Kako učinkovito organizirati sastanak tima na daljinu

Bilo da ste menadžer, imate vodeću ulogu u svojoj tvrtki ili radite na projektu, velike su šanse da ćete morati voditi sastanke tima. Veliki plus ovdje je to što možete organizirati vlastiti sastanak kako vam odgovara.

Ipak, postoje neke velike razlike između sastanaka licem u lice i sastanaka na daljinu, što može povećati ili narušiti njihovu učinkovitost. Ovdje razmatramo neke poteškoće s omogućavanjem daljinskih sastanaka tima i kako ih možete prevladati da biste ih učinkovito vodili.

Prednosti i nedostaci omogućavanja sastanaka na daljinu

Aplikacije za video konferencije kao što su Google Meet, Zoom i Microsoft Teams, učinile su održavanje sastanaka na mreži vrlo popularnim. Jednim klikom na gumb, spremni ste za rad. Postoje mnoge prednosti virtualnog vođenja sastanaka tima, uključujući:

• Jednostavan pristup digitalnim materijalima koje trebate dijeliti.
• Mogućnost snimanja sesija.
• Za putovanje nisu potrebna nikakva vremena.
• Nema poteškoća s rezervacijom prostorija za sastanke.
• Možete se sastati s kolegama i vanjskim dionicima iz cijelog svijeta.

I mnogo više. Međutim, s ovom metodom postoje i neke prepreke koje mogu ometati produktivnost. Neki primjeri mogu biti:

• Tehnički problemi sa audio i video zapisom.
• Umor od videokonferencija.
• Problemi u komunikaciji kada ima puno sudionika.
• Kašnjenje ili nedostatak odziva tima zbog normalnog vizualnog i slušnog zaostajanja.
• Poremećaj vizualnih znakova i govora tijela.

Postoje neki aspekti razgovora licem u lice koji se jednostavno ne mogu replicirati virtualno. Dobra vijest je da ovo iskustvo možete optimizirati uz nekoliko učinkovitih savjeta i trikova.

1. Stvorite organske rasprave s dnevnim redom

Neophodno je imati plan za bilo koji timski sastanak, bez obzira na to kako se isporučuje. Dnevni red je jednostavno strukturirani pregled onoga o čemu treba raspravljati. Općenito, oni se dijele s vašim sudionicima prije sesije. To može biti putem e-pošte ili pomoću aplikacija poput Google Workspacea uključite dnevni red u svoju pozivnicu za kalendar.

No, kako biste vodili učinkovit daljinski sastanak, trebali biste izbjegavati objavljivanje ažuriranja i podsjetnika svima. Umjesto toga, vaš dnevni red mora biti zanimljiv i potaknuti raspravu. Evo nekoliko ideja:

• Odvojite vrijeme za prijavu tima koja nije povezana s poslom.
• Započnite s otvorenom temom za raspravu o kojoj znate da će vaš tim imati mišljenje.
• Uključite samo točke za koje želite da ljudi komentiraju.
• Neka dnevni red bude kratak (ljudi se mogu koncentrirati samo ograničeno vrijeme).

Ne morate sve ovo činiti svaki put, ali oni će svakako potaknuti organski razgovor što ih više radite.

2. Iskoristite sobe za odmor

Obično se sastanci tima općenito usredotočuju na određeni dnevni red i usmjereni su na okupljanje tima kao cjeline. Ipak, osvježavajuće je ponekad prekinuti te tradicije i isprobati nešto novo.

Zoom, Microsoft Teams i Google Meet imaju mogućnost kreiranja prostorija za izlaganje. Ovo su mini sobe za sastanke unutar sastanka, tako da vaš tim može raspravljati o stvarima u manjim grupama.

Ovo je zgodno ako imate veći tim ili se sastajete s više timova odjednom. Također rješava prethodno spomenuti problem o tome da kolege imaju poteškoća u komunikaciji kada ima puno sudionika.

Prostorije za odmor nisu uvijek prikladne, na primjer, ako imate manje članova tima. Također biste trebali osigurati da je svaka rasprava koja se odvija neophodna, a ne samo da biste ispunili vrijeme. Nakon što se svi vrate u glavnu sobu za sastanke, slobodni ste zatražiti povratnu informaciju o raspravama svojih kolega. Ovo je tako da možete prikupiti glavne točke i ponijeti ih naprijed.

3. Prezentirajte informacije pomoću Share Screen

Jedna od poteškoća s dijeljenjem informacija na daljinu je ta što ljudi ponekad jednostavno ne razumiju što govorite. Stoga, umjesto da samo govorite svom timu što da radi, zašto im ne biste pokazali? Brojne su prednosti dijeljenja zaslona u aplikacijama za videokonferencije, uključujući:

• Pruža vizualni prikaz vašem timu.
• Računi za različiti stilovi učenja.
• Daje vašem timu priliku da promatra procese.
• Dodaje dodatni sloj informacija, osim slušnog objašnjenja.

Ipak, to ne znači da biste trebali samo podijeliti svoj dnevni red na ekranu, jer je malo vjerojatno da će to privući pozornost vašeg tima. Umjesto toga, razmotrite koje točke dnevnog reda trebaju dodatno objasniti ili trebaju popratne dokaze. Neki primjeri mogu biti:

• Ako ste otkrili da vaše osoblje ne obavlja zadatak kako treba, pokažite im kako slijediti određeni proces.
• Predstavljanje podataka i istraživanja.
• Mogućnosti za obuku.

4. Kada ugostiti sastanak vs. Slanje e-pošte

Bilo ih je mnogo provedene studije, koji zaključuju da pretjerani sastanci štete produktivnosti, dobrobiti i motivaciji osoblja. Koliko ste puta sudjelovali u videopozivu koji je mogao biti samo e-poruka?

Kada ste domaćin skupa, u biti prekidate radni tijek i koncentraciju svog tima. Iz tog razloga morate biti sigurni da je sadržaj neophodan. Videopozivi bi trebali biti rezervirani za dubinsku raspravu, suradnju i poticanje timskog angažmana. Samo zato što je virtualne sastanke lako rezervirati i prisustvovati, ne znači da se trebate osloniti na njih.

Evo nekoliko slučajeva u kojima se možete odlučiti za alternative videokonferencijama:

• Zahtjev za povratne informacije od slanje Google obrasca.
• Koristite messenger aplikaciju ili aplikacije za asinkronu komunikaciju za ažuriranja statusa tima.
• Pošaljite e-poruku s nedavnim ažuriranjima ili vijestima (o kojima nije potrebna rasprava).

Ponekad se vaši kolege samo žele odmoriti od tipkanja i umjesto toga razgovarati s ljudima. Ovo svakako treba uzeti u obzir, ali nemojte to trošiti na sastanke na kojima su svi nijemi i slušaju vas kako govorite.

Učinkoviti sastanci na daljinu zahtijevaju planiranje

Organiziranje sastanaka putem aplikacija za videokonferencije zahtijeva nešto drugačije planiranje u odnosu na one licem u lice. Poteškoće uglavnom nastaju kada se ne vodi računa o polaznicima.

Međutim, svaki daljinski sastanak može biti učinkovit s potpuno zaokruženim dnevnim redom koji produktivno koristi vrijeme. To znači istražiti teme rasprave koje uistinu zanimaju sve uključene i jednostavno se držati onoga što je potrebno. Uz savjete koji su ovdje istraženi, imat ćete mnogo praktičnih načina da ugostite svoja udaljena okupljanja, održavajući ih učinkovitima i relevantnima za sve uključene.

Kako početi koristiti Zoom avatare za zabavne sastanke

Pročitajte dalje