Iako su aplikacije za produktivnost osmišljene kako bi vam omogućile učinkovitiji rad, ponekad se čini da rade suprotno. To je zato što je jedna stvar imati na raspolaganju izuzetne alate za produktivnost. Ali druga je stvar koristiti ih na način koji vas čini produktivnijim.
Sve se svodi na to kako ih koristite. Ovaj članak pokriva savjete koji će vam pomoći da maksimalno povećate svoje alate za produktivnost.
Prvi korak za učinkovitije korištenje vaših alata za produktivnost jest shvaćanje da oni ne mogu puno učiniti samostalno. Iako se gotovo svaka aplikacija za produktivnost na tržištu zaklinje da će vam "olakšati" život, istina je da mogu učiniti samo toliko. Neki se mogu pohvaliti jedinstvenim značajkama i mogućnostima s potencijalom da vam pomognu da učinite više u kraćem vremenu, ali u konačnici su samo oni koji omogućuju.
Da biste maksimalno iskoristili prednosti svojih alata za produktivnost, morate biti jasni u vezi svojih ciljeva i zadataka te imati vještine i sustave za njihovu podršku. Ovo je slično fotografu koji ima najbolju i najkompletniju kameru, ali još uvijek ne može snimiti sjajne fotografije. Poznavanje toga i smanjenje vaših očekivanja o tome što vam alati za produktivnost mogu pomoći u postizanju je sjajna polazna točka.
Potrebni su vam sustavi i procesi koji podržavaju vaše alate za produktivnost da biste ih učinkovito koristili. Ovo su stupovi produktivnosti koji sve drže na okupu i omogućuju vam da najbolje iskoristite svoje aplikacije. Bez njih ćete neprestano juriti za najnovijom aplikacijom za produktivnost koja obećava svijet, ali nikada nikuda zapravo nećete stići.
Na primjer, zapisivanje svih svojih zadataka u aplikaciju za popis obveza besmisleno je ako nemate sustav za njihovo rješavanje. Jedan od razloga za to je taj što svaki zadatak ima različitu razinu hitnosti i važnosti, a svaki dan imate samo ograničenu količinu vremena i energije. Dakle, u ovom slučaju trebat će vam a sustav određivanja prioriteta, poput Eisenhowerove matrice, pomoći će vam da shvatite koje zadatke trebate obaviti najprije i osigurati da napredujete u stvarima koje su najvažnije.
U drugim slučajevima možda će vam trebati sustav koji vam pomaže zadržati fokus i ograničiti ometanja ili promjenu konteksta. Batching zadataka je prikladan sustav produktivnosti to može pomoći u ovome. Uključuje grupiranje sličnih zadataka i rad na njima jedan za drugim kako bi se smanjile smetnje i povećao fokus.
Sve u svemu, cilj je pronaći ili postaviti sustave koji podržavaju vaše alate za produktivnost i pomažu vam u postizanju željenih rezultata.
Uz široku paletu alata za produktivnost dostupnih na dohvat ruke, to može biti izazovno odabrati pravu za posao ili primamljivo koristiti više opcija istovremeno za isti zadatak. Ali češće nego ne, korištenje različitih alata za produktivnost za istu stvar može dovesti do zabune i zapravo vas učiniti manje produktivnim. Stoga je bitno da pažljivo odaberete pravi alat za produktivnost, onaj koji će vam najbolje odgovarati na temelju vaših potreba, ciljeva i okolnosti.
Da biste to učinili, počnite s procjenom svojih potreba i specifičnog zadatka koji pokušavate ostvariti. Odatle istražite, usporedite različite opcije i isprobajte ih (ako je moguće) da vidite koja vam najbolje odgovara. Možda ćete morati eksperimentirati s nekoliko alata prije nego što pronađete savršeno pristajanje, ali na kraju će se isplatiti.
Nakon što pronađete pravi alat, izbjegnite iskušenje da neprestano tražite najnoviju aplikaciju s sjajnim novim značajkama. Velika je vjerojatnost da nećete morati dodavati više alata za produktivnost za isti zadatak jer onaj koji već imate zadovoljava sve vaše potrebe. Dakle, možete se držati svojih trenutnih alata i usredotočiti se na njihovu učinkovitiju upotrebu.
Sada morate naučiti detalje vašeg trenutnog alata za produktivnost. To je bitno ako želite izvući maksimum iz njih i postići željene rezultate. Štoviše, budući da je njihova konačna svrha uštedjeti vrijeme, poznavanje svakog kutka i rupe vaših alata pomoći će vam da ih učinkovitije koristite i učinite više za manje vremena.
Na primjer, ako ste a Slack korisnik, učenje njegovih najnaprednijih značajki olakšat će vam tijek rada, uštedite vrijeme i učinite komunikaciju sa svojim timom učinkovitijom. Nadalje, također možete pojačati svoj Slack radni prostor dodavanjem nekih integracija.
Isto vrijedi i za korisnike Gmaila. Učenje je najviše korisnih tipkovnih prečaca pomoći će vam da brže pregledate pristiglu poštu, štedeći vam vrijeme za druge bitne zadatke. Općenito, odvajanje vremena da naučite kako učinkovitije koristiti svoje alate dugoročno će se isplatiti povećanjem vaše produktivnosti.
Već smo utvrdili da vam u većini slučajeva neće trebati više aplikacija za isti zadatak. Međutim, na tipičnom radnom mjestu trebat će vam različita rješenja za komunikaciju, upravljanje zadacima, pohranu u oblaku i još mnogo toga. To znači da ćete gubiti dragocjeno vrijeme neprestano mijenjajući aplikacije i riskirati gubitak važnih informacija.
Da biste to izbjegli, morate integrirati svoje alate za produktivnost kako bi oni besprijekorno funkcionirali. Srećom, najpopularniji alati za produktivnost nude integraciju s širokim rasponom aplikacija, tako da možete jednostavno povezati one koje koristite i pojednostaviti svoj radni tijek. Također možete koristiti Zapier integracije za automatizaciju tijeka rada upravljanja zadacima.
Alternativno, kada tražite prave alate za svoje potrebe, možete odabrati paket radnog prostora koji uključuje sve što vam je potrebno na jednom mjestu. Na primjer, Notion je sve-u-jednom radni prostor koji kombinira nekoliko značajki, uključujući upravljanje zadacima, vođenje bilješki i suradnju s dokumentima na istoj platformi.
6. Prilagodite svoje obavijesti
Posljednje, ali jednako važno, morate pažljivo upravljati svojim obavijestima kako biste izbjegli ometanja i usredotočili se na svoj posao. Prema zadanim postavkama, većina aplikacija postavljena je za slanje obavijesti za sve, što može brzo postati neodoljivo i otežati koncentraciju.
Prvo odredite koje su obavijesti bitne za vas i koliko često ih želite primati. Zatim možete otići u postavke svoje aplikacije i fino podesiti svoje postavke obavijesti kako bi odgovarale vašim potrebama. U drugim slučajevima, kada radite na zamornom zadatku koji zahtijeva duboki fokus, možete onemogućiti sve obavijesti da biste ostali fokusirani.
Alati za produktivnost mogu vam pomoći da postignete više za manje vremena, ali samo ako ih koristite na pravi način. Uz toliko opcija dostupnih na tržištu, lako je uhvatiti se u sindrom sjajne nove aplikacije i izgubiti pojam o svojim potrebama i ciljevima.
Ključno je biti strateški u vezi sa svojim alatima za produktivnost i koristiti samo alate koji odgovaraju vašim specifičnim potrebama. Savjeti koje smo podijelili iznad pomoći će vam u tome i podići svoju produktivnost na sljedeću razinu.
