Jednostavna suradnja je od iznimne važnosti u doba rada na daljinu. Srećom, Google ima mnogo opcija dijeljenja koje omogućuju više korisnika da rade na istom projektu. Znati tko je izvršio promjene u datoteci i kada može biti ključno za učinkovito upravljanje proračunskim tablicama.

Srećom, Google tablice imaju dvije značajke koje vam omogućuju praćenje promjena napravljenih u vašim proračunskim tablicama. Prvi su obavijesti Google Sheets, dok je drugi povijest verzija. U ovom ćemo članku detaljno opisati ove bitne funkcije, pokazati kako ih možete aktivirati i pokriti zašto bi mogle biti ključne za vaše proračunske tablice.

Zašto koristiti obavijesti e-poštom u Google tablicama?

Kada radite na velikom listu gdje više zaposlenika unosi promjene u proračunsku tablicu, može biti izazovno znati koje promjene je napravio svaki suradnik. Mnogo je bolje znati tko je napravio određenu promjenu, posebno za voditelje projekta.

Pomoću povijesti verzija možemo provjeriti tko je napravio promjenu. No, skeniranje povijesti verzija može biti zamorno ako postoji mnogo slučajeva. Umjesto toga, možete koristiti obavijesti Google tablica. Na ovaj način, Tablice će vas obavijestiti putem e-pošte.

instagram viewer

Ako ste u pokretu, trebali biste provjeriti funkcioniraju li obavijesti vaše mobilne e-pošte kako ništa ne biste propustili.

Kako omogućiti obavijesti e-poštom u Google tablicama

Uključivanje obavijesti e-poštom traje samo nekoliko minuta, a nakon što to učinite, ostat će aktivno dok ne izvršite daljnje promjene u postavkama. Slijedite ove korake da biste uključili obavijesti:

  1. Otvorite svoju proračunsku tablicu na kojoj želite omogućiti primanje obavijesti e-poštom.
  2. Pritisnite Alati na vrhu proračunske tablice. Pojavit će se padajući izbornik.
  3. Pritisnite Pravila obavijesti, što otvara novi prozor na sredini zaslona.
  4. Ovdje možete postaviti pravila. Ako odaberete opciju iz prvog odjeljka, morate odabrati kada želite primati obavijesti. Ili odaberite: Sve promjene su napravljene, ili Korisnik šalje obrazac.
  5. U drugom odjeljku možete birati E-pošta - Dnevni sažetak ili E-pošta - odmah.
  6. Pritisnite Uštedjeti kada odaberete željene postavke,

Detaljnije ćemo opisati svaku od postavki malo dalje u članku.

Kako dodati i izbrisati pravila obavijesti u Google tablicama

Ako želite dodati još pravila, urediti postojeća ili ih izbrisati, idite na Postavite opciju pravila obavijesti klikom na Alati i Pravila obavijesti.

Ako već imate postojeće pravilo obavijesti, ono će se pojaviti na popisu. Možete kliknuti na Izbrisati ili Uredi, ili pritisnite Dodajte još jedno pravilo obavijesti stvoriti novu. Kada završite s promjenama, kliknite Gotovo da ih spasim.

Razumijevanje opcija u Pravilima obavijesti

Postoje dva odjeljka u pravilima o obavijestima: prvi je Obavijesti me na, a drugi je Obavijesti me s.

1. Obavijesti me na [Vaš Email] kada…

  • Sve promjene su napravljene: Kada odaberete ovu opciju, sve promjene koje napravite u proračunskoj tablici bilježe se i obavještavaju korisnika putem e-pošte, odmah ili u dnevnom sažetku.
  • Korisnik šalje obrazac: Odabir ove opcije upozorit će vas kad god netko pošalje obrazac. Google obrasci omogućuju vam da povežete svoje obrasce s proračunskom tablicom. To može biti bilo što, od ankete do obrasca za prijavu na sveučilište.

2. Obavijesti me sa…

  • E-pošta - dnevni sažetak: Kad god se odabere ova opcija, popis korisničkih izmjena će stići kada dan završi ili u određeno vrijeme. Ako odaberete ovu opciju, obavijesti ćete primati kasnije, a ne odmah nakon što su poslane. To ide u prilog pojedincima koji ne žele odmah biti obaviješteni o promjenama. Također je idealan za one koji rade za veliku tvrtku u kojoj se proračunska tablica na kojoj rade stalno mijenja kako bi se izbjeglo popunjavanje pristigle pošte obavijestima. Obavezno postavite vrijeme dolaska izvan vašeg razdoblje blokiranja e-pošte, ako ga imate.
  • E-pošta - odmah: Kada odaberete ovu opciju, primit ćete e-poruku kad god dođe do promjene njihove proračunske tablice. Ovo je idealno za ljude koji se bave osjetljivim informacijama i žele primiti e-poštu ako se nešto promijeni.

Ne bismo preporučili korištenje ove postavke za list s više od dva ili tri suradnika, kako vas ne bi bombardirali stalnim obavijestima. Ako trebate koristiti ovu metodu, možda bi bilo dobro postavite Gmail mapu za primanje svih obavijesti.

Zašto koristiti povijest verzija Google tablica?

Možete koristiti značajku Povijest verzija Google tablica ako ne želite obavijesti putem e-pošte, ali pratite promjene napravljene u vašoj proračunskoj tablici. Google tablice će čak i spremiti male promjene ako se dogode dovoljno udaljene jedna od druge, tako da se ne morate brinuti da ćete propustiti neke važne promjene.

Vlasnik proračunske tablice i oni s pristupom za uređivanje proračunske tablice jedini su koji mogu vidjeti povijest verzija proračunske tablice u Google tablicama.

Budući da su promjene u oblaku, možete pristupiti povijesti verzija i pronaći točnu verziju koju tražite. Ovo je savršeno ako je jedan od članova vašeg tima (ili vi) napravio pogrešku i mora se vratiti na stariju verziju. Također možete imenovati promjene da biste znali koju verziju želite.

Kako pogledati povijest verzija u Google tablicama

Pristupiti Povijest verzija Google tablica, uvjerite se da je na listu napravljeno dovoljno izmjena prije nego što Sheets mogu stvoriti zapisnik promjena. Evo koraka koje trebate slijediti da biste pristupili povijesti verzija:

  1. Kliknite na Datoteka u gornjoj traci. Ovo će prikazati padajući izbornik.
  2. Tamo kliknite na Povijest verzija.
  3. Kliknite na Vidi povijest verzija na izborniku. Alternativno, možete koristiti Ctrl + Alt + Shift + H.

Na desnoj strani zaslona otvorit će se bočna traka. Tamo možete kliknuti na tri okomite točke pored starijih verzija i kliknuti na Vratite ovu verziju. Također možete kliknuti na Imenujte ovu verziju dati imena pojedinim spremanjima. Ako želite stvoriti novu instancu proračunske tablice, kliknite na Napravi kopiju.

Kada napravite novu kopiju proračunske tablice, ona će početi iznova i imati novu povijest verzija. Ako i dalje želite pratiti promjene u novoj proračunskoj tablici, možda ćete htjeti izbrisati stariju kako biste izbjegli zabunu u budućnosti.

Razlike između obavijesti e-poštom i povijesti verzija

Obavijest Google tablica omogućuje vam primanje e-pošte kad god korisnik promijeni proračunsku tablicu. Kada koristite povijest verzija, promjene se samo bilježe i ne obavještavaju korisnika aktivno.

Vrh ledenog brijega

U većini slučajeva, dobra je ideja koristiti obje ove značajke za važne proračunske tablice. Iako su dvije značajke o kojima se raspravlja u ovom članku izvrsne za suradnju, one su samo mali dio svih alata koje Google tablice nudi timovima koji rade na proračunskim tablicama.

Ima još puno toga za naučiti, stoga nastavite čitati o svemu što ovaj moćni program može ponuditi.