8 uobičajenih komunikacijskih pogrešaka koje treba izbjegavati u virtualnim timovima (i što učiniti umjesto toga)

Nakon promjene načina na koji vaša organizacija djeluje, važno je da odvojite vrijeme za poticanje dobre komunikacijske kulture u svom virtualnom radnom prostoru. To je zato što način na koji ste komunicirali s kolegama u tradicionalnom uredskom okruženju ne znači nužno i virtualni svijet.

Stoga je ponovno pisanje komunikacijskog priručnika ključ uspjeha u virtualnom timu, a jedan od načina da to postignete je da znate što ne treba činiti.

1. Korištenje e-pošte kao primarnog načina komunikacije

Iako e-pošta još uvijek ima ulogu na današnjem udaljenom radnom mjestu, ona ne bi trebala biti vaš primarni način komunikacije. Možete brzo izgubiti trag o porukama kada su zakopane u vašoj pristigloj pošti, što dovodi do smanjene produktivnosti.

Još uvijek možete koristiti e-poštu za komunikaciju s klijentima i ciljanje potencijalnih kupaca. Međutim, postoje i drugi praktični komunikacijski alati koji su prikladniji za razmjenu poruka i suradnju s vašim udaljenim kolegama.

Alati za razmjenu trenutnih poruka kao što su

Zatišje dobri su za brze razgovore naprijed-nazad i stvaranje kanala za određene teme ili projekte. Također možete iskoristiti aplikacije za razmjenu poruka kao što su Twist za asinkronu komunikaciju, dok alati za upravljanje projektima poput Trello ili Asana omogućuju stvaranje, dodjelu i praćenje zadataka.

2. Neuspjeh planiranja razlika u vremenskim zonama

U tradicionalnom uredskom okruženju ljudi obično rade u istom prostoru i tijekom istog radnog vremena. Međutim, kada imate virtualne članove tima u različitim vremenskim zonama, stvari mogu postati složenije osim ako to ne planirate.

Morate biti svjesni vremenskih razlika i pronaći sate koje se preklapaju za zakazivanje sastanaka. Međutim, ne morate pamtiti vremenske zone ili lokacije svojih kolega da biste to postigli. Možete koristiti pretvarače vremenskih zona kao što su Vremenska zona.io ili dijeljene aplikacije za kalendar kao što su Calendly za pomoć u planiranju i upravljanju vremenom sastanaka. To vam omogućuje da blokirate vrijeme koje je prikladno za sve.

3. Prekomjerno oslanjanje na tekstualnu komunikaciju

Komunikacija samo putem teksta je lišena neverbalnih znakova poput govora tijela, kontakta očima i izraza lica, što lako može dovesti do pogrešnih tumačenja i sukoba. U virtualnom okruženju, bitno je koristiti različite komunikacijske medije kako biste dočarali svoju poantu, uključujući alate za video konferencije poput Google Meet ili Zoom.

S obzirom na to da se možda nećete moći fizički sastati, ovi alati nude sljedeću najbolju stvar jer vam omogućuju da vidite i čujete svoje kolege. Osim što stvaraju osobnije veze, videopozivi također bolje objašnjavaju složene zadatke.

Međutim, ne možete uvijek uskočiti u videopoziv, pogotovo kada radite s ljudima u drugim vremenskim zonama. U tom slučaju možete koristiti asinkroni video alat kao što je Voodle za snimanje i slanje video poruka.

4. Očekujem da će svi biti dostupni cijelo vrijeme

Kao rezultat svih komunikacijskih alata na dohvat ruke i usvajanja politika rada na daljinu, granice između posla i osobnog života sve su nejasnije. To je dovelo do “alway-on” kultura rada: nerealna očekivanja da bi ljudi trebali biti dostupni da odgovore na poruke vezane uz posao ili da odgovore na zahtjeve posla u svakom trenutku.

Da biste to izbjegli, morate postaviti neke granice. Ovo uključuje kreiranje prilagođenog rasporeda rada na daljinu, postavljanje vaše dostupnosti na komunikacijskim alatima na radnom mjestu i isključivanje obavijesti za nehitne poruke izvan radnog vremena.

5. Ne vodeći računa o kulturnim/vjerskim razlikama

Zbog činjenice da vam rad na daljinu omogućuje regrutiranje talenata iz raznih dijelova svijeta, morate biti svjestan kulturnih i vjerskih razlika koje mogu negativno utjecati na komunikaciju i tim dinamika.

Na primjer, ljudi iz različitih kultura i religija mogu slaviti određene praznike i tijekom tog vremena mogu biti nedostupni za posao ili imati drugačije radno vrijeme. Dakle, možda ćete morati pratiti ove dane i sukladno tome prilagoditi rokove ili komunikacijske planove.

6. Ne stvaramo prostor za neobavezne razgovore

U okruženju rada od kuće može biti lako previdjeti potrebu za društvenom interakcijom između kolega. Međutim, rad na daljinu usamljenost je ozbiljna briga koja može smanjiti produktivnost i zadovoljstvo poslom.

Da biste se borili protiv toga, morate pronaći načine da potaknete neobavezne razgovore. To možete postići stvaranjem mogućnosti virtualnog hladnjaka vode. Na primjer, stvaranje posebne grupe za neobavezne razgovore u alatu za razgovor na radnom mjestu. Ovdje razgovarate o temama koje se ne odnose na posao, kao što su planovi za vikend, omiljena emisija ili hobiji.

Ovim možete dodatno povećati angažman unutar svog tima ideje za pauzu za kavu.

7. Imati previše sastanaka

Iako je važno imati redovite prijave sa svojim timom, ne želite pretjerivati ​​sa sastancima. Realnost je da neki sastanci nisu vrijedni vašeg vremena, a čak mogu biti štetni za vašu produktivnost.

Dakle, prije nego što zakažete još jedan sastanak, zapitajte se je li to stvarno potrebno i nema li drugih načina da prenesete svoju poruku. Kada odlučite održati sastanak, pokušajte osigurati da bude što produktivniji tako što ćete unaprijed izraditi dnevni red i podijeliti ga, neka bude kratak i prisustvovati samo potrebnim osobama.

Osim toga, dodijelite nekoga da ispravno dokumentira zapisnike sastanka i spremi ih na središnje mjesto gdje im svi mogu pristupiti. To će pomoći smanjiti potrebu za budućim sastancima na kojima bi se raspravljalo o tome što se dogodilo na prethodnim sjednicama.

8. Neprepoznavanje prekretnica i slavljenje uspjeha

Prepoznavanje i slavljenje uspjeha vašeg tima ključno je za podizanje morala i angažmana. Rad od kuće nije razlog da zanemarite ovu vitalnu aktivnost izgradnje tima.

Možete se osloniti na alate za prepoznavanje zaposlenika kao što su Bonus slaviti uspjehe svog tima i prepoznati pojedinačna postignuća. Također ga možete integrirati u svoj Slack radni prostor, tako da članovi tima mogu lakše davati i primati pohvale.

Izbjegnite ove pogreške kako biste poboljšali timsku komunikaciju na daljinu

Iako radno okruženje na daljinu ima svoje izazove, ono također nudi mnoge mogućnosti za rast i uspjeh. Većinom još uvijek učimo kako se najbolje snalaziti u ovom novom načinu rada.

Poznavanje ovih uobičajenih zamki može vam pomoći da ih izbjegnete i stvorite uspješno radno okruženje na daljinu za vas i vaš tim.

5 alata za prevladavanje izazova u komunikaciji s timom na daljinu

Pročitajte dalje

O autoru