Kako izraziti uobičajene pritužbe na radnom mjestu u profesionalnim e-porukama

Ako ste ikada radili u uredu, znate koji su izazovi u radu s mnogo različitih ljudi. Čest problem je strah suočiti se s problematičnim suradnicima i zaustaviti njihovo ponašanje, no možete se izraziti profesionalno, bilo da ste zaposlenik ili menadžer.

Jedna od najjednostavnijih metoda je stavljanje svojih misli u e-mail. Razlažemo stvar kroz primjere uobičajenih pritužbi na radnom mjestu. Naučite najkonstruktivnije načine da ih izgovorite i dodatne trikove e-pošte koji vam mogu pomoći.

1. Još uvijek čekam da završiš taj zadatak

Ne rade svi istim tempom, ali problem je kada jedna osoba odugovlači s timskim projektom. Ako vaš zadatak ovisi o tome da taj suradnik pošalje svoje, možete ih potaknuti na akciju s nekoliko riječi u e-poruci.

Evo nekoliko profesionalnih načina za pristup i izražavanje ove pritužbe, koje možete prilagoditi svojim okolnostima:

• Moramo poboljšati svoj tijek rada kako ne bismo kasnili. Je li (datum i vrijeme) dobar rok za vas? Tada mogu ispoštovati svoj rok (datum i vrijeme).
instagram viewer
• Trebate li pomoć s ovim zadatkom? Projekt moramo završiti na vrijeme, pa je (ime suradnika) ponudio pomoć u vezi s vašim problemima.

Cilj nije vrijeđati vašeg suradnika, već postaviti ciljeve i rješenja, uz jasno stavljanje do znanja da ste oboje dio tima s aktivnim zanimanjem da se stvari završe.

Pobrinite se da skupite što više savjete za poštivanje rokova i završetak zadataka kako možeš. Bit će lakše savjetovati ljude po potrebi.

2. Rok je sutra

Evo još jedne uobičajene pritužbe koju biste mogli peći iznutra. Ako vam se suradnik previše približuje, unatoč nekoliko podsjetnika, možete ga motivirati u e-poruci bez gubljenja živaca.

Razlog zbog kojeg im se obraćate je hitan, tako da rješenja koja nudite trebaju malo izravnosti, makar samo da natjerate svog suradnika da stvar shvati ozbiljno.

Isprobajte ove alternative:

• Projekt je predviđen za sutra, ali još uvijek ima nekoliko labavih krajeva. Održimo video konferenciju s timom danas poslijepodne kako bismo razgovarali o rješenjima.
• Uprava očekuje projekt sutra. Ako je malo vjerojatno da ćete ispoštovati rok, možete li objasniti zašto u izvješću, koje možemo podnijeti uz sve ostalo?

Iako su e-poruke lakši način za izražavanje teških misli, one nemaju isti učinak kao razgovor o problemima osobno. Dakle, kada pokušavate promijeniti nečije loše navike u tijeku rada, vaša e-pošta mora biti jasna i pametna kako biste privukli njihovu pažnju.

3. Prestanite odgađati

Isti konstruktivni pristup najbolji je za sve vaše pritužbe na radnom mjestu, iznesene mirnim i neutralnim jezikom. Uostalom, suradnik koji odugovlači može opteretiti poslovni tijek, ali to ne čini uvijek jer je lijen.

Provjerite ima li previše ometanja ili su pretrpani zadacima. Pronađite problem i prilagodite svoju e-poštu u skladu s rješenjima i poticajima. Nadahnite se iz ovih primjera:

• Ured može ometati. Ako vam je teško usredotočiti se na posao, razgovarajmo o promjenama i ciljevima koje vam možemo postaviti.
• Na kraju tjedna pregledajmo sve dovršene i preostale zadatke kako bismo sljedeći tjedan mogli produktivnije koristiti.

4. Nemam vremena za sve ove zadatke

Vaša strategija pisanja e-pošte trebala bi se malo promijeniti kada se pokušavate zaštititi od izgaranja. Poanta je pokazati da znate svoje obveze, kako ih odrediti prioritetima i za što niste odgovorni.

Ljubazno postavite granice, koristeći izraze poput ovih u svojim e-porukama:

• Rado bih pomogao u tom zadatku. Hoćete li pričekati dok ne završim svoje trenutne zadatke? Dospijevaju prije.
• Nažalost, prihvatim li još neke zadatke, trebat će mi prekovremeni rad. Možete li ga pregledati (ime izvršnog direktora) i raspraviti kako bi to funkcioniralo?

Ako vaše radno mjesto koristi softver za upravljanje timom, može biti lakše podijeliti svoj puni raspored. Također možete organizirajte svoje zadatke u Asani, na primjer, kako bi se važni poslovi učinili vidljivim, uključujući njihove rokove i suradnike.

5. Ne radim za Vas

Dominantni suradnici mogu odvesti svoje ponašanje predaleko, očekujući da ćete skočiti kada ih nazovu ili prihvatiti dodatne poslove od njih. Ovo je još jedna situacija kojoj očajnički trebaju granice.

Prije nego što poduzmete ozbiljnije mjere, pokušajte raspraviti s kolegom putem dobro osmišljene e-pošte. Trebao bi biti pristojan, ali čvrst jer uspostavlja vašu ravnopravnu poziciju na radnom mjestu. Evo nekoliko riječi koje možete isprobati:

• Žao mi je čuti da je vaš posao prevelik. Neću vam moći pomoći zbog svojih odgovornosti, ali ako se obratite svom upravitelju, mogli biste izraditi održiviji plan.
• Hvala vam što mislite na mene za ovaj posao, ali bolje odgovara drugom odjelu. Ako imaju vremena, mogli bi surađivati ​​s vama.

6. Prestanite pričati o ljudima

Konkurencija na radnom mjestu je neizbježna. Nažalost, to tjera kolege da se nastoje istaknuti, čak i ako to znači urezivanje u razgovore kako bi iznijeli svoje mišljenje. Neki ljudi također nesvjesno prekidaju i ne shvaćaju da je to neugodno.

Postoje diplomatski načini da ih se potakne da prestanu s takvim ponašanjem. Budući da to možda čine zbog pažnje, obratite se na tu njihovu stranu u svojoj e-pošti, istovremeno potičući razmišljanje timskog igrača.

Pokušajte nešto poput ovih izraza:

• Često dajete vrijedne ideje. Vaš proaktivan pristup pronalaženju rješenja je zapažen. Svaki član osoblja jednako je važan za tvrtku i volimo čuti svačiji glas na radnom mjestu.
• Za ovaj projekt potreban je timski trud, kao i jasna komunikacija. Kako bi se osigurala neometana suradnja, svatko tko pridonosi raspravi mora imati jednaku priliku za govor.

Ako pokušavate upravljati timskim projektom s ljudima koji imaju tendenciju razgovarati jedni preko drugih, možete postaviti osnovna pravila u grupnoj e-pošti. Pronaći savjete koji poboljšavaju pisanu komunikaciju i koristiti ih za stvaranje prijateljskog, ali produktivnog okruženja.

7. Prestani mi slati poruke izvan posla

Kontaktira li vas kolega s posla ili vaš šef u slobodno vrijeme? Ovo je čest problem koji obično uključuje slanje poruka. Posebno je neugodno kada niste toliko upoznati ili žele razgovarati dok se vi trebate opustiti.

Ako ignoriranje ovih ljudi ne uspije ili odu predaleko, najbolje rješenje je da im pošaljete e-poruku s objašnjenjem vašeg stava. Poruka bi trebala naglasiti važnost profesionalnih granica, a posebno vašeg slobodnog vremena.

Pogledajte ove opcije i vidite kako ih možete prilagoditi svojim potrebama:

• Imajte na umu da možda neću biti dostupan za razgovor nakon radnog vremena zbog osobnih poslova. Rado razgovaram o poslovima u vezi s poslom kad se vratim u ured.
• Koliko god mi je posao važan, pati ako ne iskoristim u potpunosti svoje slobodno vrijeme. Stoga se nadam da možete cijeniti moju potrebu da komunikacije vezane uz posao rezerviram za radno vrijeme.

8. Nemojte tako govoriti

Suradnici često zaborave da su u profesionalnom okruženju i mogu reći krivu stvar ili upasti u neprikladne razgovore. Ovo ponašanje može vrlo brzo učiniti radni prostor vrlo neugodnim.

Morate se pozabaviti takvim problemima prije nego što prouzrokuju trenje i eskalaciju. Ako svoje kolege ne možete odvesti na stranu na licu mjesta, brza e-pošta može učiniti trik.

Uzmite ideje iz sljedećih izraza:

• Iako jako cijenimo prijateljsku suradnju, postoje teme razgovora koje bi trebale ostati izvan radnog mjesta. Molimo vas da nam pomognete da očuvamo mirno okruženje i izbjegavamo rasprave (osjetljive teme).
• Ranije danas dogodila se interakcija zbog koje je osoblje bilo neugodno. Dajte sve od sebe kako biste zadržali profesionalan stav i promovirali prijateljski timski rad.

Može biti korisno navesti što je rečeno, tako da vaš suradnik točno zna što treba izbjegavati u budućnosti. Također, razmislite o sastavljanju web-stranice ili dokumenta s pojedinostima o nepoželjnim temama i ponašanjima, koje zatim možete priložiti ili povezati u svojoj e-pošti.

Opći savjeti za pisanje e-poruka za rješavanje problema na radnom mjestu

E-pošta može biti vaš najbolji prijatelj kada je u pitanju rješavanje teških situacija u uredu bez suočavanja s osobljem licem u lice.

Evo nekoliko dodatnih savjeta koje treba imati na umu koji mogu učiniti proces učinkovitijim.

• Uravnotežite negativnost e-pošte s pozitivnim točkama kako biste potaknuli poboljšanje.
• Pobrinite se da vaš službeni jezik ne prikriva ono što pokušavate reći.
• Budite jasni i sažeti — neprocjenjivo kada pisanje dugih e-mailova.
• Čuvajte e-poruke u arhivi za buduću upotrebu u slučaju da se stvari ne poprave.

Budite spremni nositi se s različitim izazovima na radnom mjestu

Timovi se stalno suočavaju s problemima, posebno kada su pod stresom. Bilo da se radi o fizičkom ili digitalnom okruženju, bilo da ste šef ili član osoblja, vrijedno je znati najbolje načine za promjenu navika na bolje.

Diplomacija putem e-pošte dobra je strategija sve dok pritužbe izražavate jasno i profesionalno. Ali nemojte zanemariti druge resurse poput digitalnih alata dizajniranih da olakšaju timski rad.

5 alata za prevladavanje izazova u komunikaciji s timom na daljinu

Pročitajte dalje

O autoru