Tipičan način ručnog upravljanja ugovorima je potpisivanje komada papira i njegovo pohranjivanje u ormar za datoteke. Ručni postupak je spor i manje učinkovit u nadzoru i praćenju udaljenih zaposlenika.
Budući da rad na daljinu postaje nova "normala" za mnoge tvrtke, nikada nije bilo važnije osigurati da ugovori i procesi upravljanja teku glatko.
Dobra stvar je što možete koristiti softver za upravljanje ugovorima za automatizaciju cijelog životnog ciklusa ugovora od stvaranja do pregovora, potpisivanja i obnove. Brojne su prednosti softvera za upravljanje ugovorima. Evo šest najboljih.
1. Poboljšava privatnost i sigurnost
Jedan od izazova s ručnim upravljanjem ugovorima je to što se uvelike oslanja na papir. Problem s fizičkim dokumentima je taj što su skloniji oštećenju i gubitku. Dok rad na daljinu predstavlja opasnost od povrede podataka, curenja i hakiranja, softver za upravljanje ugovorima eliminira te rizike dopuštajući vam sigurnosnu kopiju svih vaših dokumenata.
Softver za upravljanje ugovorima omogućuje vam pohranjivanje dokumenata u oblak, čime se smanjuje mogućnost da se izgube ili oštete. Softver također štiti osjetljive informacije o ugovoru od neovlaštenog pristupa. Alat za upravljanje uključuje ugovore i sporazume s različitim razinama pristupa, omogućujući vam da odredite tko može pristupiti, uređivati i dijeliti određene dokumente.
Na primjer, administratori sustava mogu konfigurirati pravila koja se temelje na dozvolama, odlučujući tko čemu može pristupiti informacije, bilo da se fizički nalaze u uredu ili rade na daljinu bilo gdje u svijet. Osim toga, neki programi štite dokumente korištenjem dvofaktorska autentifikacija i najnovije tehnologije šifriranja.
2. Štedi vrijeme
Ručno upravljanje ugovorima je spor i dugotrajan proces. To često uključuje razgovore licem u lice, potpisivanje papirnatih kopija, slanje pošte naprijed i natrag, skeniranje i učitavanje dokumenata za dijeljenje. Također, morat ćete ponoviti cijeli postupak svaki put kada izmijenite ugovor.
Sa softverom za upravljanje ugovorima malo je vremena čekanja za dobivanje ugovora bilo gdje u svijetu. Softver poput Zapendova standardna opcija omogućuje vam da iskoristite njegov e-potpis kako biste uštedjeli sate na ugovorima i sporazumima.
Za neke tvrtke kašnjenja počinju tijekom sklapanja ugovora. U ovom slučaju, neki softver koristi unaprijed odobrene predloške za pokretanje nacrta, kao i standardizirane uvjete i klauzule za specifične slučajeve upotrebe.
Zaposleni na daljinu bez pristupa ugovornoj dokumentaciji obično traže odgovore na pitanja na koja je odgovoreno u ugovoru. To internom timu može otežati održavanje kontrole nad svojim radnim opterećenjem.
Softver za upravljanje ugovorima pohranjuje sve verzije ugovora u organiziranom formatu. Na taj način udaljeni radnici mogu pristupiti najnovijoj verziji i pronaći odgovore na svoja pitanja. Dugotrajni procesi koji se mogu automatizirati uključuju odjave, obnove i neplanirane radnje upravljanja ugovorima.
3. Pojednostavljuje dijeljenje i suradnju
Tvrtke unutar udaljenog radnog okruženja mogu se savjetovati i surađivati s članovima tima koji rade od kuće ili rade u pokretu dok putuju.
Softver za upravljanje ugovorima temeljen na oblaku daje ovlaštenim korisnicima pristup informacijama koje su im potrebne u stvarnom vremenu. Omogućuje vam da se prijavite, povučete ugovor i surađujete s kolegama s bilo kojeg mjesta u svijetu.
Softver također ima alate za suradnju i komunikaciju poput komentiranja i razgovora o dokumentima, što olakšava pregovaranje i ažuriranje uvjeta u stvarnom vremenu. Ovi alati omogućuju udaljenim timovima unos podataka, pomažući u stvaranju autonomne radne snage u kontroliranom okruženju.
4. Smanjuje rizik i poboljšava usklađenost
Problemi poput neodobrenih uvjeta i propuštenih obveza mogu dovesti organizaciju u opasnost. Srećom, softver za upravljanje ugovorima može pomoći u smanjenju rizika korištenjem unaprijed odobrenih klauzula i alata za reviziju ugovora.
Koristeći softver za upravljanje ugovorima, upravljački tim može provjeriti rezultate svakog ugovora ispuniti očekivanja i da se udaljeni zaposlenici pridržavaju ugovora s alatima za reviziju.
Softver vam omogućuje praćenje i reviziju svakog koraka ugovorne prekretnice s bilo kojeg mjesta, omogućujući vam da sve zaposlenike, uključujući udaljene radnike, smatrate odgovornima za svoje postupke. To pomaže u poboljšanju učinkovitosti dok štiti vašu tvrtku od neusklađenosti.
Alat također uključuje revizijske tragove koji vam omogućuju pregled cijele povijesti ugovora sa samo nekoliko klikova. Ovlašteni korisnici mogu vidjeti u kojoj je fazi ugovor i njegov status (aktivan, na čekanju, istekao, itd.), poboljšavajući odgovornost i usklađenost.
Softver također možete koristiti za analizu stanja vaših poslovnih odnosa. Softver za upravljanje ugovorima uključuje izvješća koja vam pomažu procijeniti razinu usklađenosti trećih strana s politikama i propisima.
Bolja komunikacija među zaposlenicima i dopuštanje pristupa internim politikama cijele tvrtke stvaraju osjećaj uključenosti, omogućujući veću usklađenost. To posebno vrijedi za zaposlenike koji rade od kuće.
5. Automatizira upozorenja za ključne datume i rezultate
Rad s udaljenim timovima povećava šanse za propuštanje rokova i prilika. Srećom, softver za upravljanje ugovorima može uhvatiti ključne datume ugovora i rezultate i poslati obavijesti odgovornoj strani.
Softver za upravljanje ugovorima jedan je od najboljih alate za pojednostavljenje procesa rada na daljinu. Na primjer, možete konfigurirati softverski alat za obavijesti da upozori upravitelje o ugovorima koje treba otkazati ili obnoviti, čuvajući svoje financijske interese sigurnima.
Udaljeni radnici mogu biti obaviješteni i rano početi raditi na zadacima, što vam daje veću kontrolu nad projektima. Također možete slati obavijesti svim udaljenim zaposlenicima u vezi s promjenama pravila ili potrebom za pregledom pravila.
Obavijesti o pokretanju ključna su značajka softvera za upravljanje kontaktima i mogu vas upozoriti kada je važan dio ugovora potpisan. Osim toga, neki vam softveri omogućuju postavljanje automatskih ponavljajućih alarma koji se ne poništavaju sve dok dodijeljeni tim ne poduzme očekivanu radnju.
6. Centralizira podatke za veću vidljivost
Čest problem s korištenjem ručnog upravljanja ugovorima je pronalaženje pogrešno postavljenog ugovora. Sa softverom za upravljanje ugovorima ne morate se oslanjati na neuredne ormare koji otežavaju brzo traženje ključnih dokumenata.
CMS temeljen na oblaku rješava probleme pružanjem središnjeg repozitorija koji se može pretraživati. Centralizirano središte za dokumente uključuje alate za pretraživanje i filtriranje kako bi se članovima tima, uključujući udaljene radnike, osigurao pristup kritičnim informacijama bilo kada i bilo gdje.
Pohranjivanje svih dokumenata u centralizirano, virtualno skladište povećava vidljivost ugovora. Također vam daje kontrolu nad pristupom ugovornim dokumentima i stvara jedinstveni izvor istine. Neke tvrtke dopuštaju članovima tima da vide tekuće obveze, isporučene rezultate, nadolazeće projekte i datume obnove te troškove ugovora.
Pojednostavite procese i tijekove rada pomoću softvera za upravljanje ugovorima
Upravljanje ugovorima na daljinu nije jedan od najglamuroznijih zadataka u organizaciji. Nadzor i praćenje udaljenih zaposlenika još je veći izazov kada se ugovorima upravlja ručno.
Ručne i papirnate tehnike čine proces upravljanja ugovorima sporijim i manje učinkovitim. Ali s pouzdanim softverom za upravljanje ugovorima, tvrtke mogu lako rješavati ugovore, čak i kada rade s udaljenim timovima.
