Kako prestati zaboravljati stvari na poslu

Zamislite ovo: ponedjeljak je ujutro. Zabilježili ste sve svoje zadatke za dan i uzbuđeni ste što ćete postići svoje ciljeve. Ali do podneva ste zaboravili pola stvari koje ste trebali učiniti, zbog čega se osjećate frustrirano.

To je scenarij koji svi dobro poznajemo. Imati posao često znači imati gomilu zadataka koje treba izvršiti u jednom danu. A pokušaj zapamtiti sve te zadatke može biti samo po sebi posao.

Ako imate tendenciju da zaboravite raditi stvari na poslu, možete to promijeniti. Ovaj će vam članak dati nekoliko korisnih savjeta koji će vam pomoći da prestanete zaboravljati stvari na poslu kako biste se do kraja dana osjećali uspješnijim. Evo kako ostati u toku s onim što trebate učiniti:

1. Koristite kontrolne liste

Napravite kontrolne liste za svoje ponavljajuće zadatke i za jednokratne zadatke. Za zadatke koji se ponavljaju upotrijebite aplikaciju koja vam omogućuje da provjerite i poništite stavke kako biste izbjegli stvaranje popisa svaki put.

Za jednokratne zadatke izradite rukom pisani popis i držite ga na vidljivom i lako dostupnom mjestu na svom stolu. Pokušajte koristiti jednu bilježnicu i bacite sve stranice s bilješkama koje ste dovršili.

2. Napravite popis obaveza za sljedeći dan

Popisi zadataka nisu ništa novo, ali promjena igre stvara vaš popis zadataka dan prije vašeg radnog dana. Navečer, kada ste opušteni, razmislite o tome što morate postići sljedeći dan i zabilježite to.

Bonus savjet: napravite popis "velikih pet" svojih pet najboljih ciljeva ili zadataka za sljedeći dan. Istaknite ili odvojite ove zadatke od ostatka svog popisa, jer su to stavke kojima ćete dati prioritet. Čak i ako se nešto pojavi, znat ćete da ne smijete dopustiti da ometa zadatke na tom popisu.

3. Potvrdite svoj popis obaveza

Prije nego počnete raditi, prođite kroz popis koji ste napravili noć prije kako biste se osvježili na čemu ćete raditi tijekom dana.

A ako vam se tijekom dana doda još zadataka na tanjur, zapitajte se jesu li novi zadaci važniji od bilo koje stavke na vašem popisu "velikih pet". Ako je tako, zamijenite te stavke novim zadacima. Ali ako ne, samo ih dodajte na popis i kasnije možete doći do njih.

4. Koristite oznake (ili bilo koji drugi sustav označavanja) za praćenje važnih e-poruka

Označavanje e-poruka oznakama ili kategorijama pametan je način praćenja napretka e-pošte. Ako možete dodati više oznaka jednoj e-poruci, možete je označiti prema prioritetu, napretku te projektima i timovima kojima pripada.

Na primjer, ako radite na zadatku za 'Projekt X', možete dodati četiri oznake u e-poruku koja se odnosi na taj zadatak: prva bi oznaka bila za projekt. Druga oznaka bi bila za tim za koji je projekt namijenjen. Treća bi označavala koliko je e-mail važan, a četvrta bi označavala da je u tijeku.

5. Automatizirajte što možete

Iskoristite tehnologiju koja će vam pomoći da stvari obavite na vrijeme. Na primjer, možete zakazivanje e-pošte u Outlooku, tako da se mogu poslati kasnije. Ako ste upravitelj društvenih medija, zakažite sve svoje objave u aplikaciji.

Automatizacija zadataka skida s vas pritisak da se sjetite obaviti stvari na vrijeme, pogotovo ako imate više vremenski osjetljivih zadataka za dovršetak.

6. Delegirajte ono što možete

Ne bi trebao sve raditi sam ako ne moraš. Vaši kolege su tu da vam pomognu da postignete zajednički cilj. Iskoristite snage i sposobnosti članova svog tima kako biste olakšali svoje opterećenje delegiranjem određenih zadataka.

Samo budite sigurni da ste unaprijed komunicirali s članovima svog tima kako biste konsolidirali svoje prioritete za taj dan i procijenili mogu li vam pomoći.

7. Postavite podsjetnike na svom telefonu ili prijenosnom računalu

Aplikacija Podsjetnici neprocjenjiv je alat za svakoga tko je zaboravan ili zauzet. Koristite ga kao dodatni korak uz svoj popis obaveza. Ako želite izbjeći preuzimanje više aplikacija od onih koje već imate, upotrijebite one s kojima je vaš uređaj došao.

Sve dok vam aplikacija koju koristite omogućuje postavljanje jednokratnih, dnevnih ili tjednih podsjetnika – prema vašim potrebama. Obavezno postavite alarm koji će se uključiti zajedno s vašim podsjetnikom kako ga ne biste propustili. A ako ste u žurbi, upotrijebite značajku glasovnih naredbi na telefonu da postavite podsjetnik u roku od nekoliko sekundi.

8. Koristite aplikaciju za praćenje navika

Za zadatke koji se ponavljaju upotrijebite aplikaciju za praćenje navika. Aplikacije za praćenje navika pomoći da budete odgovorni. Najbolji su za dnevne i tjedne prioritete. Habitica, na primjer, ima cilj "Radio na najvažnijem zadatku današnjice".

Primjeri zadataka koje možete dodati uključuju tjedno praćenje tima, provjeru e-pošte svako jutro, pa čak i odvajanje vremena za ručak. Iako se ovo može činiti kao jednostavne stvari za pamćenje, lako ih je zaboraviti učiniti kada jurite za rokom.

Preuzimanje datoteka: Habitica za iOS | Google Play (Besplatno)

9. Postavite vizualna pomagala

Teško je zaboraviti učiniti nešto kada imate svijetle ljepljive bilješke svuda oko sebe. Zato su šarene ljepljive bilješke izvrstan način da važne zadatke držite na umu.

Zalijepite ih na prijenosno računalo ili kalendar. Poravnajte ih po važnosti i uvijek koristite iste boje za iste projekte. Možete čak i digitalizirati s aplikacijom Post-it® bilješke kako biste izbjegli zatrpavanje svog stola hrpom papira.

Preuzimanje datoteka: Post-it® za Trgovina aplikacijama | Google Play (Besplatno)

10. Prestanite raditi više zadataka!

Koliko ste često pokušali učiniti previše odjednom, ali ste zaboravili izvršiti zadatak? Usredotočite se na dovršetak jednog zadatka, a zatim prijeđite na sljedeći. Prvo počnite sa svojim najvećim prioritetima, a zatim se spustite do najmanje važnih zadataka.

To osigurava da su vaši najvažniji zadaci dovršeni, čak i ako vam ponestane vremena ili vas ometaju sastanci u zadnji čas i neplanirani pozivi.

11. Neka vaš um bude uključen

Dajte svojim moždanim stanicama podnevni poticaj brzom igrom kako biste izbjegli mentalni umor. Isprobajte igre temeljene na pregledniku jednostavnim otvaranjem nove kartice i igranjem – like Wordle, puzzle igra zbog koje svaki dan pogađate drugu riječ.

A ako nemate vremena, možete se igrati I/O fliper, Googleova prilagođena, zanimljiva fliper igra koja je osvježavajuća predstava o omiljenoj igri iz djetinjstva.

12. Odmori se

Namjerno pravite pauze da razbistrite um i opustite se. Iskoristite tu priliku da ponovno pregledate svoj popis obaveza kako biste odredili koje zadatke imate za dovršetak.

Odvajanje vremena da to učinite u opuštenom stanju pomaže vam da bolje zapamtite stvari, za razliku od onih kada ste pod pritiskom za svojim stolom.

13. Postavite alarme

Postavite jednokratne ili ponavljajuće alarme kako biste se podsjetili da napravite pauzu, uputite poziv ili prisustvujete sastanku. Samo provjerite jeste li postavili alarm da se upali nekoliko minuta prije dospijeća zadatka, tako da se možete pripremiti da ga ispunite.

Na primjer, ako je pred vama sastanak, možete postaviti alarm na 15 minuta prije sastanka, tako da možete završiti sve čime ste zauzeti u to vrijeme. To će vas spriječiti da budete tjeskobni kada dođe vrijeme da prisustvujete sastanku.

Budite proaktivni da prestanete zaboravljati stvari na poslu

Ključ za pamćenje zadataka koje morate obaviti jest biti proaktivan. Odvajanje vremena da se pripremite za svoj dan čini razliku.

Bilo da se radi o sastavljanju popisa zadataka, zakazivanju e-pošte ili postavljanju alarma, nekoliko minuta da se organizirate pomoći će vam da preuzmete kontrolu nad svojim danom. To će vam zauzvrat pomoći da prestanete zaboravljati stvari na poslu.

Kako napraviti produktivan raspored rada na daljinu

Pročitajte dalje