7 načina za prevladavanje ovisnosti o e-pošti i povećanje produktivnosti

Vaš pretinac e-pošte jedan je od najpodmuklijih upijača vremena u vašem danu. Čak i kada znate da niste primili nijednu poruku (jer ste upravo provjerili), ne možete odoljeti želji da se osvježite i vidite je li stiglo nešto novo.

Iako se ova opsesivna navika provjeravanja inboxa ponekad čini bezazlenom, pa čak i potrebnom, ona je kao i svaka druga ovisnost; može negativno utjecati na vašu dobrobit i produktivnost. Ovaj će vam članak dati nekoliko savjeta koji će vam pomoći da pobjegnete iz pristigle pošte.

1. Skupite svoju aktivnost e-pošte

Umjesto da dopustite sebi da postanete plijen zvuci sirene vašeg pretinca e-pošte i na kraju bezumnom pomičite se kroz svoje poruke, preuzmite kontrolu nad svojim fokusom i vremenom skupljanjem aktivnosti e-pošte.

Batching zadataka je praktična i učinkovita tehnika upravljanja vremenom koju možete koristiti za gotovo svaki zadatak, uključujući provjeru, čitanje i odgovaranje na e-poštu. Osnovna ideja je zakazati određene blokove vremena za slične aktivnosti, u ovom slučaju, sve što je povezano s e-poštom. Dakle, umjesto da provjeravate pristiglu poštu svakih nekoliko minuta (ili sati, ako imate sreće), postavili biste nekoliko puta, idealno jednom ili dvaput, tijekom dana za provjeru i odgovaranje na poruke.

Ovaj pristup omogućuje vam da ostanete usredotočeni na svoje vitalne dnevne zadatke i pomaže vam da postanete namjerniji u korištenju e-pošte. Ako vam je potrebna mala pomoć za početak, pokušajte koristiti aplikaciju za e-poštu kao što je Bumerang. Ovaj alat ima nekoliko značajki koje će vam pomoći da pojednostavite vaše iskustvo e-pošte, ali najrelevantnija je za ovu raspravu Pauza pristigle pošte, što vam omogućuje pauziranje dolaznih poruka i zakazivanje kada želite da se isporuče u vašu pristiglu poštu.

2. Otkažite pretplatu na nepotrebne e-poruke

Nisu svi pingovi e-pošte jednaki. Zapravo, većina njih je samo buka koja vam služi samo da vam odvrati pozornost od važnijih poruka i da najbolje odradite svoj posao.

Jedan od načina da ukrotite svoju ovisnost o e-pošti jest smanjivanje broja e-poruka koje primate ponajprije tako što ćete se odjaviti s bilo koje nepotrebne liste e-pošte.

Trebate li doista primati ažuriranja s newslettera na koji ste se pretplatili prije nekoliko godina? Ili, što kažete na one promotivne e-poruke tvrtki za koje se ni ne sjećate da ste se prijavili?

Ako se ne možete sjetiti zašto primate e-poruku, velika je vjerojatnost da vam ne služi, stoga pritisnite otkaži pretplatu i očistite svoju pristiglu poštu na smanjiti preopterećenje e-pošte. Možete koristiti alate kao što su Odmotajte. Mi ako trebate pomoć pri odjavi s više popisa e-pošte odjednom.

3. Izbjegavajte provjeravanje pristigle pošte prije svega ujutro

Budući da vjerojatno koristite svoj telefon kao budilicu, prelako je prevrnuti se i odmah ujutro odmah provjeriti e-poštu. Međutim, provjera pristigle pošte prije spavanja ili prva stvar ujutro je navika pametnog telefona koja uništava vašu produktivnost i dovodi do vaše ovisnosti o e-pošti.

Jutarnji rituali daju ton za cijeli dan, pa umjesto da jutro započnete u reaktivnom načinu rada provjeravajući i odgovarajući na poruke, odredite namjeru za svoj dan radeći stvari koje njeguju vaše dobrobit. Stvorite produktivnu jutarnju rutinu koji vam daje snagu da započnete svoj dan prema vašim uvjetima.

4. Onemogućite upozorenja i značke obavijesti

Kada govorimo o reaktivnom načinu rada, upozorenja e-poštom i značke obavijesti su siguran način uvjetujte svoj mozak da neprestano traži nove poruke, slično Pavlovljevim psima koji sline na zvuk zvono.

Ove obavijesti osmišljene su kako bi privukle vašu pozornost i pokrenule Pavlovljev odgovor kompulzivne provjere. Iako ne možete kontrolirati kada vam ljudi šalju e-poštu, možete kontrolirati kako vas uređaji obavještavaju o novim porukama. Uz to, uzmite si vremena da prilagodite svoje obavijesti e-poštom tako da najbolje odgovaraju vašim potrebama i sačuvate svoj razum.

5. Organizirajte svoju pristiglu poštu pomoću oznaka

Organiziranje pristigle pošte može vam pomoći da preuzmete kontrolu nad svojom e-poštom, umjesto da joj dopustite da upravlja vama. Po grupiranje sličnih e-poruka pomoću oznaka, lako možete pronaći poruke koje su vam potrebne bez pomicanja kroz beskrajni popis poruka.

Ovaj sustav također olakšava trijažu vaših e-poruka, tako da možete brzo skenirati i izbrisati sve nevažne poruke. Korištenje boja na vašim Gmail oznakama također olakšava vizualno odvajanje različitih vrsta poruka na prvi pogled.

Svoju ovisnost o e-pošti možete obuzdati korištenjem drugih komunikacijskih alata, osobito ako radite na udaljenom radnom mjestu koje se obično uvelike oslanja na virtualnu komunikaciju.

Na primjer, Slack je izvrstan alat za razmjenu poruka u stvarnom vremenu i suradnju s vašim timom, dok aplikacije poput Twista prihvaćaju asinkronu komunikaciju, dajući vam slobodu da sami odgovarate na poruke vrijeme.

Međutim, možda nećete moći u potpunosti pobjeći od e-pošte jer ona još uvijek ima svoje jedinstvene prednosti. Ali možete iskoristiti aplikacije kao što su Spike da poboljšate svoje iskustvo e-pošte i produktivnost. Ovaj alat vam omogućuje da objedinite sve svoje poruke s različitih računa e-pošte na jednom mjestu, kao i sortiranje, pretraživanje i zakazivanje poruka.

7. Odmori se

U najtežim slučajevima ovisnosti o e-pošti, možda ćete se morati potpuno odmaknuti od pristigle pošte i odmoriti se od e-pošte. To može biti izazovno ako se za posao oslanjate na e-poštu, ali će vam možda biti potrebno pomoći da razbijete svoju ovisnost.

Međutim, ako se ne možete u potpunosti odvojiti od e-pošte, možete je ukloniti sa svih svojih osobnih uređaja i provjeriti samo na uređajima koje izdaje posao. To vam omogućuje da povučete jasnu granicu između vašeg posla i osobnog života i pobjegnete od “uvijek” očekivanja od modernog radnog mjesta.

Razbijte svoju ovisnost o e-pošti kako biste poboljšali svoju dobrobit i produktivnost

Živimo u vremenu kada je komunikacija trenutna, stalna i uvijek dostupna na dohvat ruke. Iako ovo može biti dobra stvar u umjerenim količinama, također može dovesti do ovisnosti o e-pošti i svih štetnih učinaka koji dolaze s tim.

U idealnom slučaju, vaš pretinac e-pošte trebao bi služiti kao sredstvo za produktivniji cilj, a ne kao stalni izvor stresa. Dakle, ako većinu vremena provodite u pristigloj pošti, vrijeme je da napravite korak unatrag, ponovno procijenite svoj odnos s e-poštom i napravite neke promjene. Koristite gore navedene savjete i aplikacije koje će vam pomoći da razbijete svoju ovisnost o e-pošti i vratite kontrolu nad svojim danom.

6 savjeta kako natjerati ljude da otvaraju i čitaju vaše e-poruke

Pročitajte dalje

O autoru