Kako učinkovitije koristiti svoje aplikacije za razmjenu poruka na radnom mjestu

Aplikacije za razmjenu poruka nedvojbeno su promijenile način na koji komuniciramo na radnom mjestu, posebice tijekom naš prijelaz na rad na daljinu i daleko od e-pošte, koja je bila de facto komunikacijski alat za to dugo.

Unatoč brojnim značajkama za povećanje produktivnosti koje mnoge od ovih aplikacija nude, također možemo tvrditi da one obično rade suprotno.

Ubijaju li aplikacije za razmjenu poruka vašu produktivnost? Ili, možda, to je način na koji ih koristite? Zaronimo dublje.

5 različitih načina na koje aplikacije za razmjenu poruka na radnom mjestu mogu ograničiti vašu produktivnost

1. Previše informacija

Kao da preopterećenje e-pošte nije bio dovoljno velik problem, sada se morate boriti sa stalnim protokom poruka u svojim chat aplikacijama, koje su, uglavnom, postale novi pretinci. Poput svih neželjenih e-poruka u vašoj pristigloj pošti, nije svaka poruka u vašim aplikacijama za chat vrijedna vaše pažnje.

Vjerojatno ste se našli na Slack kanalu na kojem niste trebali biti ili na kanalu prepunom previše sudionike ili imate kolege koji raspravljaju o najnovijim tračevima o slavnim osobama na kanalu namijenjenom za posao pitanja.

Rezultat je preopterećenje informacijama, koje može biti jednako iscrpljujuće kao i prepun pretinac pristigle e-pošte, što dovodi do zamora pri odlučivanju, stresa i, u konačnici, smanjene produktivnosti.

2. Gube se vitalne informacije

Jedna od nuspojava preopterećenja informacijama je da se neke vitalne informacije izgube u nasumičnom rasporedu. Ako ne uspijete usvojiti ispravne procese, informacije vezane uz posao mogu brzo biti zakopane pod hrpom razgovora o hladnjaku vode ili rasprava izvan teme.

Na kraju provedete većinu svog radnog dana prebirući kroz more poruka s jednog kanala ili komunikacijske aplikacije na drugi u nadi da ćete pronaći onu kritičnu informaciju koja vam je potrebna. Ovo može biti uzaludna i velika vježba rasipnik vremena na radnom mjestu.

3. Previše komunikacijskih aplikacija

Koji interni komunikacijski alat koristite za komunikaciju sa svojim udaljenim kolegama? Microsoftovi timovi? Zatišje? e-poštom? Što ima?

Možda mješavina svega navedenog?

U potrazi za najnovijom i najvećom aplikacijom za razmjenu poruka na radnom mjestu, možda ste ih instalirali previše, što se brzo može pretvoriti u noćnu moru za produktivnost.

Ako stalno skačete s jedne aplikacije na drugu tijekom dana, gubite vrijeme i fragmentirate svoju pozornost, što otežava usredotočenje na bilo koji zadatak.

Međutim, možda biste željeli pronaći načine za to izbjegavajte prekomjernu upotrebu aplikacija za komunikaciju i suradnju na svom radnom mjestu.

4. Ti si "Uvijek uključen"

Stalna povezanost i očekivanja da budemo uvijek dostupni za odgovaranje na poruke postali su norma na današnjem radnom mjestu. Međutim, ova kultura stalnog rada i rada izvan okvira tradicionalnog radnog vremena može dovesti do nekoliko neželjenih posljedica.

Prvo, dulje radno vrijeme ne znači nužno biti produktivnije. Zapravo, često ima suprotan učinak. Ako radite dugo u noć ili vikendom, vjerojatno ćete brzo pregorjeti, što će dovesti do smanjene kvalitete rada i performansi.

No, ne radi se samo o vašem profesionalnom životu, jer i vaš osobni život može brzo početi patiti. Malo je vremena za opuštanje i pomlađivanje kada ste uvijek "uključeni", što dovodi do psihičkih i fizičkih zdravstvenih problema.

5. Beskrajne obavijesti

U želji da budete povezaniji u nadi da ćete povećati svoju produktivnost, možda ste se nehotice prijavili na neprekidan tok obavijesti iz vaših aplikacija za chat. Na prvi pogled, ti mali crveni skočni prozori i tragovi mogu izgledati bezazleno, ali brzo mogu postati velika smetnja, nenamjerno vodeći do promjene konteksta i smanjene produktivnosti.

Ponekad, samo vidjeti te crvene skočne prozore (čak i ako ne čitate poruke) može biti dovoljno da izgubite fokus i poremetite tijek.

Dakle, što možete učiniti kako biste izbjegli ove zamke produktivnosti?

Vrhunske strategije za postizanje produktivne komunikacije na radnom mjestu

1. Prihvatite asinkronu komunikaciju

Stavljanje prevelikog naglaska na trenutne odgovore i komunikaciju u stvarnom vremenu, posebno kada članovi tima rade u različitim vremenskim zonama, može na kraju učiniti više štete nego koristi.

Umjesto da očekujete (ili još gore, zahtijevate) trenutne odgovore, zagrlite se asinkrona komunikacija. Ovaj stil komunikacije omogućuje vam da odgovarate na poruke u slobodno vrijeme, smanjujući prekide i osnažujući vas da se usredotočite na važnije zadatke.

Ne morate uvijek dodati još jednu komunikacijsku aplikaciju u svoj arsenal kada pronađete novu. Treba vremena da se svi u vašem timu naviknu na novi alat, pa je često bolje držati se onoga što imate, pogotovo kada već nudi značajke koje su vam potrebne.

Umjesto da se prijavite za još jednu aplikaciju, odvojite vrijeme za procjenu postojećih alata kako biste vidjeli možete li ih integrirati s drugim aplikacijama koje koristite da biste pojednostavili svoj radni tijek. Na taj način nećete morati tako često mijenjati aplikacije i možete izbjeći povezani gubitak produktivnosti.

3. Napravite interni Wiki

An interni wiki je središnje spremište znanja i informacija vašeg tima. To je sjajan način da sve svoje vitalne informacije držite organiziranima i dostupnima na jednom mjestu.

Wiki može pomoći smanjiti potrebu za stalnom komunikacijom olakšavajući članovima tima da pronađu odgovore na svoja pitanja. Također možete iskoristiti svoj interni wiki za stvaranje komunikacijskog priručnika sa svojim timom za dokumentiranje najboljih praksi i smjernica za cijelu tvrtku.

To može uključivati ​​bilo što, od toga kako i kada koristiti određene alate, do definiranja onoga što smatrate "hitnom" komunikacijom i idealnog vremena za odgovor.

Način na koji koristite svoje alate za komunikaciju i suradnju može značajno utjecati na vašu produktivnost. Ako vas stalno ometaju obavijesti, pokušajte prilagoditi svoje postavke kako biste smanjili ometanja.

Na primjer, možete onemogućiti obavijesti za određene kanale ili razgovore, postaviti sate Ne ometaj ili čak potpuno odgoditi obavijesti tijekom planiranog vremena fokusa. Prilagođavanjem svojih alata tako da bolje odgovaraju vašim potrebama, možete vratiti kontrolu nad svojom produktivnošću.

Osim toga, ako koristite Slack, možete dodati @Must-Read ekstenzija u svoj radni prostor kako biste osigurali da hitne poruke uvijek budu vidljive. Ova Slack aplikacija omogućuje vam da označite određene poruke kao obavezne za čitanje, a članovi tima imat će sve svoje kritične poruke u jednoj seriji kako ne bi gubili vrijeme na pomicanje kroz povijest razgovora.

Koristite svoje aplikacije za razmjenu poruka na pravi način da povećate produktivnost

Dok aplikacije za chat mogu biti izvrstan način za povećanje produktivnosti, također mogu biti značajna smetnja ako se ne koriste pravilno. Možemo zaključiti da prvenstveno ovisi o tome kako koristite ove alate.

Slijedeći gore navedene strategije, možete vratiti kontrolu nad svojom produktivnošću i izbjeći te zamke produktivnosti.

Kako prevladati preopterećenost suradnjom na svom radnom mjestu

Pročitajte dalje

O autoru