Trenutna razmjena poruka na udaljenim radnim mjestima toliko je integrirana u komunikacijsko tkivo da je često teško sjetiti se kakav je život bio bez njih. Alati poput Slacka postali su zadane komunikacijske platforme koje podržavaju suradnju i timsku produktivnost u današnjim udaljenim radnim okruženjima.
Međutim, iako bi to moglo biti zgodno, ipak morate usvojiti neke najbolje primjere iz prakse kako biste izbjegli ometanje tijeka rada. Ovaj članak će pokriti neka bitna pravila za razmjenu trenutnih poruka za učinkovitu komunikaciju na vašem udaljenom radnom mjestu.
1. Definirajte očekivanja
Razmjena trenutnih poruka obično vam omogućuje slanje poruka ljudima u stvarnom vremenu dok očekujete trenutni odgovor. Iako postoje trenuci kada je to prikladno, pa čak i neophodno, to također može biti značajan izvor ometanja.
To je zato što svoj alat za razmjenu trenutnih poruka možete koristiti u različite svrhe kao što su aktivnosti virtualnog hladnjaka vode, najave, dijeljenje datoteka ili postavljanje brzih pitanja. Sve to može brzo izmaći kontroli ako ljudi jedni druge po cijele dane prekidaju zahtjevima ili obavijestima.
Zbog toga je važno osigurati da imate pravila koja pomažu u upravljanju očekivanjima pomoću vašeg alata za razmjenu trenutnih poruka. Na primjer, možete stvoriti kanale (grupe) hladnjaka vode kako biste držali male razgovore podalje od drugih kanala vezanih za posao. Možete potaknuti svoje udaljene kolege da postave svoje statuse kako bi ukazali na njihovu dostupnost i bili otvoreni u vezi s hitnošću svojih zahtjeva.
Ovo će vjerojatno biti trajni proces koji ćete morati ponovno posjetiti kako vaš tim i tvrtka rastu. Ključno je imati sustav, poput internog wikija, koji će ga dostaviti trenutnim zaposlenicima i predstaviti ga novim zaposlenicima.
2. Uredi prije slanja
Neposredna priroda trenutnih poruka i činjenica da ste navikli koristiti kratice, kratice i emojije prilikom slanja poruka prijatelji i obitelj mogu vas natjerati da previdite mogućnost nesporazuma i važnost profesionalizma na radnom mjestu komunikacije.
Budući da ste već stekli naviku čitanja i uređivanja svojih e-poruka prije nego što ih pošaljete, trebali biste odvojiti vrijeme da to učinite i sa svojim trenutnim porukama. Pregledajte svoju gramatiku, pravopis i ton prije nego pritisnete send. Zapamtite da bi vaša poruka mogla poremetiti radni tijek vašeg kolege, stoga se pobrinite da bude jasna i sažeta. Ne želite da troše dodatno vrijeme dok shvate što ste mislili.
Uz to, izbjegavajte prekomjernu upotrebu kratica ili akronima u komunikaciji na radnom mjestu. Ako ih morate koristiti, upotrijebite one koje su dobro poznate i povezane s vašom industrijom.
3. Vodite računa o vremenskim zonama
Vjerojatno imate udaljene kolege koji rade u različitim dijelovima svijeta i vremenskim zonama, što znači da vam se radno vrijeme ne podudara. Stoga je dobro imati naviku uzeti u obzir vremenske zone svojih suigrača prije slanja trenutne poruke.
To je zato što instant poruke stvaraju osjećaj hitnosti, što može pritisnuti vaše udaljene kolege u odgovaranje tijekom svog osobnog vremena, promicanje kulture uvijek uključene koja može brzo dovesti do izgorjeti. Nadalje, pingovi i obavijesti mogu im odvratiti pažnju tijekom radnog vremena.
Rečeno je da produktivno radite sa svojim udaljenim timovima u više vremenskih zona, morate biti pažljiviji kada šaljete poruke. Da biste to postigli, možete odoljeti želji za slanjem trenutnih poruka osim ako nisu hitne, zakažite svoje Slack poruke unaprijedi iskoristite asinkronu komunikaciju kako biste izbjegli ometanje svojih kolega.
4. Razmotrite druge alternative
Razmjena trenutnih poruka izvrsna je za brzu i kratku razmjenu, ali ne uspijeva kada trebate imati detaljnije razgovore. Dakle, ako nađete da imate opsežnu razmjenu naprijed-natrag ili imate poteškoća s objašnjavanjem nečega, možda je vrijeme da prestanete s slanjem poruka i prijeđete na drugu metodu komunikacije.
Ovisno o kontekstu i prirodi vašeg razgovora, možda ćete htjeti razmotriti alternative kao što su audio ili video konferencije, jer vam to omogućuje da bolje prenesete svoju poruku. Alternativno, ako niste dostupni istovremeno, možete koristiti komunikacijske alate kao što su Twist ili asinkrona video rješenja Kao Voodle za snimanje i slanje vaše poruke bez očekivanja trenutnog odgovora.
E-pošta također može biti bolja opcija za određene razgovore, jer pruža pisani zapis koji možete kasnije referencirati. Osim toga, vaši kolege mogu pročitati i odgovoriti na vašu poruku u vrijeme koje im odgovara.
5. Izbjegavajte nepovezane poruke
Uzimajući u obzir da svaka poruka koju pošaljete odgovara novoj obavijesti i potencijalnom ometanju, trebali biste izbjegavati slanje nepovezanih poruka kako biste ograničili broj obavijesti svojim kolegama primiti.
Umjesto toga, pošaljite konsolidiranu poruku koja sadrži sve informacije koje su vam potrebne za komunikaciju. Na taj način vaši kolege mogu brzo skenirati poruku i neće ih više puta prekidati. Na primjer, možete koristiti sljedeći format:
Pozdrav, tražim informacije o projektu XYZ. Imate li ažuriranja? Hvala.
Umjesto odvajanja svake informacije u zasebnu poruku.
6. Smanjite razgovore na minimum
Razgovori o hladnjaku vode imaju svoje mjesto na udaljenim radnim mjestima. Zapravo, mogu pomoći u izgradnji odnosa i poticanju osjećaja pripadnosti među zaposlenicima.
Međutim, trebalo bi biti specifični kanali za neobavezne razgovore i druženje kako ne biste ometali svoje kolege kada se pokušavaju usredotočiti na njihov posao. Na taj način mogu odlučiti pridružiti se razgovoru kada žele i neće imati osjećaj da moraju odmah odgovoriti.
Stoga, kada šaljete izravne poruke svojim udaljenim kolegama, osobito tijekom radnog vremena, pokušajte svesti male razgovore na minimum kako biste poštivali njihovo vrijeme i fokus.
7. Potvrdite primitak poruka
Kada primite poruku, dobra je praksa da pošiljatelju date do znanja da ste vidjeli njegovu poruku, čak i ako ne možete odmah odgovoriti. Na taj način neće imati osjećaj da ih ignorirate i mogu se usredotočiti na druge zadatke dok čekaju odgovor. Osim toga, štedi vas od potencijalno ometajućih naknadnih poruka.
Ako ste zauzeti kada primite poruku na koju treba odgovor, možete reći pošiljatelju tako što ćete reći nešto poput: „Hvala što ste me obavijestili. Vratit ću ti se." Ako poruka ne treba odgovor, možete upisati "Hvala" ili reagirati emoji.
Usvojite ove savjete za produktivniju komunikaciju na poslu
Ulaganje napora u razvoj boljih komunikacijskih navika ključno je za svaki udaljeni tim. Usvajanje gornjih savjeta može potaknuti produktivniju i učinkovitiju suradnju s vašim kolegama, bez obzira na lokaciju.
