9 najboljih savjeta za suradnju na dijeljenim proračunskim tablicama za vaš projekt

Ako puno ljudi radi zajedno na zajedničkoj projektnoj proračunskoj tablici, trebali biste postaviti neku vrstu kontrola tijeka rada ili procesa za jednostavno obavljanje posla. Na taj način nećete izgubiti pojam o tome što je učinjeno i što treba učiniti sljedeće—to će pomoći da svi ostanu na istoj stranici.

Ovdje govorimo o onim bitnim savjetima i najboljim primjerima iz prakse koje biste trebali slijediti kada surađujete s drugim korisnicima u Excelu ili Google tablicama ili slično.

1. Dokumentirajte ključne promjene i ažuriranja

Kada surađujete na proračunskim tablicama, važno je pratiti što se promijenilo. Možete završiti tako da prebrišete tuđi rad ako ne budete pažljivi.

Pokušajte dodati komentare ili bilješke da biste zabilježili promjene—kao što su razlozi za ažuriranje stavke, imena urednika koji su unijeli promjene i zašto ili kako su to učinili. To možete jednostavno učiniti pomoću Označite promjene značajka u zajedničkoj radnoj knjizi. Da biste aktivirali ovu značajku, slijedite korake navedene u nastavku:

1. Ići Datoteka > Opcije > Alatna traka za brzi pristup. Za macOS idite na Excel > Postavke… > Vrpca i alatna traka > Alatna traka za brzi pristup.
2. S padajućih opcija odaberite Sve naredbe.
3. Odaberi Označite promjene i odaberite želite li dodati alatnu traku za brzi pristup iznad vrpce ili ispod nje. Klik U redu.
4. Kada završite, dodirnite padajuće filtre u Alatna traka za brzi pristup > Prikaži oznake naredbi. Možete prilagoditi kako želite istaknuti promjene u proračunskoj tablici odabirom opcija na padajućem izborniku.

Stavke ili kartice u svojoj dijeljenoj proračunskoj tablici također možete kodirati bojama tako da možete lako vidjeti promjene na prvi pogled.

2. Ispravno unesite izvorne podatke

Lako je pogriješiti prilikom unosa neobrađenih podataka u proračunske tablice. Problem je u tome što ako to ne učinite ispravno, to može potpuno iskriviti vaše rezultate i odvesti vas u krivom smjeru.

Srećom, postoje neki brzi savjeti koji će osigurati da izvorne ili neobrađene podatke ispravno unosite u svoje Excel datoteke.

• Vaši podaci trebaju biti jasni i točni. Pokušajte izbjeći kratice ako nisu apsolutno potrebne i pobrinite se da su svi oblici brojeva ili datuma jasni i dosljedni u cijeloj proračunskoj tablici.
• Obavezno uključite naslov na vrhu svakog stupca/retka, tako da drugi korisnici mogu bolje protumačiti tablice.
• Koristite relevantne (i točne) formule, gdje god je potrebno.

3. Koristite kontrole proračunske tablice

Korištenjem kontrola proračunske tablice možete smanjiti rizik od pogrešaka pri unosu podataka. Evo nekoliko alata koje možete koristiti:

Provjera valjanosti podataka: Pomoću alata kao što je provjera valjanosti podataka omogućuje prikupljanje unosa od više korisnika u odgovarajućem formatu. Također osigurava uniformnost u unosu podataka i sprječava nenamjerne pogreške korisnika. Ako unosite podatke koji pripadaju poznatom skupu vrijednosti, poput "Da" ili "Ne" ili "Ne može se odrediti", možete stvoriti padajući popis s ovim opcijama kako biste drugim korisnicima omogućili odabir s unaprijed definiranog popisa opcije.

Prikaz lista: The Funkcija Sheet View je još jedna korisna značajka koja korisnicima proračunskih tablica omogućuje stvaranje prilagođenih prikaza svoje radne knjige i postavljaju vlastite filtre za pregled informacija—a da na njih ne utječu promjene koje su drugi napravili na radnom listu korisnika.

4. Koristite tablice i grafikone

Suočimo se s tim: proračunske tablice u početku su prilično neodoljive, pogotovo ako niste navikli raditi s velikim količinama podataka. Zato preporučujemo korištenje tablica, grafikona ili grafikona za postavljanje podataka na intuitivan način.

Dok vam tablice pomažu organizirati i sortirati informacije, korištenje grafikona ili grafikona može pomoći u vizualnom predstavljanju. To olakšava iscrtavanje trendova ili prikazivanje usporedbi između različitih grupa varijabli tijekom vremena kako biste mogli uočiti važne odnose i trendove u vašim vrijednostima podataka.

5. Istaknite važne vrijednosti bojama i oblikovanjem

Dodavanjem boje tekstu i naslovima možete organizirati svoje podatke na čitljiviji način.

Na taj se način možete usredotočiti na određene aspekte podataka, a da vas ne zatrpaju sve informacije odjednom. Također možete koristiti alate kao što su uvjetno oblikovanje, što vam omogućuje da istaknete određene ćelije na temelju kriterija kao što je jesu li unutar određenog raspona vrijednosti.

Značajka "Freeze Panes" osobito je korisna ako trebate pratiti određena područja dok se pomičete kroz dugu proračunsku tablicu. Evo kako to možete učiniti:

1. Odaberite aktivni red ili stupac.
2. Idi na Pogled karticu vrpce i odaberite Zamrzni okna.
3. S padajućeg izbornika odaberite želite li zamrznuti stupce ili retke.

Pomoću funkcije hiperveze možete povezati sidreni tekst s datotekama, web stranicama ili radnim listovima.

1. Da biste to učinili, odaberite ćeliju u proračunskoj tablici koja sadrži tekst.
2. Idi na Umetnuti jezičak na vrpci.
3. S desne strane vrpce dodirnite Veza i odaberite opcije s lijevog izbornika. Možete se odlučiti povezati na datoteke u vašoj lokalnoj pohrani, ili web vezu, ili na druge izvore.

To pomaže članovima vašeg tima da lako pronađu reference ili izvorne datoteke. Na primjer, ako web stranica vaše tvrtke navodi proizvode i usluge, lako možete stvoriti hipervezu unutar ćelije koja članove tima vodi izravno na stranicu kada kliknu na nju.

Često može biti teško znati na čemu vaši kolege rade. Međutim, alati za proračunske tablice kao što su Google tablice olakšavaju zajedničkoj suradnji više urednika na dokumentima u stvarnom vremenu. Možete otvoriti bočnu traku za chat tako da dodirnete oblačić ikone za chat pored popisa aktivnih korisnika.

Ovo je zgodna značajka—možete razgovarati o svim problemima na koje ste možda naišli tijekom rada na dijeljenim datotekama. Također vam omogućuje brzu međusobnu komunikaciju ako trebate pomoć ili pomoć u vezi s nečim određenim unutar njihovog dokumenta.

9. Omogućite suradnicima pristup za uređivanje/pregled

Jedan od prvih koraka u suradnji na dijeljenim proračunskim tablicama je osiguravanje da članovi tima imaju pristup za uređivanje/pregled (samo za čitanje). Najprije morate biti sigurni da ste omogućili dijeljenje.

Drugo, prema potrebi dodajte suradnike u svoje pojedinačne radne knjige i dajte im pristup samo za čitanje ili uređivanje po želji. Provjerite imaju li svi pristup kompatibilnim verzijama datoteke kako ne bi imali problema sa sinkronizacijom ili spremanjem dok rade.

Pametnija suradnja s lako čitljivim proračunskim tablicama

Na kraju dana, sve se svodi na komunikaciju. Kada radite na zajedničkom projektu s grupom ljudi, važno je osigurati da komunikacija vašeg tima ide što je moguće glatko.

Ovi gornji savjeti trebali bi pomoći da vaše proračunske tablice budu jednostavnije za korištenje i lakše za čitanje, tako da je dijeljenje i tumačenje informacija uvijek jednostavno.