Kako pojednostaviti i očistiti nered u pohrani u oblaku

Zahvaljujući praktičnosti pohrane u oblaku, lako je baciti sve svoje datoteke u njega bez razmišljanja. No uskoro će vaš račun za Google Drive, Dropbox, OneDrive ili drugi račun za pohranu u oblaku postati zbrkani nered bez organizacijske strategije.

Ako trebate unijeti red u svoju pohranu u oblaku i pojednostaviti svoje postavljanje, evo vodiča kako sve to staviti pod kontrolu.

1. Izbrišite velike i nepotrebne datoteke

Prije nego što počnete premještati datoteke, dobro je riješiti se svih datoteka koje vam više nisu potrebne. Prvi korak u održavanju čistoće vaše pohrane u oblaku je uklanjanje datoteka koje više ne pripadaju.

Ako sve svoje datoteke u oblaku držite sinkronizirane s računalom, jednostavan način za pronalaženje najvećih datoteka u njima je korištenje upravitelja prostora na disku. U sustavu Windows, TreeSize Besplatno je izvrstan izbor. Ako koristite Mac, OmniDiskSweeper je solidna besplatna opcija.

Pomoću ovih aplikacija odaberite mapu za pohranu u oblaku i ona će sortirati vaše datoteke od najveće do najmanje. Ako naiđete na stare videozapise koje više ne trebate sinkronizirati ili preuzete datoteke za koje niste znali da su u oblaku, izbrišite ih ili premjestite iz pohrane u oblaku prema potrebi.

Ako sve svoje datoteke u oblaku ne sinkronizirate s radnom površinom, većina alata za pohranu u oblaku omogućuje vam sortiranje po veličini u njihovim web aplikacijama. Druga opcija je korištenje njihovih alata za prikaz vaše upotrebe pohrane, što obično ističe velike datoteke.

U kasnijem koraku možda ćete naići na više nepotrebnih datoteka koje ste propustili u ovom prolazu. To je u redu; nakon što ste se riješili nisko spuštenog voća, možete prijeći na novi plan upravljanja pohranom u oblaku.

2. Odlučite koje datoteke idu u koju uslugu

Ako ne trebate čuvati puno datoteka u pohrani u oblaku ili plaćate nadograđeni plan sa svojom omiljenom uslugom, vjerojatno ćete se držati jedne usluge pohrane u oblaku. U tim slučajevima možete preskočiti ovaj korak.

U suprotnom, trebali biste sljedeće razmisliti o organiziranju datoteka po uslugama. Prijavom za nekoliko besplatne usluge pohrane u oblaku, ne samo da ćete dobiti više prostora, već ćete imati i jednostavan način za podjelu datoteka po vrsti. Na primjer, možete odlučiti zadržati fotografije na OneDriveu, dokumente u Dropboxu i videozapise na Google disku.

Instaliranje više aplikacija za upravljanje tim datotekama nije velika neugodnost i znat ćete gdje tražiti ovisno o tome što trebate. To također pomaže spriječiti da vaš sadržaj spremljen u bilo kojoj usluzi ne postane neodoljiv.

Usredotočili smo se na opće organizacijske savjete u ovom vodiču, ali smo ih također pokrili kako pospremiti Google disk ako tražite konkretniju pomoć.

3. Definirajte jasnu strukturu mapa

Slično kao kad ste upravljanje datotekama na vašem računalu, stvaranje sustava mapa koji radi za vas ključni je korak u procesu čišćenja pohrane u oblaku. Zahvaljujući moćnim funkcijama pretraživanja, svaki put možete potražiti ono što vam treba i odustati od pravilne organizacije. Ali za kontinuirani mir u vašoj pohrani u oblaku, mape su puno bolje.

Da biste došli do najboljeg pristupa za vas, razmislite o tome kako tražite datoteke i izgradite svoje mape kako biste slijedili prirodni napredak oko toga.

Evo nekoliko ideja koje će vas potaknuti na razmišljanje:

• Ako ste student, napravite mapu za svaku nastavnu godinu, a unutar njih novu mapu za svaki semestar. Svaki semestarski folder tada može imati mapu po razredu.
• Ako čuvate više vrsta datoteka u jednoj usluzi u oblaku, počnite s korijenskim mapama za svaku vrstu datoteke (video, fotografije, dokumenti, audio). Unutar njih stvorite podmape jedinstvene za svaku od njih. Zvuk možete organizirati po izvođaču, videozapis po dužini, fotografije po temi i dokumente po datumu, na primjer.
• Organiziranje po datumu i vremenu učinkovita je metoda ako vam ništa drugo ne odgovara. Napravite mapu za svaku godinu, a zatim podmape mjesecima. Za pravilno razvrstavanje koristite format GGGG-MM-DD.

Kasnije možete prilagoditi postavke svoje mape, ali važno je da se odlučite za nešto sada kako biste znali gdje ćete staviti svoje datoteke u sljedećem koraku. Pogledajte naše vodič za učinkovito korištenje kategorija i oznaka mapa za više smjernica.

Savjeti za izradu mapa

Odabir pravog broja mapa je igra balansiranja. Ne želite imati previše mapa s nekoliko datoteka u njima, ali također ne želite imati mali broj mapa s puno datoteka u svakoj. Ne želite ni da mape idu na desetke razina, jer se u tim slučajevima lako izgubiti.

Ovo je nešto drugo što ćete vjerojatno morati prilagoditi tijekom vremena. Ravnoteža bi trebala postati jasnija nakon što u njih premjestite svoje podatke. Promijenite ga ako vam se čini da nešto ne radi.

Korisno je stvoriti mapu pod nazivom Star unutar bilo kojeg direktorija gdje biste mogli arhivirati podatke. Sve što se nalazi u toj mapi i dalje je dostupno, ali ne zatrpava glavni prikaz.

Da biste prilagodili prioritet, možete dodati donju crtu (_) prije naziva mape kako biste je stavili na vrh ABC redoslijeda ili staviti "z" ispred njezina imena kako biste ga stavili na dno.

4. Premjestite datoteke u desne mape i preimenujte ih

Sada dolazi dio koji zahtijeva vrijeme: pregledavanje postojećih datoteka u oblaku i odabir gdje ćete ih staviti. U ovom koraku pročešljajte sve u svojoj pohrani u oblaku i premjestite svaku stavku u novi dom. Ako niste sigurni u nešto, stvorite mapu "Na čekanju" i ponovite prolaz kasnije. Slobodno izbrišite sve što ste propustili u svom ranijem prolazu.

Ovo je također dobar trenutak da se uvjerite da vaše datoteke imaju jasne nazive. Provjerite sadrže li datoteke riječi koje biste koristili za njihovo pretraživanje i promijenite zadane nazive. Generička imena poput IMG-8275 neće se pojaviti u pretraživanju i neće vam ništa značiti dok se krećete po vašim datotekama. Odvojite vrijeme da promijenite ovo ime u Ivanova matura 2017 vrijedi.

Za datoteke koje želite čisto razvrstati unutar mape, razmotrite njihovu konvenciju imenovanja kao što ste to učinili s mapama. Na primjer, format od ## Izvođač — pjesma dobro radi za glazbu.

Ako imate stotine ili tisuće datoteka, to bi moglo potrajati, stoga se nemojte bojati rasporediti na nekoliko dana.

5. Označite zvjezdicu ili dodajte prečace u mape s tipkama

Šanse su da redovito radite s malim brojem mapa. Da biste se spasili od potrebe navigacije do njih svaki put, možete ih zvjezdicom ili stvoriti prečac za brzi pristup.

Ako radite u pohrani u oblaku putem web-mjesta ili aplikacija, zvjezdica datoteka i mapa omogućuje vam da vidite svoje najvažnije informacije na jednom mjestu. Budući da se oni ne prevode u pohranu vašeg računala prilikom sinkronizacije datoteka, umjesto toga trebali biste stvoriti brzu vezu do njih na bočnoj traci File Explorera ili Findera.

Uz ovaj sustav potrebno vam je par klikova da dođete do mapa koje stalno koristite, dok je sve ostalo logično organizirano kada vam zatreba.

Držite se svog organizacijskog plana za uspjeh

Čestitamo na organiziranju nereda za pohranu u oblaku! Ovo može biti zastrašujući posao ako ste godinama skupljali datoteke, ali vaš posao nije gotov kada dovršite početno pojednostavljenje.

Oduprite se iskušenju da ponovno počnete bacati svoje datoteke na hrpu. Odvojite vrijeme da svaku stavku ispravno sortirate u svoju novu hijerarhiju čim je dodate, a to više neće postati veliki zadatak u budućnosti. Brzo održavanje na tjednoj bazi trebalo bi se pobrinuti za sve zaostale.

Sada kada ste pojednostavili svoje datoteke u oblaku, provjerite jesu li ti računi za pohranu u oblaku zaštićeni odgovarajućom sigurnošću.

10 savjeta kako svoju pohranu u oblaku očuvati sigurnom i sigurnom

Pročitajte dalje