Suradnja s vašim suradnicima trebala bi biti lagana, s toliko načina da do njih dođete. No, ponekad korištenje više komunikacijskih alata može postati neodoljivo, a korištenje pogrešnog može stati na put razgovoru.
Dakle, kada je najučinkovitije napisati e-poštu, poslati poruku ili koristiti softver za upravljanje projektima? Čitajte dalje kako biste saznali koji je komunikacijski alat idealan za vašu raspravu.
Kada poslati e-poruku
Ako imate puno informacija koje treba sažeti i pojedinosti koje treba uključiti u svoju poruku, slanje e-pošte idealna je opcija. To je također najbolji put za zahtjeve.
Budući da je razgovor e-poštom obično sporiji od razgovora koji se održava u aplikaciji za razmjenu poruka, vašem primatelju daje više vremena da razmotri informacije. Oni mogu sjediti s tim ako je potrebno i dati promišljen odgovor kada budu spremni.
Iako je uobičajeno misliti da vaši suradnici neće cijeniti duge e-poruke, postoje mnogo načina na koje možete formatirati dugačke e-poruke tako da se važne informacije ističu. Nikako ne želite pisati roman, ali e-pošta vam omogućuje da sve informacije prezentirate odjednom, u mediju koji vam se čini manje hitnim.
Samo razmislite o svojim preferencijama. Biste li radije dobili jednu dugačku, ali preciznu e-poruku za koju smatrate da imate vremena za razmatranje ili primiti dugačku Slack poruku dok se pokušavate usredotočiti na druge projekte?
Osim što se manje žuri, e-poruke se brže pronalaze i pozivaju na njih kasnije, jednostavno ih je proslijediti nekom drugom, a lako je uključiti i druge izvan svog radnog mjesta. Također daje vašoj poruci više formalnosti u odnosu na Slack ili sličnu aplikaciju. Neke situacije u kojima je e-pošta vjerojatno idealna su:
- Sažimanje događaja, izvješća, projekta ili povratnih informacija.
- Podnošenje zahtjeva.
- Slanje bilo čega formalnog.
- Uključujući nekoga izvan vašeg radnog mjesta.
- Bilo što dugotrajno ili važno - osobito ako će se primatelj morati kasnije obratiti na to.
Kada poslati poruku
Alati za slanje poruka poput Slacka vjerojatno će vam dati brži odgovor od e-pošte. To je izvrsno mjesto za postavljanje jednostavnih pitanja, brzu prijavu sa svojim suradnicima i razmjenu ideja.
Iako su brzi odgovori ponekad ono što vam je potrebno, važno je imati na umu da ćete svoja pitanja morati držati jednostavnima da bi se to dogodilo. Zbog brzih odgovora tipičnih za aplikaciju, primateljima je lako previdjeti detalje ili cijele poruke, osobito u bučnom kanalu ili radnom prostoru.
To bi moglo dovesti do toga da razgovori koji su dulji nego što je potrebno, ili važna ažuriranja prođu nezapaženo - pogotovo ako je kanal toliko zauzet da su ga vaši suradnici isključili.
Korištenje spominjanja u Slacku može malo pomoći u usmjeravanju razgovora u grupama ili kanalima, ali najbolje je da vaše poruke budu kratke i točne. Ako ne možete, a Slack je omiljeno mjesto vašeg tima, pokušajte upotrijebiti bodove kako biste rezimirali. Također biste trebali razmotriti imate li vremena za razgovor prilikom slanja poruke. Vaš kolega može brzo pratiti, tražiti pojašnjenje ili postavljati svoja pitanja.
Ako se ikada razgovor u Slacku odugovlači jer stvari nisu jasne, možda će biti brže nazvati svog kolegu na telefon ili koristiti Slackov alat za druženje samo glasom razjasniti. Slack zasigurno nije jedini dostupni alat za razmjenu poruka, ali ako želite da stvari budu pojednostavljene, najbolje je odabrati jednu aplikaciju koju će koristiti svi u vašoj organizaciji.
Osim toga, ako želite da stvari budu profesionalne, izbjegavajte korištenje osobnih aplikacija poput Facebook Messengera ili slanja poruka. Neke situacije u kojima je aplikacija za razmjenu poruka idealna su:
- Postavljanje brzih pitanja.
- Dijeljenje ideja i suradnja.
- Slanje brzih ažuriranja.
- Izdavanje najava—na odgovarajućem kanalu.
Kada koristiti softver za upravljanje projektima
Ponekad je idealno koristiti komunikacijske alate unutar softvera za upravljanje projektima kao što je ClickUp. Najveća korist od toga je da vi i vaši suradnici će provoditi manje vremena u komunikaciji, kao i u potrazi za dijelovima informacija u vašim sandučićima, porukama i bilo gdje drugdje o čemu razgovarate raditi.
Koristeći ClickUp, sve što je povezano sa zadatkom ili projektom možete držati na jednom mjestu.
Odjeljak za komentare unutar kartice zadatka u ClickUp-u omogućuje vam da pošaljete pitanja ili pojašnjenja svojim suradnicima. Ovdje možete označiti druge, dodijeliti komentare i priložiti popratne dokumente.
Također možete podijeliti zadatak ili projekt tako da ispunite ispravne podatke i dodijelite nekog drugog samom projektu ili kao promatrača. Samo upotrijebite odjeljak opisa da dodate više detalja—slično kao e-poruka.
Osim toga, možete izradite ploču zahtjeva za projekt unutar ClickUp-a kao način da vi i vaš tim brzo dodjete jedni drugima zadatke i zatražite pomoć. Neke situacije u kojima je komunikacija sa softverom za upravljanje projektima idealna:
- Postaviti pitanje specifično za projekt.
- Za dijeljenje komentara, ideje ili prijedloga specifičnog za projekt.
- Imate zadatak delegirati nekom drugom.
- Imate popratne dokumente koji će vam pomoći s projektom.
Ostali savjeti za učinkovitu komunikaciju
Bez obzira koji medij odaberete, evo popisa više savjeta koji će vam pomoći u učinkovitoj komunikaciji:
- Pošaljite sve odjednom— ako imate vijesti, povratne informacije, ažuriranje ili stvarno bilo što za reći, pošaljite ih odjednom, a ne dio po dio. Održavanje svega na okupu pomaže u ograničavanju obavijesti - i ometanja ili iščekivanja koje dolazi nakon što netko pošalje poruku "hej".
- Iskoristite teme i kanale— ne samo da će vam održavanje relevantnih tema i kanala pomoći da dobijete odgovore koje tražite, već ćete i vi i vaši suradnici kasnije moći pronaći informacije.
- Držite se jedne metode—ako primite e-poštu, odgovorite e-poštom. Ako je to poruka, odgovorite u istoj aplikaciji. Ako ostanete dosljedni, vaši će razgovori biti dostupni i organizirani.
Pojednostavite komunikaciju i povećajte svoju produktivnost
Iako vam toliko komunikacijskih alata na dohvat ruke čini razgovor s suradnicima praktičnim, ponekad korištenje pogrešnog može postati prepreka. Ako imate puno toga za reći, e-pošta je vaš najbolji izbor. Ako želite biti brzi i točni, koristite messenger kao što je Slack.
U konačnici, ako se vaša misao ili ideja odnosi na neki zadatak, učinite sebi i svojim suradnicima uslugu tako što ćete je podijeliti u softveru za upravljanje projektima u okviru odgovarajućeg zadatka. Tijekom vođenja razgovora također biste trebali razmotriti kako ćete ga vi i vaši suradnici pronaći kasnije, ako je potrebno.
