Većina ljudi koristi softver za proračunske tablice za prikupljanje podataka ili predstavljanje informacija pomoću dijagrama i grafikona. Međutim, kada razmišljate izvan okvira, postoji nekoliko namjena Google tablica. Jedna od najpraktičnijih alternativnih upotreba je izrada rasporeda.
I ne morate čak ni početi od nule. Biblioteka predložaka ima već pripremljen list spreman za rad. Čitajte dalje dok detaljno opisujemo kako možete ispravno izraditi i oblikovati raspored i zašto biste trebali razmisliti o korištenju listova za svoj raspored.
Kako napraviti raspored u Google tablicama
Iako možete izraditi raspored od nule u Google tablicama, preporučamo korištenje predloška, posebno ako ste u žurbi i ne trebate puno prilagođavanja.
Možete upotrijebiti galeriju predložaka u Google tablicama da pronađete unaprijed izrađeni list. Za početak morate otvoriti Google tablice i otvoriti račun. Ako već imate Google račun, možete ga koristiti za prijavu. Evo koraka koje trebate slijediti da biste izradili raspored pomoću galerije predložaka u Google tablicama:
- Idite na glavnu stranicu Google tablica.
- Kliknite na Galerija predložaka ispod trake za pretraživanje. Ovo će otvoriti novu stranicu koja sadrži nekoliko predložaka koje možete izabrati.
- Koristit ćemo se Raspored predložak za ovaj vodič, pa kliknite na taj. Ovo će otvoriti novu proračunsku tablicu s već primijenjenim predloškom.
Predložak Google tablica već ima postavljene retke i stupce tako da postoje podjele po satima tijekom dana. Možete postaviti početni dan u tjednu u ćeliji C2. Datum se automatski navodi u 3. retku ovisno o unosu u ćeliji C2. Četvrti redak sadrži formulu koja automatski pretvara datum u dan u tjednu.
Na dnu rasporeda nalazi se odjeljak za bilješke u kojemu možete ostaviti poruke timu. Na desnoj strani nalazi se i odjeljak obaveza gdje možete dodijeliti određene zadatke svom timu.
Korištenje uvjetnog oblikovanja u vašem rasporedu
Možete upotrijebiti uvjetno oblikovanje u proračunskoj tablici da provjerite postoji li određena riječ u proračunskoj tablici. Određena radnja će se poduzeti ako je taj uvjet ispunjen.
Za demonstraciju, dodajmo uvjetno oblikovanje da provjerimo postoji li riječ "sastanak" u ćeliji. Ako se dogodi, stanica bi trebala postati crvena. Evo koraka koje trebate slijediti da biste to učinili:
- Odaberite područje u proračunskoj tablici na koje želite primijeniti uvjetno oblikovanje.
- Kliknite na Format u glavnoj alatnoj traci zaslona.
- Tamo kliknite Uvjetno oblikovanje. Ovo će otvoriti bočnu traku na desnoj strani zaslona.
- Raspon će se automatski dodati ako ga odaberete u prvom koraku. Ako niste, napišite raspon u Primijeni na raspon tekstni okvir.
- u Format ćelije ako odjeljak, možete odabrati pravila oblikovanja. Odabrali smo Tekst sadrži opciju i dodali ključnu riječ "sastanak".
- Sada odaberite efekte koji će se primijeniti na sadržaj u ćeliji. U ovom smo slučaju odabrali crvenu boju koja će se primijeniti na ćeliju.
- Kliknite na Gotovo za spremanje promjena.
Kao što vidite, učinak se dodaje svakoj ćeliji koja sadrži navedenu ključnu riječ. Ovo može biti osobito korisno kada želite bojom označiti nadolazeće zadatke poput sastanaka i rokova. Također možete dodati više pravila, što znači da možete imati raspored u potpunosti označen bojama.
To znači da nećete morati ručno kodirati svaku ćeliju bojom kad god se promijeni vaš raspored.
Prednosti i mane izrade rasporeda u tablicama
Iako postoji nekoliko prednosti stvaranja a produktivan raspored rada s Google tablicama, daleko je od savršenog. Raspravljajmo o prednostima i manama izrade rasporeda pomoću Google tablica:
Pro: besplatno korištenje
Iako na tržištu postoji nekoliko softvera za izradu rasporeda, većina njih se plaća. S druge strane, Google tablice mogu biti korisne pri izradi rasporeda jer su besplatne za pojedince i male tvrtke. To je jednostavan način da napravite sigurnosnu kopiju svog rasporeda besplatno bez ručnog spremanja.
Pro: Jednostavno dijeljenje
Najbolji dio korištenja Google tablica u odnosu na druge programe za proračunske tablice je to što vam omogućuje dijeljenje proračunske tablice sa samo nekoliko klikova. Također možete odrediti dopuštenja tako da samo nekoliko odabranih osoba može uređivati proračunsku tablicu, dok je ostali mogu samo pregledavati. Ovo može biti od velike pomoći ako napravite raspored rada na daljinu podijeliti sa svojim suradnicima.
Nedostatak: Nema obavijesti za korisnike bez pristupa za uređivanje
Google tablice imaju prednost dijeljenja u stvarnom vremenu, što znači da gledatelji mogu vidjeti promjene napravljene u datoteci u stvarnom vremenu. Međutim, ako imate samo dopuštenja za pregled, Tablice vas neće obavijestiti o bilo kakvim promjenama napravljenim u proračunskoj tablici.
Samo osobe s pristupom za uređivanje mogu omogućiti obavijesti putem e-pošte. Možete koristiti dodatke koji šalju push obavijesti kako biste uklonili problem, ali to je daleko od idealnog.
Protiv: Nedostatak automatizacije
Korištenje namjenskog softvera za izradu vašeg rasporeda neće zahtijevati da svaki detalj unosite ručno. Ostali dijelovi se automatski ažuriraju ako promijenite jedan dio rasporeda.
Napredni softver također će vas obavijestiti ako pretjerate sa smjenama ili napravite potencijalnu pogrešku. Ako ste stručnjak, možete napraviti automatizaciju u Tablicama. Međutim, većina ljudi nema vremena ili naprednog tehničkog znanja da to izvede.
Protiv: Potrebno je više vremena
Kada koristite proračunsku tablicu, većinu stvari morate unijeti ručno ili sastaviti padajuće popise. Napredni softver štedi vam mnogo ručnog uređivanja budući da ima alate za izradu rasporeda povuci i ispusti. Također mogu slati automatsku e-poštu kad god dođe do promjene rasporeda.
Nedostatak: nema moderne značajke
Google tablicama nedostaju značajke kao što su GPS praćenje, izmjena smjena i upravljanje priključnim vratilom. Ove značajke nisu potrebne, ali vam mogu olakšati život u određenim situacijama.
Učinkovito rasporedite svoj život
Google tablice samo su jedan od mnogih načina da rasporedite svoj život i posao. Iako postoji nekoliko nedostataka, činjenica da je besplatan i jednostavan za korištenje čini ga održivom opcijom, posebno kada ga kombinirate s drugim aplikacijama Google Suitea kao što je Google kalendar.
