Vođenje raspoređenog tima može biti izazovno. Kako osiguravate suradnju kada imate članove tima koji se nalaze u različitim vremenskim zonama? I ima li svatko resurse koji su im potrebni za produktivan rad i postizanje ciljeva vašeg tima?
Iako postoji mnogo razloga za razmišljanje prilikom upravljanja udaljenom radnom snagom, mnogi se izazovi mogu ublažiti kada koristite sustav upravljanja projektima monday.com kako biste ostali povezani. No, budući da je ovo platforma s bezbroj opcija, pomaže vam znati nekoliko najboljih praksi, tako da će vaš udaljeni tim napredovati gdje god se nalazio. Evo osam najboljih.
1. Upravljanje rasporedom tima
Udaljeni zaposlenici mogu se nalaziti u različitim vremenskim zonama, što otežava praćenje tko je online i u koje vrijeme. Čak i za one koji se nalaze lokalno, ljepota rada na daljinu znači da će se članovi vašeg tima možda radije prijaviti kada se osjećaju najproduktivnije. Neke bi mogle biti noćne sove, dok bi druge mogle rano ustati i početi raditi prije izlaska sunca.
Umjesto da se oslanjate na kalkulatore vremenske zone ili pokušavate pratiti svačije rasporede u svojoj glavi, koristite ponedjeljak da sve to mapira crno-bijelo. Koristite odjeljak za ažuriranje svog tjednog rasporeda da biste zabilježili izostanke ili zatražili promjene smjena.
2. Koristite imenik poduzeća
Ovisno o veličini vaše organizacije, možda imate stotine ili čak tisuće zaposlenika koji rade na različitim lokacijama. Postavite imenik tvrtke kako biste svi ostali u kontaktu i surađivati na monday.com.
Dodat ćete članove tima prema njihovoj ulozi, a zatim dodati stupac za prikaz njihove slike profila, podataka za kontakt i lokalne vremenske zone. Još bolje, kliknite na prikaz karte da vidite njihovu globalnu lokaciju.
3. Organiziranje sastanaka
Udaljeni video sastanci može biti bitno za nadoknađivanje timova, ali može biti teško koordinirati ih kada su članovi tima u različitim vremenskim zonama. Također je važno da te interakcije licem u lice ne ometaju produktivnost.
Koristite monday.com za izradu ploče za sastanke, sa stavkama za opisivanje teme sastanka. Kako bi stvari tekle glatko, unaprijed prenesite dnevni red sastanka i dodijelite radnje određenim članovima tima. Na taj način svatko zna o čemu treba razgovarati i može unaprijed pripremiti vlastite riječi i dokumentaciju.
Dodajte sažetak najvažnijih dijelova sastanka nakon završetka sastanka, tako da svi budu u tijeku s onim o čemu se raspravljalo, uključujući i akcijske točke prema potrebi. A ako netko nije uspio? Monday.com se integrira s Zum, tako da možete dodati snimku sastanka za vaš tim kako bi ga kasnije nadoknadili.
4. Postavljanje knjižnice timskih resursa
Udaljeni zaposlenici trebaju pristup zajedničkim resursima, kao što su smjernice za brendiranje tvrtke, predlošci i dokumenti za uključivanje zaposlenika. Ali pregledavanje dijeljenog diska ili mapa po mapama e-pošte kako biste pronašli pravi dokument može biti dugotrajno.
Umjesto toga, postavite biblioteku resursa na Monday.com i dodajte sve relevantne datoteke i veze na jedno središnje mjesto. Također možete dodati komentare svakom dokumentu, tako da članovi tima mogu postavljati pitanja ili davati povratne informacije bez potrebe za traženjem prave osobe za kontakt.
5. Pratite timske ciljeve
Održavanje transparentnosti ključno je za vođenje uspješnog udaljenog tima. Kad svi mogu vidjeti kako tim radi i što još treba postići, mogu ostati usredotočeni i motivirani.
Koristite značajku praćenja ciljeva monday.com za postavljanje ciljeva i ključnih rezultata (OKR) za svoj tim. Koristite widgete kao što su zaslon baterije ili grafikoni, tako da svi mogu vidjeti koliko ste blizu cilja.
6. Korištenje automatizacije
Monday.com nudi niz značajki za automatizaciju zadataka i održavanje vašeg tima povezanog, čak i kada niste u uredu. Automatizacija olakšava maksimiziranje učinkovitosti bez ometanja vašeg tijeka rada. Mogu se postaviti za slanje podsjetnika, ažuriranje statusa i dodjeljivanje zadataka.
Na primjer, možete stvoriti automatizaciju koja šalje poruku članu tima kada im je dodijeljen zadatak. Ili možete postaviti automatizaciju za ažuriranje statusa zadatka kada ga netko komentira. Maksimalno iskoristite sposobnost platforme za prilagodbu automatizacije kako biste mogli izvršiti radnje kao što su premještanje stavki u zaseban tijek rada ili pokretanje posebnog upozorenja za svoj tim sa samo jednim klik.
Da biste postavili automatizaciju monday.com, odaberite okidač kao što je promjena statusa ili osoba koja je dodijeljena stavci. Vašim okidačima trebat će im biti dodijeljen uvjet, a zatim ćete odabrati točku radnje, kao što je obavještavanje Slack kanala ili slanje e-pošte.
7. Korištenje timskih predložaka
Pojednostavite način rada članova vašeg tima stvaranjem niza timskih predložaka za zadatke koje redovito obavljaju. Na primjer, ako vaš tim održava tjedne statusne sastanke, možete stvoriti predložak sastanka s dnevnim redom i formatom sastanka. Na taj način članovi tima mogu samo ispuniti relevantne podatke svaki tjedan, a da ne moraju početi od nule.
Također možete izraditi predloške za uključivanje novih članova tima, planove projekta i marketinške kampanje.
8. Funkcije brzog pretraživanja
Produktivnost je sve u radu na daljinu. Lako se preopteretiti samim alatima za komunikaciju i suradnju koji su trebali pojednostaviti naše uloge. Kako biste uštedjeli mnogo vremena svaki dan, naviknite se na korištenje sljedećih značajki:
- Brza pretraga: koristiti CTRL/CMD + K za pristup brzom pretraživanju i odmah zaroniti u nedavno pristupane ploče.
- Odabir serije: odavde zgrabite više stavki pomoću značajke Batch Select na vašoj ploči. Kliknite na okvir radnje lijevo od bilo koje stavke, a zatim držite SHIFT da kliknete drugi okvir na zasebnoj stavci.
Koristeći prednosti ponedjeljnih značajki kao što su predlošci, automatizacija i brzo pretraživanje, možete pojednostaviti tijek rada svog tima i povećati produktivnost.
Ako niste prodani koristeći ponedjeljak, vrijedi pogledati i druge alate za upravljanje projektima kao što su Asana i Trello. Najvažnije je pronaći alat koji radi za vas i vaš tim. S odgovarajućim sustavom na mjestu, možete uspješno upravljati svojim udaljenim timom, bez obzira na to gdje se oni nalaze u svijetu.