Outlookovi zadaci vs. Microsoft za napraviti: što je bolje?

Microsoft ima dvije aplikacije za upravljanje zadacima. Microsoft To Do dolazi unaprijed instaliran na Windows računalima, a dostupan je i na mreži. Njegov klijent e-pošte i kalendara, Outlook, također uključuje robusnu značajku Zadaci.

Ali što je bolje za upravljanje popisom obaveza? Konkurencija je bliža nego što mislite. Ovaj članak uspoređuje Microsoft To Do i Microsoft Outlook kao aplikacije za upravljanje zadacima kako bi saznao koji je bolji izbor.

Najpristupačniji

To Do, koja je nekada bila Wunderlist, besplatna je aplikacija uključena u sustav Windows 10 i 11. Također možete pristupiti Microsoft To Do u svom pregledniku. Za Outlook, značajka Zadatak dostupna je samo u premium aplikaciji za stolna računala. Umjesto toga, u besplatnoj web verziji integrira se s To Do.

Što se tiče invaliditeta, oboje su prijateljski nastrojeni prema Ugrađeni čitači zaslona u sustavu Windows. Outlookov tekst i ikone su manji. To može biti frustrirajuće za one s oštećenjem vida ili poteškoćama u spretnosti. Ali možete ih povećati u postavkama sustava Windows.

Zadane postavke To Do jasnije su i veće. Korištenje boje i grafike preko teksta također olakšava fokusiranje. Lijepa pogodnost za one s problemima mentalnog zdravlja koji utječu na pozornost. Pojednostavljeni izbornici također čine navigaciju čitačem zaslona bržom, jer je manje potrebno proći.

Obje aplikacije imaju besplatne mobilne verzije za Android i iOS. Aplikacije su iste u smislu pristupačnosti i sadrže većinu istih značajki kao verzije za stolna računala. Obje aplikacije također uključuju widgete za početnu stranicu za brzi pristup.

Ali aspekt Zadaci nedostaje u verziji aplikacije Outlook. Sve stavke stvorene u Zadacima kopiraju se u Kalendar kao događaji. Ove kalendarske događaje možete vidjeti u aplikaciji Outlook, ali ne možete koristiti izvješća o napretku ili druge značajke specifične za Zadatke.

Za jednostavnu upotrebu Outlookov izgled ima mnogo opcija i višeslojnih izbornika. To Do je mnogo lakše naučiti i upravljati njima. Njegov moderni dizajn i pojednostavljene funkcije jednostavni su za navigaciju. Jednostavno je čak i za računalne početnike.

Pobjednik: Napraviti

Najbolje za grupne projekte

Outlook je snažan alat za suradnju za upravljanje projektima. Integrira se s Outlook kalendarom i Outlook poštom. To čini dodjeljivanje kontakata i zakazivanje rada jednostavnim.

Također ćete dobiti puno detalja o napretku svakog zadatka. Možete pratiti po odrađenim satima, postotku dovršenosti i statusima kao što je "čekanje na nekog drugog". Ako zadatak podijelite samo s jednom drugom osobom, bit ćete obaviješteni o promjenama te osobe.

Outlook vam također omogućuje slanje zahtjeva za zadatkom. To je kada kontaktu pošaljete e-poštu, zatražite od njega da započne zadatak i automatski mu ga dodijelite. Po svom izboru, možete zadržati kopiju zadatka i dobiti ažuriranje kada je na njihovoj strani označeno kao završeno.

Konačno, Outlook ima brzi gumb za slanje izvješća o stanju. Oni sažimaju postavke statusa zadatka u e-poruci. Ovu e-poruku možete poslati izravno iz prozora zadatka i priložiti sve dodatne bilješke koje želite.

To Do ima i neke dobre alate za suradnju. Možete dodijeliti druge zadatku putem veze za dijeljenje. Možete dijeliti pristup stvorenom popisu ili samo određenom zadatku. To olakšava kontrolu pristupa.

Ako se osobe s kojima želite podijeliti nalaze na vašem popisu kontakata, to je još lakše. Kada podijelite popis, To Do će generirati popis vaših Windows Mail kontakata. Također možete pretraživati ​​kontakte iz OneNotea.

To Do također ima prednost za složene projekte. Omogućuje vam da rastavite zadatak na korake. To može poboljšati motivaciju i učiniti zadatak djelotvornijim. Outlook Tasks ne uključuje značajku Koraci.

Pobjednik: Outlook zadaci

Najbolja organizacija

Značajka Zadaci Microsoft Outlooka postaje stvarno specifična sa svojom organizacijom. Hoće li to biti dobro ili ne ovisi o tome kako radite. Outlook Tasks podržava mape s podmapama i automatizirane sustave razvrstavanja. To Do ima jednostavniji pristup.

U Outlooku možete koristiti pravila za slanje određenih e-poruka ili kalendarskih događaja u određenu mapu Zadaci. Također vam omogućuje postavljanje određenih razina prioriteta. Također možete označiti zadatke bojama s kategorijama.

To Do nudi sve iste značajke kao Outlook, ali ih pojednostavljuje. To Do ima mape, ali ne i podmape. Omogućuje vam označavanje prioriteta, ali je ograničeno na binarni sustav: stavke sa zvjezdicom su važne, stavke bez nisu.

To Do također podržava kategorije u obliku pretraživih hashtagova. Dodavanje hashtag-a bilo gdje u zadatku stvara kategoriju istog naziva. Najbolja značajka To Do, koja nedostaje Outlooku, je Moj dan značajka.

Moj dan je pametna mapa u Microsoftu To Do. To je jednodnevni dnevni red koji možete popuniti ručno ili odabrati neki od prijedloga To Do. Prijedlozi će se usredotočiti na zadatke koji uskoro dolaze, označeni kao važni ili one koje niste dotakli neko vrijeme.

Ovaj pametni program ima prednost ispred Outlookovih zadataka, ali je vrlo blizu. Ako želite ili trebate dodatnu razinu detalja, umjesto toga koristite Outlook.

Pobjednik: Napraviti

Najbolja prilagodba

I To Do i Outlook vam omogućuju prilaganje datoteka i povezivanje zadatka s e-poštom. U Zadacima morate označiti e-poštu, a zatim premjestiti zadatak s Označenih e-poruka na popis koji želite. Obje vam također omogućuju dodavanje tekstualnih bilješki zadatku i prilaganje medijskih datoteka zadatku.

Samo vam Outlook omogućuje korištenje formatiranja obogaćenog teksta i slika u opisu zadatka. Ali ovi elementi dizajna su estetski, pa njihovo dodavanje svakom zadatku može biti gubitak vremena. Štoviše, morate kliknuti na zadatak da biste ih vidjeli.

Prilaganje datoteka je korisnije. Samo Outlook omogućuje međusobno povezivanje zadataka. To možete učiniti s opcijom Attach Outlook Item. Ova ključna sposobnost povezivanja povezanih zadataka nedostaje u To Do.

Prilagodba To Do je uglavnom estetska. Možete odabrati boju pozadine popisa i stvoriti prilagođene popise. Također možete odabrati osnovne uzorke sortiranja, kao što je datum dospijeća ili datum izrade.

To Do također generira razne pametne popise, kao što su označene e-poruke i Dodijeljene meni. Možete ih uključiti ili isključiti. Za one koji trebaju fino podesiti svoje zadatke, Outlook je očiti pobjednik.

Pobjednik: Outlook zadaci

Microsoftova najbolja aplikacija za produktivnost

Za osobnu upotrebu i male projekte, To Do dobro funkcionira. Ali općenito, Outlookov robusniji popis značajki pobjeđuje. Dodatni detalji podržavaju višu razinu profesionalizma, a prilagodba na visokoj razini ne može se nadmašiti.

Pogotovo ako upravljate složenim projektom, Microsoft Outlook je vaš najbolji izbor za aplikaciju za upravljanje zadacima.

Kako koristiti Microsoft Outlook za upravljanje projektima

Pročitajte dalje

O autoru