruku elegantnim prikazom, drugi više vole povezivanje sa sudionicima na stalku. Microsoft Teams nudi višestruke prilagođene pozadine za uljepšavanje vašeg online prostora.
4. Zapiši bilješke
Hvatanje bilješki jedan je od načine za vođenje produktivnog virtualnog sastanka. Kada obrađujete puno informacija, postoji tendencija da propustite neke bitne detalje. Budući da postoji samo toliko toga što vaš mozak može zapamtiti, izgubit ćete vitalne informacije ako ne vodite bilješke. Zato je vođenje bilješki ključno tijekom sastanaka.
Ne trebate olovku i papir za bilježenje tijekom sastanka u Microsoft Teams. Alat nudi bilježnicu u koju možete pisati i spremati informacije sa sastanka. Uvijek se možete vratiti svojim bilješkama kako biste dohvatili ključni dnevni red svog sastanka.
5. Isključite zvuk sudionika koji ne govore
Buka otežava produktivnost na radnom mjestu. Ako to ne sasiječete u korijenu, moglo bi spriječiti i vaš virtualni sastanak. Čak i kada se potrudite biti na mirnom mjestu za svoj sastanak, drugi sudionici možda neće učiniti isto. Microsoft Teams vam pomaže riješiti se buke svojom značajkom isključivanja zvuka.
Kao domaćin sastanka, možete isključiti zvuk ne samo sebe, već i drugih sudionika sastanka na Microsoft Teams. Pravilo je da se utišaju sudionici koji ne govore cijelo vrijeme. Time se stvara urednost i pristojnost. Ostali će sudionici razumjeti poruku koju sudionik koji govori prenosi.
6. Koristite prozor za razgovor za naglašavanje
Virtualni sastanci moraju biti privlačni kako bi zadržali interes sudionika. Ljudima lako dosade dugi razgovori, pa trebate koristiti i prozor za chat u Microsoft Teams kako biste zadržali njihovu pozornost.
Kao domaćin, možete stvoriti prozor za chat gdje vi i ostali sudionici možete ostavljati relevantne komentare o sastanku. To je dobro mjesto za pisanje ključnih informacija kojih bi sudionici trebali biti svjesni. Moderator također može zamoliti sudionike da ispuste sva pitanja koja možda imaju u prozoru za chat, tako da svatko može jasno razumjeti pitanja.
7. Snimite sastanak
Jedna pogreška koju čine domaćini virtualnih sastanaka jest to što ne uspijevaju pratiti sve aktivnosti. Kada se trebaju vratiti na temu, ne mogu. Microsoft Teams je olakšao proces snimanja uvođenjem značajke snimanja za brzo shvaćanje svakog sitnog detalja.
Izrada referenci dio je procesa učenja, a vođenje evidencije o svakom mrežnom okupljanju vrlo je korisno. Kada snimite svoj sastanak na Microsoft Teams, imate konkretne dokaze o detaljima sastanka.
8. Zamutite svoju pozadinu
Baš kao što bi bučno okruženje moglo uzrokovati da netko drugi propusti poruku koju govornik prenosi na mrežnom sastanku, bučna pozadina također može uzrokovati smetnje. Na primjer, lijepa slika na sudioniku mogla bi vas odvratiti od onoga što govori. Možda čak i zaboravite svoj tok misli.
Microsoft Teams omogućuje sudionicima da zamute svoju pozadinu kako bi se mogli usredotočiti na sebe i ono o čemu raspravljaju. Uz ovu značajku, ne morate brinuti o savršenoj pozadini za vaš sastanak.
9. Koristite značajku Bijela ploča
Mnogi korisnici ne iskorištavaju značajku pametne ploče na Microsoft Teamsu do maksimuma. To je mrežno platno za bilježenje vaših poruka i ideja na djelu.
Bijela ploča Microsoft Teams je korisna kada trebate objasniti složene ideje članovima svog tima tijekom sastanka. Nudi različite elemente za skiciranje koji vam pomažu da jasno izrazite svoje misli.
10. Aktivirajte dijeljenje zaslona
Ponekad objašnjavanje ideja i koncepata timovima na virtualnom sastanku nije dovoljno. Morate im pokazati informacije kakve se nalaze na vašem računalu. Microsoft Teams to omogućuje svojom značajkom dijeljenja zaslona.
Kada aktivirate dijeljenje zaslona, dobivate priliku poboljšati razinu angažmana sudionika na svom mrežnom sastanku s Microsoft Teams. Omogućuje vam da pokažete drugim ljudima o čemu pričate i točno kako je to na vašem sustavu.
Neka vaši virtualni sastanci budu vrijedni uz Microsoft Teams
Virtualni sastanci su došli da ostanu. Radni timovi čine velike korake u međusobnoj interakciji sa svojih udaljenih lokacija. Ali da bi se to dogodilo, morate biti namjerni da najbolje iskoristite svoje sastanke iskorištavanjem mnogih značajki u Microsoft Teams.
Ako ćete ugostiti ljude na sastanku, učinite to isplativim optimiziranjem iskustva. Stvorite prostor za svakoga da doprinese i podijeli ideje. Kada članovi vašeg tima vide vrijednost vaših sastanaka, rado će vam se pridružiti kad god zakažete sastanak.